Für Geschäftskorrespondenz auf Papier existierten in Unternehmen noch klare Ablage- und Archivierungsstrukturen. Das Auffinden eines bestimmten Vorgangs war damit meist kein Problem. Mit der elektronischen Post als vorherrschendem Kommunikationsmittel im modernen Geschäftsalltag sieht dies oft anders aus: Jeder im Unternehmen ist plötzlich auf der Suche nach verschollenen und nicht lokalisierbaren E-Mails. Dabei kann es sich um wichtige Informationen handeln, die der Kollege per E-Mail geschickt hat, aber auch um Nachrichten eines Kunden, die versehentlich in einem falschen Ordner abgelegt wurden. Vielleicht liegt die E-Mail in der Mailbox eines Mitarbeiters, der nicht erreichbar ist oder das Unternehmen sogar verlassen hat. Schlimmstenfalls hat ein Benutzer eine E-Mail gelöscht, die nun dringend benötigt wird. Die Wiederherstellung verlorener E-Mails bedeutet jedenfalls einen erheblichen zeitlichen und damit auch finanziellen Aufwand – wenn sie überhaupt noch möglich ist. Aus diesen Gründen sichern gängige E-Mail-Systeme die Daten parallel zum normalen E-Mail-Betrieb in Backups. Dies belastet jedoch das E-Mail-System zusätzlich. Backups von großen E-Mail-Datenbanken nehmen viel Zeit in Anspruch und lassen sich oft nicht vollständig in Zeiten niedriger Last durchführen. Daher sind E-Mail-Server oft stärker ausgebaut, als dies für den reinen E-Mail-Betrieb eigentlich nötig wäre. Für erhebliche Beeinträchtigungen sorgt ein Verlust von Daten: Die Wiederherstellung der Datensätze kann den E-Mail-Server so beträchtlich belasten, dass ein parallel laufender E-Mail-Betrieb kaum möglich ist. E-Mail-Archive, die E-Mail-Daten außerhalb des E-Mail-Servers sichern, können das E-Mail-System daher tatsächlich deutlich entlasten.
Wichtig bei der Betrachtung von E-Mail-Archivierung sind auch rechtliche Aspekte: Verschiedene Rechtsnormen und Vorschriften erfordern die nachweislich unveränderte und unveränderbare Archivierung geschäftlicher Dokumente – wie etwa das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Diese schreiben die Aufbewahrung solcher Dokumente über einen bestimmten Zeitraum vor – Handelsbriefe bis zu sechs Jahre, andere Dokumente über zehn Jahre oder länger. Vor allem die GDPdU bezieht sich dabei ausdrücklich auf elektronische Dokumente, die zu archivieren sind.