Das Thema All-IP ist allgegenwärtig und befeuert die aktuell steigende Nachfrage an neuen Telekommunikationslösungen. Die europaweite Transformation des Telefonnetzes auf IP stellt viele Unternehmen vor die berechtigte Frage: Was bedeutet das für meine Geschäftskommunikation?

Schließlich gehören UC-Funktionalitäten (Unified Communications) wie Videokonferenzen, Präsenzanzeigen oder auch die Integration von ERP- und CRM-Systemen insbesondere in großen Organisationen mit hohem Kommunikationsaufwand in den Bereichen Kunden-Service, Support und Vertrieb zum alltäglichen Standard. Doch auch für Unternehmen, die sich die Möglichkeit von Upgrades und Integration neuer Standorte offenhalten möchten, bieten IP-Telefonanlagen die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit. Ebenso ist ein flexibler Wechsel zwischen Cloud und On-Premise, Windows und Linux oder zwischen Netzbetreibern durch Übertragung kompletter Systemkonfigurationen möglich.

Es ist also ein deutlicher Trend weg von hardwarebasierten Lösungen hinzu flexibleren, softwarebasierten Lösungen zu beobachten. Um eine Entscheidung zu treffen, ob eine Standort- oder eine Cloud-Installation die richtige Wahl ist, gilt es jedoch, einige Faktoren zu beachten:

Insbesondere für größere Unternehmen mit einem hohen Kommunikationsvolumen, vielen Nebenstellen und zahlreichen simultanen Gesprächen lohnt sich die Installation – basierend auf Windows oder Linux – auf einem eigenen Server, Gerät oder einer virtuellen Maschine innerhalb des lokalen Netzwerks. Besonders, wenn maximale Kontrolle und unmittelbare Steuerung der Telefonanlage vor Ort gewünscht sind, lässt sich innerhalb des WANs direkt auf lokale ERP-Anwendungen, CRM-Systeme und Datenbanken zugreifen. Dabei bleiben alle Kundeninformationen und sonstige kritische Daten im Unternehmen.

Bei dieser Lösung verbindet man Peripheriegeräte wie Telefone, Gateways und Softphones unmittelbar durch SIP-Trunking innerhalb des LANs unter Verwendung eines einzigen IP-Anschlusses miteinander. Auch externe Nebenstellen für weitere Geschäftsstellen und mobile Endgeräte lassen sich problemlos anschließen. Die Übertragung der Sprachdaten erfolgt direkt über das bestehende IP-Netzwerk, während die Internetverbindung den ausgehenden Datenverkehr gewährleistet.

UC-Features wie etwa ein Switchboard können die Verwaltung eingehender Anrufe vereinfachen. Bild: 3CX

Doch hier liegt auch ein wesentlicher Engpass lokaler Installationen. Durch die Verbindung zu internen Datenbanken und Anwendungen sowie externen Nebenstellen nimmt der Datenverkehr und damit auch die genutzte Bandbreite erheblich zu. Bei der Auswahl von Internetanbietern, Routern und Firewalls ist daher besondere Sorgfalt erforderlich, um eine zuverlässige, störungsfreie VoIP-Kommunikation sicherzustellen. Um sich auch für den kritischen Fall von Verbindungsproblemen oder -ausfällen der Internetleitung zu rüsten, ist eine separate DSL-Leitung als Backup-Option empfehlenswert, damit auf diese Weise ein kontinuierliches Aufrechterhalten der täglichen Geschäfts- und Kommunikationsprozesse gewährleistet ist.

Mini-PC als Server-Alternative

Einen Sonderfall der On-Premise-Telefonanlage stellt der Mini-PC dar, mit dem sich auch ohne kostenintensive IT-Strukturen eine standortbasierte Telefonanlage realisieren lässt. Kleinere Organisationen, die über keine eigenen Server verfügen, können ihre Telefonanlage komplett über einen Mini-PC betreiben. Mittlerweile sind zahlreiche Modelle verfügbar, die nicht nur über die erforderliche Leistung und Speicherkapazität verfügen, sondern auch in ihrer Anschaffung und Stromversorgung kostengünstig ausfallen. Wichtig ist es jedoch, bei der Wahl eines Mini-PCs Mindestvoraussetzungen wie Prozessorstärke und RAM zu überprüfen. Der Aufwand für Installation und Wartung ist hierbei mit dem einer Server-Installation vergleichbar, jedoch sind Mini-PCs in ihrer Performance begrenzt und daher nicht für größere und komplexere Unternehmens-strukturen geeignet.

