Wenn im Mai nächsten Jahres die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft tritt, müssen Unternehmen unter anderem nachweisen können, zu welchen Zweck sie personenbezogene Daten wo, wie und von wem speichern und verarbeiten. Vor allem müssen sie aber auch in der Lage sein, Daten auf Wunsch auch löschen zu können. Laut Data Migration Services, einem Schweizer Daten-Management-Spezialisten, wird diese Aufgabe für sie nur schwer zu lösen sein, da viele Unternehmen noch zahlreiche Altsysteme betreiben, worauf sie Daten zwar aufbewahren, aber nicht in automatisierter Form löschen können. Darüber hinaus übersteigen in diesem Fall die nötigen Anpassungen an den Bestandslösungen oder die Investitionen in modernere Systeme häufig die verfügbaren Finanzmittel.

Ein weiteres Problem sei, dass die EU-DSGVO sich nicht nur auf einzelne Systeme, sondern sich ebenfalls auf die Unternehmensprozesse bezieht, in denen personenbezogene Daten verarbeitet und die außerdem von vielen Systemen unterschiedlicher Hersteller nicht unterstützt werden, so Data Migration Services. Darüber hinaus lasse sich auch das Anpassen der unterschiedlichen Lösungen diverser Hersteller nur mit hohem finanziellen und zeitlichen Aufwand umsetzen.

Das Unternehmen aus der Schweiz will dieses Problem mit einem neuen Ansatz für das Daten-Management lösen: Durch die Herauslösung der Daten und ihrer Geschäftslogik aus dem Altsystemen sowie der Verwaltung ihres gesamten Lebenszyklus. Data Migration Services kalkuliert damit, dass die operativen Kosten einer solchen Plattform um bis zu 80 Prozent unter denen für die abgelösten Systeme liegen. Denn, so der Daten-Management-Spezialist, lasse sich unter anderem durch das mögliche Bereinigen der migrierten Daten, die in den Altsystemen in der Regel mehrmals vorliegen, Kosten einsparen.

Mit Hilfe der Java-basierenden Plattform JiVS und ihrer Komponente „JiVS History for GDPR“ sollen sich die aus stillgelegten Altsystemen übernommenen Archiv- und Live-Daten, aber auch Dokumente mit Aufbewahrungsfristen mittels eines umfassenden „Retention Management“ belegen und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unwiederbringlich und automatisch löschen. Zudem sei es möglich diese automatische Löschung für Ausnahmefälle wie beispielsweise laufende Gerichtsverfahren auf der Ebene der einzelnen Datensätze oder Dokumente auszusetzen.

Durch die ebenso enthaltenen Analyse- und Reporting-Funktionen erfüllt JiVS History nach Herstellerbekunden neben den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften auch weitreichendere Anforderungen an die Recherche und Analyse der historischen Daten, und zwar über den gesamten aufbewahrungspflichtigen Zeitraum hinweg. Dabei sei es unerheblich, ob die Daten aus SAP, Baan, JD Edwards, Oracle oder anderen Systemen stammen.

Weitere Informationen finden sich unter www.jivs.com.

Timo Scheibe ist Redakteur bei der LANline.