Storage
Nachbesserungsbedarf bei der Archivierung
Firmen ignorieren Dokumentation
26. November 2008
Rechtliche Vorschriften zwingen die Unternehmen zur revisionssicheren Archivierung ihrer aufbewahrungspflichtigen Unterlagen – auch der E-Mails. Doch schon der Weg ins digitale Lager muss einer Überprüfung standhalten können, so der Tenor auf dem Konradin-Techforum zu den Themen Archivierung und Compliance.
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(zoom) Martin Lamm, Steuerberater bei der Kanzlei Peters Schönberger und Partner: „Elektronische Steuerprüfung wird zunehmen.“
Seit fast sieben Jahren gelten die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) nun schon, doch noch immer herrscht bezüglich dieses Themas viel Unklarheit in den Unternehmen. Denn nicht jeder Betriebsprüfer stöbert tatsächlich schon in den digitalen Unterlagen, wie Martin Lamm, Steuerberater bei der Kanzlei Peters Schönberger und Partner, auf dem Konradin-Techforum zu Archivierung und Compliance berichtete. Da aber vor allem die älteren Finanzbeamten noch auf die traditionelle Art prüfen, sei es nur eine Frage der Zeit, bis die Kontrolle der elektronischen Steuerdaten verstärkt praktiziert werde.
Unternehmen sollten sich daher dringend bewusst machen, welche Daten gemäß den GDPdU vorzuhalten sind. Und das sind laut Lamm ausschließlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen, die steuerlich relevant, originär elektronisch und maschinell auswertbar sind. Nur auf diese darf der Betriebsprüfer Zugriff verlangen, wenn er elektronische Daten in seine Kontrolle mit einbezieht. Dies schließe auch digitalisierte – also eingescannte – Papierdokumente mit ein, so Lamm.
E-Mails dagegen sind für die elektronische Steuerprüfung nur in bestimmten Fällen aufzubewahren. Denn generell handelt es sich bei den digitalen Nachrichten nach Meinung von Lamm nicht um maschinell auswertbare Dateien – es sei denn, eine Mail besitzt eine elektronische Signatur oder einen maschinell auswertbaren Anhang. Nur solche E-Mails müssten vorgehalten werden – zumindest, wenn es nach den GDPdU geht.
Wichtige Verfahrensdokumentation
Weiter reichende Folgen haben jedoch die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), so Lamm. Nach diesen Grundsätzen seien alle geschäftlichen Mails zu archivieren – und zwar unveränderbar. Rechtsanwalt Robert Niedermeier von der Kanzlei Heussen stimmt zu: „Bei E-Mails handelt es sich prinzipiell um Geschäftsbriefe, die entsprechend behandelt werden müssen“. Ein Unternehmen sollte deshalb seine gesamte digitale Geschäftspost revisionssicher und für mindestens zehn Jahre in einem Archiv lagern.