Das Startup CoffeeCup will mit der gleichnamigen Business-Intelligence-Software kleinen und mittleren Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Prozesse und Digitalisierung ihrer Strukturen helfen. Dazu generiert die Lösung aus Arbeitszeiten, Personal- und Projektdaten Analysen und Reports, um das Performance-Monitoring zu verbessern. CoffeeCup eigne sich für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern, die projektbasiert arbeiten, etwa Agenturen, Steuerberater, Architekten oder Handwerksbetriebe. Da es sich bei CoffeeCup um eine Cloud-basierte Software handele, ist diese nach Herstellerangaben sehr vielseitig und auf allen Endgeräten einsetzbar.

Mit CoffeeCup lassen sich unter anderem das Arbeitsaufkommen und die Mitarbeiter-Performance überprüfen. Bild: CoffeeCup

Die Lösung nutze sämtliche Daten zur Verwertung, etwa von der Zeit- und Anwesenheitserfassung oder aus der Projektdaten- und Personalverwaltung, und liefere auf diese Weise eine umfassende und integrierte Betrachtung der wichtigsten Leistungskennzahlen. Der Verantwortliche erhalte anschließend die wichtigsten Zahlen zu Projekten, Kunden und Mitarbeitern auf einem Dashboard (siehe Bild). Damit soll die Software ihn bei der Entscheidungsfindung sowie bei der Verschlankung von Prozessen unterstützen. Gleichzeitig erhalten auch die Mitarbeitern Informationen zu ihrem Leistungsbeitrag.

Als zentrale Funktionen seiner Business-Intelligence-Software nennt CoffeeCup:

  • Monitoring: Verantwortliche erhalten laut Hersteller Rentabilität, Umsatz, Gewinn und Leistungsbeiträge auf einen Blick. Das Dashboard zeige unter anderem eine Übersicht der monatlichen Kosten, Umsatzverteilung oder Abwesenheiten. Auf diese Weise hilft die Lösung dabei, Aufgaben einzuteilen, Over-Service frühzeitig zu erkennen sowie Budgetverhandlungen mit Kunden zu führen und langfristig Projekte besser kalkulieren zu können.
  • Reporting inklusive digitaler Personalakte: Die Erfassung detaillierter Projektdaten soll die Budgetverwaltung vereinfachen und jederzeit Aufschluss über den Projektstatus und das verbrauchte Budget geben. Gleichzeitig bilden HR-Daten die Basis für die Mitarbeiterbetreuung und -planung. Damit lassen sich Gehälter verwalten und auswerten sowie das Arbeitsaufkommen und die Mitarbeiter-Performance überprüfen und Zielvereinbarungen fixieren, so der Hersteller. Zudem kann auch der Mitarbeiter jederzeit seine relevanten Kennzahlen einsehen, etwa Gehaltsentwicklung, Auslastung und generierten Umsatz.
  • Zeiterfassung: Ein strukturierter Kalender sowie ein kleines Logger-Fenster sollen die Zeiterfassung einfach und schnell machen. Grundsätzlich besteht nach Bekunden des Herstellers die Möglichkeit, eine Stoppuhr mitlaufen zu lassen oder feste Zeiten einzutragen.
  • Abwesenheitsverwaltung: Urlaube, Krankheitstage und Geschäftsreisen stellt die Software übersichtlich dar, was die Planung im Team erleichtere. Außerdem stelle sie Feiertage für jedes Bundesland automatisch ein und berechne die verbleibenden Urlaubstage. Auch die Einreichung und Genehmigung von Urlaubsanträgen lässt sich über CoffeeCup abwickeln.

Die Softwarelösung hat nach eigenem Bekunden ein Team von erfahrenen Softwareentwicklern und UX-Designern in München entwickelt. Die Anwendung sowie die Kundendaten werden nach Bekunden des Herstellers auf nach ISO 27001 zertifizierten Servern in Deutschland gehostet und nach deutschen Datenschutzrichtlinien gesichert.

Darüber hinaus bietet das Startup neuen Nutzern eine persönliche und kostenlose Einführung inklusive Einrichtung. Bei Fragen steht nach eigenen Angaben das Support-Team über die Website 24/7 mit Antworten bereit. Des Weiteren stellt CoffeeCup einen kostenlosen Import-Service für Nutzer bereit, die von einem anderen Tool auf die Software umsteigen wollen.

Derzeit befindet sich CoffeeCup noch in einer kostenlosen, offenen Beta-Phase. Die Vollversion soll jedoch Anfang 2018 starten. Weitere Informationen finden sich unter www.coffeecupapp.com.

Timo Scheibe ist Redakteur bei der LANline.