Alle Zeichen stehen auf Cloud

Bei der Installation einer Telefonanlage in der Cloud befindet sich die Software des Telefonsystems außerhalb der Organisation im Rechenzentrum eines Hosting-Anbieters. Das bedeutet, die gesamte Installation, Verwaltung und Instandhaltung wird ausgelagert und oft als gesamtheitliches Service-Paket von einem Cloud-Anbieter übernommen. Verwaltet wird die Cloud-Telefonanlage über eine zentrale Web-Anwendung. Hierbei lassen sich Einstellungen konfigurieren, Rechte für einzelne Nebenstellen und Gruppen definieren und Anruflisten überblicken. Dadurch entfällt die Anschaffung und Wartung eigener Server, was Unternehmen nicht nur viele Kosten spart, sondern auch IT-Mitarbeiter von mühevollen Administrationsaufgaben und kontinuierlichem Trainings-aufwand befreit.

Engpässe im Upstream vermeiden

Ein weiterer Vorteil der Cloud-Telefonie ist, dass externe Nebenstellen sowie Nutzer mobiler Endgeräte nicht die Bandbreite des Unternehmens, sondern die des Hosting-Anbieters nutzen. Deshalb ist es bei dieser Lösung besonders wichtig, die vom Hersteller garantierte Mindestbandbreite (GMB) zu prüfen, um ein reibungsloses Funktionieren der Telefonanlage zu gewähren. Insbesondere bei Unternehmen mit hohem Gesprächsvolumen kann es vor allem im Upstream zu Engpässen kommen, welche sich durch eine schlechte Sprachqualität und Gesprächsunterbrechungen bemerkbar machen. Zusätzlich lässt sich die höhere verfügbare Bandbreite nutzen, um zuverlässiger auf Cloud-Dienste wie CRM-Anwendungen zuzugreifen.

Checkliste zu den wichtigen Entscheidungskriterien

Verfügbare Bandbreite: Eine Cloud-Lösung ergibt nur dann Sinn, wenn ein Standort in einer Region mit hoher Verbreitung von Ultrabreitband liegt. Sollte die regionale Datenabdeckung nur dürftig sein, bleibt vermutlich nur die Option, eine On-Premise-Lösung zu nutzen.

Unternehmensgröße: Insbesondere kleine und mittlere Installationen eignen sich für ein Hosting in der Cloud. Je mehr Nebenstellen jedoch eine Telefonanlage verwalten muss, umso schwieriger wird eine effiziente Umsetzung per Cloud-Lösung.

Know-how im Unternehmen: Sollte im Unternehmen das Personal oder das technische Wissen für die Selbstverwaltung einer Telefonanlage fehlen, lohnt sich das Erwägen einer Auslagerung an Fachexperten, welche Ihre Telefonanlage als Managed Service vor Ort oder aber in der Cloud installieren, warten und verwalten.

Kosten: Cloud-Telefonanlagen kommen als Gesamtpaket inklusive Verwaltung und Instandhaltung daher und sparen die erforderliche Infrastruktur einer On-Premise-Installation. Vorsicht ist bei der Auswahl des richtigen Service-Pakets geboten: Manche Anbieter rechnen mit „Pay per Use“ pro Nebenstelle ab. Für bessere Kostenkontrolle eignen sich Lizenzen für ein bestimmte Anzahl an simultanen Gesprächen.

Sollte es zum Stromausfall kommen, lässt sich jederzeit auf die Cloud-Telefonanlage per mobilem Endgerät zugreifen. Dank Fixed Mobile Convergence (FMC) sind Smartphones heute in der Lage, als vollwertige Nebenstellen zu agieren, was Ausfallsicherheiten mit sich bringt, darüber hinaus aber die Flexibilität von Mitarbeitern maßgeblich erhöht. Um auch zwischen den Tischtelefonen vor Ort und der Cloud-Telefonanlage trotz Ausfällen eine Verbindung herzustellen, ist wie auch im Fall einer Installation vor Ort eine separate DSL-Leitung als Backup-Verbindung erforderlich.

Da sich im Zuge des Abschaltens bestehender ISDN-Leitungen und der daraus resultierenden Neuorientierung von Unternehmen eine Entwicklung in Richtung Cloud-Installation abzeichnet, ist jetzt ein guter Moment, sich von veralteter Hardware, kostspieliger Wartung und überteuerten Service-Verträgen mit Telefondienstleistern zu verabschieden und eine flexiblere Cloud-basierte Lösung für die Kommunikation zu finden.

Wem die Entscheidung nach wie vor schwerfällt, für den kommt eventuell eine hybride Telefonanlage in Frage. Diese kann den Nutzen, die Effizienz und Zuverlässigkeit von standort- und Cloud-basierten Lösungen kombinieren und dadurch das volle Potenzial beider Optionen ausschöpfen. Hierbei wird eine On-Premise-Telefonanlage via einer sicheren, geschützten und verschlüsselten Brücke mit einer zusätzlichen Cloud-Telefonanlage verbunden. So können die Vorteile beider Modelle miteinander verknüpft und die Bandbreitennutzung optimiert werden. Da man hierbei jedoch zwei separate Telefonanlagen in Betrieb nimmt, können dadurch zusätzlicher Aufwand und Kosten entstehen.

Corina Werner ist Marketing Executive bei 3CX, www.3cx.com.