Mitarbeiter möchten bei der Kommunikation am Arbeitsplatz Videos nutzen. Die IT stellt das vor die Herausforderung, das Medium Video in die vorhandenen Infrastrukturen zu integrieren. Eine Enterprise-Videoplattform kann dafür alle nötigen Technologien und Verfahren bereitstellen.

Im Privatleben sind Videos längst eine Selbstverständlichkeit, nun erobern sie auch die Unternehmenswelt: Immer mehr Unternehmen setzen verstärkt Videos ein. Das beschränkt sich nicht nur auf die externe Kommunikation von Marketing- oder Personalabteilungen. Auch die Mitarbeiter in den Fachabteilungen nutzen das Medium für die interne Kommunikation, sei es beim E-Learning, zum Wissenstransfer, für die Digitalisierung von Prozessen oder auch für die Übertragung wichtiger Veranstaltungen wie Präsentationen, Mitarbeiterversammlungen oder Ansprachen der Geschäftsführung. Die Erfahrung zeigt, dass meist rund 80 Prozent des Video-Contents von Unternehmen speziell für den internen Gebrauch bestimmt sind. Das ist nicht wirklich verwunderlich, denn im Gegensatz zu externen Videos lassen diese sich schnell, einfach und kostengünstig produzieren – ein Smartphone oder eine Webcam genügen.

Die IT-Verantwortlichen der Unternehmen stellt der zunehmende Einsatz von internen Videos allerdings vor große Herausforderungen. Sie müssen den Mitarbeitern nämlich eine Infrastruktur zur Verfügung stellen, mit der diese die Videos wie gewünscht einsetzen können. Dabei sieht sich die IT vor allem mit zwei zentralen Problemen konfrontiert. Zum einen sind die vorhandenen Netzwerke in der Regel nicht für Videos ausgelegt, da man diese für einen eher kleinen Datenverkehr geschaffen hat, etwa zum Austausch von E-Mails und für die Durchführung von Transaktionen mit Unternehmensanwendungen. Lädt ein Mitarbeiter ein großes Video in ein Portal wie Microsoft Sharepoint hoch, kann jeder Abruf des Beitrags das Netzwerk so stark belasten, dass es zu Ausfällen kommt. Zum anderen lassen sich Videos nicht ohne Weiteres in den Fachsystemen für Content-Management, E-Commerce oder E-Learning sowie in internen Social-Media-Tools nutzen, da diese in der Regel keine Videotechnologien beherrschen.

Transcoding und Streaming schonen das Netzwerk

Abhilfe schafft hier eine Enterprise-Video-plattform (EVP), etwa von Movingimage. Sie stellt die nötigen Verfahren und Technologien bereit, um das Medium Video in vorhandene Netzwerk- und Systemlandschaften zu integrieren. Um das Netzwerk zu entlasten, setzt eine solche EVP an mehreren Stellen an. Direkt nach dem Hochladen eines Videos wandelt sie dieses via Transcodierung in verschiedenste Formate und Qualitätsstufen um. Ruft man das Video ab, liefert die EVP automatisch die für das konkrete Endgerät am besten passende Videodatei aus. Damit ist nicht nur sichergestellt, dass jedes Smartphone, Tablet und jeder PC die optimale Version des Videos erhält, es ist auch gewährleistet, dass keine unnötig großen Datenmengen über das Netzwerk fließen.

Bei einem Server-basierten CDN werden Videos lokal zwischengespeichert, um Netzwerkengpässe zu vermeiden. Bild: Movingimage

Da die Videodateien aber auch nach der Transcodierung noch relativ groß sind, erfolgt ihre Auslieferung durch die EVP in Form eines echten Streamings. Die Plattform spielt die Videos ab, während das Endgerät die Daten herunterlädt. Dabei lädt das Device – mit einem geringen Vorlauf von wenigen Sekunden – immer nur das herunter, was gerade zum Abspielen nötig ist. Da auf diese Weise immer nur kleinere Datenmengen über das Netz laufen, wird anderer Traffic, etwa von kritischen Unternehmensanwendungen, nicht beeinträchtigt. Auf diese Weise lassen sich Videos auch in Umgebungen mit geringen Bandbreiten realisieren.

Internes CDN vermeidet kritische Engpässe

Trotz Transcoding und Streaming bleibt aber der parallele Abruf eines Videos durch viele Mitarbeiter eine Herausforderung. Stellt ein Unternehmen beispielsweise auf der Startseite des Intranets ein Video mit einer neuen Ansprache des CEOs an die Mitarbeiter zur Verfügung, kann es davon ausgehen, dass sehr viele Personen es unmittelbar nach dem Erscheinen gleichzeitig ansehen. Das ist vor allem dann problematisch, wenn das Unternehmen über mehrere große Standorte mit jeweils vielen Mitarbeitern verfügt. Die Netzwerkverbindungen zwischen diesen Niederlassungen stellen in der Regel kritische Engpässe dar.

