Der Prozess

Eine sorgfältige Analyse ist der erste unabdingbare Schritt bei der Einführung von Prozessen. Hier geht es zunächst darum, die im Unternehmen bereits existenten Prozesse zu verstehen. Hilfreich ist die Herangehensweise mittels Fragen wie: Welche Prozesse habe ich bereits? Wie gut sind sie? Wo fehlen Prozesse? Die Antworten lassen sich gut in eigens dafür angesetzten Workshops erarbeiten (siehe Teil 1 dieser Serie, „Der Faktor Mensch“, www.lanline.de/kn31708487). Dieses Vorgehen ist Usus; interessant wird es oft, wenn Fragen gestellt werden, die vermeintlich längst geklärt scheinen: „Ist in Ihrem Bereich jemals hinterfragt worden, warum man Prozesse einführt?“ Fragen dieser Art sollten immer konstruktiv formuliert und niemals als Vorwurf gefasst sein.

Selbst wenn alle Beteiligten fortwährend von Prozessen sprechen, ist keinesfalls gewährleistet, dass die Kernbegriffe tatsächlich hinreichend verstanden sind. Ein eleganter Ausweg aus dieser insbesondere für Führungskräfte oft peinlichen Situation liegt im Angebot einer Zusammenfassung (Executive Summary) für alle Beteiligten. Auch hier eignen sich die folgenden, einleitenden Fragen ideal zur gemeinsamen Erarbeitung der Begrifflichkeiten: Was ist ein Prozess, wie ist er definiert? Wie ist der Begriff Rolle definiert? Wie unterscheidet sich eine Rolle von einer Tätigkeit und von einer Stelle? Was ist ein Workflow? Existieren Definitionen oder Synonyme zu diesem Begriff? Wie unterscheidet sich ein Prozess von einem Workflow?

Ein nicht minder wichtiges Ziel einer solchen Veranstaltung ist die Heranführung an eine gemeinsame Sprache aller Beteiligten. Um dies nachhaltig sicherzustellen, ist es angebracht, die so erarbeiteten Begriffe und Definitionen schriftlich zu fixieren und allen Teilnehmern zeitnah zukommen zu lassen. Diese sollte man darauf verpflichten, die Begriffe in der täglichen Praxis konsistent zu verwenden.