Unmengen von Daten entstehen nach wie vor über Drucker, Kopierer oder Multifunktionssysteme auf Papier. Für Unternehmen bildet dies einen wesentlichen Kostenfaktor. Leider verweisen Marktforschungsinstitute wie kürzlich das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) das papierlose Büro bis auf weiteres ins Land der Träume: „Das papierlose Büro war ein Wunschtraum vor 20 Jahren und wird es in 20 Jahren immer noch sein“. Damit sind Controller und Einkäufer auch in Zukunft auf der Suche nach alternativen Einsparpotenzialen. Fündig werden sie zum Beispiel bei den Angeboten für „Managed Print-Services“ (MPS) vieler global agierender Druckerhersteller wie HP, Canon, Lexmark, Kyocera, Ricoh oder Xerox. Aber auch eine ganze Reihe lokaler Dienstleister, die herstellerunabhängige MPS-Lösungen unter eigener Marke führen, hat gute Lösungen anzubieten.

Laut einer Studie von IDC wissen 90 Prozent aller Unternehmen nicht genau, wie viel sie für das Drucken ausgeben und an welcher Stelle. Die Geräte stehen oft an verschiedenen Standorten, für Anschaffung und Betreuung von Druckern, Kopierern, Verbrauchsmaterialien sind verschiedene Abteilungen verantwortlich, es gibt kein übergreifendes Management und der Gesamtüberblick fehlt. Genau darin liegt der „geldwerte Vorteil“ von Managed Print-Services: Diese sollen die Druckinfrastruktur und deren Gesamtkosten in einem Unternehmen transparent machen und Daten über Druckvolumen, Druckernutzung und -auslastung oder den Verbrauch von Toner liefern. Auf dieser Basis lassen sich die Prozesse, die tatsächlich mit dem Drucken in Verbindung stehen, eindeutig identifizieren, erfassen, und der Anwender kann die Kostenstruktur optimieren.

Die Praxis zeigt, dass damit wirklich spürbare Einsparungen möglich sind. So führte beispielsweise die Münchener Hochschule für Fernsehen und Film im vergangenen Jahr eine zentrale, Server-basierende Drucklösung von Kyocera ein, die sicheres und vertrauliches Drucken mit integrierten Funktionen für seitengenaue Abrechnung sowie differenzierte Rechtevergabe für Anwender verbindet. Seither sank die Anzahl der Service-Fälle spürbar und EDV-Leiter Tobias Kastl schätzt daher die Service-Qualität um rund 60 Prozent besser ein als vorher.

Ein anderes Beispiel: Ein Hamburger Klinikum übertrug das Management fast aller Drucksysteme an einen externen Dienstleister. Es profitierte dadurch von Kostentransparenz und vereinfachten Abläufen: Die resultierten Einsparungen betrugen bei den Gesamtkosten über 30 Prozent, und der Nutzungsgrad verbesserte sich pro System um 50 Prozent gegenüber zuvor.

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