Rufen an jedem Standort viele Personen den Film von zentraler Stelle ab, sind diese schnell überlastet und es kommt bei der Auslieferung des Videos zu erheblichen Verzögerungen oder gar zum Stillstand.

Dieses Problem kann eine EVP mithilfe eines internen Content Delivery Networks (CDN) lösen. Das Grundprinzip eines solchen CDNs ist es, die Videos an jedem Standort zu cachen. Die EVP rollt dazu virtuelle Appliances an die einzelnen Standorte aus und bespielt sie mit einem Server-Image, das als Caching-Server fungiert. Dort legt die Videoplattform neue Videos automatisch im Zwischenspeicher ab, sodass die Nutzer sie immer lokal abrufen können und damit die Engpässe nicht mit zusätzlichen Traffic belegen.

Zwischenspeicherung gezielt steuern

Um die Netzwerkressourcen maximal zu schonen, lässt sich diese Zwischenspeicherung gezielt steuern. Diese kann der Administrator beispielsweise so einstellen, dass sie neue Videos immer nur nachts an die einzelnen Standorte verteilt. Misst ein Unternehmen Quality-of-Service-Parameter, lässt sich die Zwischenspeicherung damit koppeln. Dadurch übermittelt die EVP immer nur dann Videos an die lokalen Caching-Server, wenn die Parameter genügend verfügbare Bandbreite anzeigen. Diese Verteilung lässt sich zusätzlich noch mit einer regelbasierten Steuerung kombinieren, die auf Metadaten zurückgreift. Zu diesen Metadaten zählen beispielsweise der Länder-Channel, in den man ein neues Video hochlädt, und die Keywords zu seinen Inhalten. Daraus kann die EVP dann beispielsweise ableiten, dass es sich um ein E-Learning-Video für den Produktionsbereich in deutscher Sprache handelt – und es gezielt nur an die Caching-Server der deutschen Produktionsstandorte schicken.

Eine Besonderheit in der Videokommunikation von Unternehmen stellen Livestreams dar. Diese setzen Firmen ein, um wichtige Ereignisse in Echtzeit zu übertragen, etwa Pressekonferenzen, Produktpräsentationen oder Investor-Relations-Events. Dabei gibt es keine Möglichkeit, das Livevideo nur zu bestimmten Zeiten an ausgewählte Standorte zu senden, um sie dort für Abrufe zu cachen. Deshalb sollte eine EVP für diese Fälle mit einem Peer-basierten CDN ein alternatives Auslieferungsverfahren ermöglichen. Dabei kommen keine Caching-Server zum Einsatz, stattdessen nutzt man die Endgeräte der User zur Verteilung des Streams. Ein Gerät empfängt den Stream, leitet ihn an einige Geräte weiter, die wiederum dasselbe tun. Das führt man über so viele Stufen hinweg fort, bis sämtliche Geräte versorgt sind. Auf diese Weise werden die Flaschenhälse im Netzwerk entlastet – etwa die Eingänge in die Netzwerksegmente. Um die Endgeräte eines kompletten Segments zu erreichen, muss man den Livestream nur drei oder vier Mal durch den Eingang schicken.

Player-Software versorgt heterogene Client-Landschaft

Mit diesen Technologien und Methoden lässt sich ein effizienter und performanter Transport von Videos durch die Unternehmensnetzwerke sicherstellen. Für die komplette Auslieferungskette bis hin zum Abspielen der Videos auf den Endgeräten fehlt aber noch eine ganz wesentliche Komponente: eine Player-Software, die Funktionen wie Kapitelunterteilung, Untertitelanzeige Lautstärkeregelung und interaktive Schaltflächen bereitstellt. Die große Herausforderung dabei ist, dass diese Software in Unternehmen meist auf eine heterogene Client-Landschaft trifft, die sich aus unterschiedlichen Endgerätetypen, verschiedenen Plattformen wie Windows, IOS oder Android sowie aktuellen und älteren Browser-Versionen zusammensetzt. Eine EVP ermöglicht es, alle diese unterschiedlichen Technologien zentral zu unterstützen. Die Intelligenz, die eine solche Plattform mitbringt, erlaubt es ihr zu erkennen, von welchem Endgerät aus ein Video abgerufen wird und wie dessen Umgebung aussieht. Anhand dieser Informationen kann sie beispielsweise erkennen, ob das Endgerät bereits HTML5-Videos unterstützt oder noch auf Flash angewiesen ist, und automatisch einen passenden Player in seinen Browser einbetten. Auf diese Weise gewährleistet die EVP, dass sich Videos auf jedem Endgerät im Unternehmen anzeigen und abspielen lassen.

