Teamwork im Intranet

Anwender können mithilfe der Sharepoint Services umfassend Informationen austauschen, Blogs und Wikis erstellen sowie Dateien zentral verwalten. Die aktuellen Microsoft-Office-Varianten unterstützen dabei die Speicherung direkt in die Sharepoint Services. Da es sich um eine Web-Anwendung handelt, kann ein Unternehmen die Seiten auch über eine sichere Firewall im Internet zur Verfügung stellen. Selbst Internet-Auftritte lassen sich über Sharepoint Services darstellen. Mit den Sharepoint Services können Anwender Dokumente aller Art ins Intranet hochladen oder dort direkt aus den Microsoft-Office-Anwendungen abspeichern. Der Dienst bietet zudem mehrere Vorgehensweisen an, die verhindern sollen, dass bei der Sicherung von gleichzeitig bearbeiteten Dokumenten Daten überschrieben werden. Dies kann über eine Versionierung erfolgen oder über eine Einstellung, die immer nur einem Anwender Schreibrechte auf ein Dokument erlaubt. Darüber hinaus arbeiten die Sharepoint Services mit Listen, die ähnlich wie Newsgroups oder Diskussionsforen funktionieren. Anwender können Gruppenkalender erstellen und Kalender aus Outlook importieren. Listen fungieren zum Beispiel als schwarze Bretter, für deren Pflege ein Team einen bestimmten Anwender festlegen kann. Es ist einfach, innerhalb einer Website eine neue Liste zu generieren und ihr eine Vorlage zuzuweisen. Diese Vorlage können nach dem Anlegen alle Mitarbeiter einer Abteilung sofort in der Web-Oberfläche der Teamseite sehen und auf sie zugreifen. Mithilfe von E-Mails fügen Anwender einer Website Inhalte wie Diskussionsbeiträge, Kalenderereignisse und Dokumente hinzu. Auch einen Helpdesk oder eine Knowledge Base lässt sich integrieren. Dabei kann vorab festgelegt werden, dass ein Benutzer für die Genehmigung neuer Listenelemente zuständig ist.

Nutzt das Unternehmen eine Datenbank, die mit Windows Sharepoint Services 3.0 kompatibel ist, etwa Microsoft Office Access 2007, so lassen sich Daten aus einer Sharepoint-Website in die Datenbank exportieren oder von der Datenbank in eine Sharepoint-Website importieren. Es ist zudem möglich, Tabellen aus der Datenbank direkt mit einer Sharepoint-Liste zu verknüpfen. Ähnlich funktioniert es auch mit Excel-Tabellen. Wer den Inhalt seiner Listen lieber in Excel pflegen möchte, kann diese mit Sharepoint synchronisieren. Dafür muss aber in Excel 2007 die kostenlose Erweiterung „Excel 2007 Sharepoint List Synchronizing Add-In“ installiert sein.