Damit die Mitarbeiter Videos möglichst einfach und vielfältig einsetzen können, muss der Administrator die Bereitstellungskette direkt in ihren Fachsystemen verfügbar machen. Deshalb sollte eine EVP idealerweise auf Basis einer REST-API vorgefertigte Integrationen zur Out-of-the-Box-Anbindung an die gängigsten Anwendungen mitbringen – seien es Content- oder Digital-Asset-Management-Systeme, Portallösungen, Enterprise-Social-Media-Tools oder Office-Anwendungen wie E-Mail- und Präsentationsprogramme. Über die REST-API kann die IT-Administration dann auch alle weiteren Anwendungen anbinden, für die es noch keine vorgefertigte Integration gibt. Auf diese beiden Arten lassen sich durchgängige End-to-End-Lösungen realisieren. Mitarbeiter laden Videos direkt in ihren Anwendungen in die EVP hoch, die diese automatisch transcodiert und anschließend so in die Applikationen eingebettet, dass die Videos auf jedem beliebigen Endgerät abspielbar sind.

Ein Peer-basiertes CDN vermeidet Netzwerkengpässe, indem es die Endgeräte zur Verteilung von Videos nutzt. Bild: Movingimage

So kann ein Mitarbeiter etwa ein Video unmittelbar in einer Intranetplattform wie Jive und Liferay oder im E-Mail-System hochladen und mit seinen Kollegen teilen. Schulungsverantwortliche haben die Möglichkeit, Videos unmittelbar in die Unterlagen von E-Learning-Systemen einzubinden. Will das Unternehmen die Mitarbeiter beispielsweise zur neuen Benutzeroberfläche einer Software schulen, stehen ihnen in den entsprechenden Unterlagen dann Erklärvideos zur Verfügung, die ihnen Schritt für Schritt zeigen, was sie tun müssen. Aber auch übergreifende Workflows sind realisierbar. Beispielsweise können die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen Videos in ein Digital-Asset-Management-System wie Celum oder Cumulus hochladen, wo die zuständigen Redakteure diese dann sichten und für ausgewählte Kanäle freigeben.

In den angebundenen Content-Management-Systemen wie Adobe Experience Manager, Magnolia oder Firstspirit lassen sie sich anschließend einfach per Drag and Drop in bestimmte Websites, etwa des Intranets, ziehen und veröffentlichen. Durch die Integration der EVP in Verzeichnisdienste wie Active Directory ist bei all diesen Szenarien sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer und Systemkomponenten auf bestimmte Videos zugreifen und auch nur zulässige Aktionen ausführen.

Virtual Reality, 4K-Videos und Machine Learning nutzen

Die Integration des Mediums Video in die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens ist die zentrale Stärke einer Enterprise-Video-Plattform. Sie stellt alle nötigen Technologien und Verfahren bereit, damit Mitarbeiter diese direkt in den Fachsystemen nutzen können. Die einzige Alternative wäre, für jedes Programm, in dem die Mitarbeiter Videos nutzen möchten, eine eigene Caching-Server-Infrastruktur und eigene Transcodierungsfunktionen einzurichten. Das wäre sehr komplex und ausgesprochen teuer.

Außerdem sorgt eine EVP für Zukunftssicherheit. Neue Videotechnologien übernimmt der Anbieter in seine Plattform und stellt diese dadurch auch dem Unternehmen unmittelbar zur Verfügung, ohne dass man an der Integration etwas ändern muss. Derzeit sind das etwa Trendthemen wie Virtual Reality sowie 360-Grad- und 4K-Videos.

Darüber hinaus benötigen Unternehmen angesichts des starke ansteigenden von Mitarbeitern erzeugten Video-Contents künftig Machine-Learning-Technik, um ihren Videobestand tiefer erschließbar zu machen. Der EVP-Anbieter kann ihnen dazu über seine Plattform Systeme zur Sprach-, Gesichts- und Objekterkennung zur Verfügung stellen, die die Sprache der Videos transkribieren und ihre Bilddaten in textliche Beschreibungen umwandeln. Auf diesem Weg lassen sich auch große Video-bibliotheken automatisiert verschlagworten und nach bestimmten Personen, Themen, Begriffen oder Zitaten durchsuchen.

Sebastian Picklum ist Product Vision Owner bei Movingimage in Berlin, www.movingimage.com.