Die Praxis in Unternehmen bestätigt es immer wieder: Die Einführung einer Collaboration-Lösung wie etwa Microsoft Sharepoint ändert meist nichts am Arbeitsverhalten der Mitarbeiter – das bevorzugte Tool in der täglichen Zusammenarbeit bleibt weiterhin das gewohnte E?Mail-System. Dessen Nutzung präsentiert sich oft als wilde Mischung aus Kommunikationsmedium, Workflow-Tool und Knowledge-Management-Datenbank – Anwendungsgebiete, für die ein solches System nie konzipiert wurde. Unternehmensdokumente bleiben vielmehr weiterhin auf lokalen Rechnerfestplatten oder in komplexen Ordnerstrukturen auf Server-Fileshares versteckt. Dateisuche und Zugriff auf Dokumente sind dann oft von einer Mail- oder Telefonkonversation zwischen Kollegen begleitet, um herauszufinden, ob das Fundstück auch wirklich den aktuellsten Bearbeitungsstand repräsentiert.

Andererseits sind viele Anwender durchaus im täglichen Umgang mit Collaboration Tools geübt – zumindest wenn man die teils sehr effiziente private Nutzung etwa von Facebook in dieser Weise interpretiert. Im Vergleich zur öffentlichen Social-Media-Welt kommen viele der entsprechenden Business Tools allerdings blass und umständlich daher. Sie bleiben wenig attraktiv, wenn ihre Einführung nicht gut durchdacht ist. So kommt es immer wieder zu paradoxen Situationen, wenn Mitarbeiter etwa die Suche nach einem Fachexperten im eigenen Unternehmen besser via Xing abwickeln als über das hauseigene Mitarbeiterverzeichnis. Ähnliche Beispiele sind etwa der Dokumentenaustausch mit externen Partnern per „Dropbox“ oder das Googeln nach Informationen im Internet – weil der Mitarbeiter auf den internen Laufwerken nichts Hilfreiches findet.

Ungenutzte Features

Die Unternehmen investieren also zwar oft viel Geld in Groupware- und Collaboration-Software, ihre IT-Abteilungen verzweifeln aber an Mitarbeitern, die die angebotenen Tools nicht nutzen und sich lieber mit den gewohnten zeitraubenden, umständlichen und meist sicherheitstechnisch mehr als bedenklichen Workarounds behelfen. Wie lässt sich dieser Herausforderung begegnen? Am Anfang einer erfolgreichen Einführung steht die Erkenntnis, dass Fachabteilungen an der Lösung ihrer konkreten Probleme und nicht an der Bereitstellung einer Sammlung von Collaboration-Features interessiert sind. Die Möglichkeiten der neuen Software auf ihre konkreten fachlichen Problemstellungen anzuwenden, überfordert vielfach die Anwender, und sie erkennen daher auch keinen Nutzen für ihre tägliche Arbeit. Die neuen Tools kommen daher nicht oder kaum zum Einsatz, ein messbarer Erfolg stellt sich nicht ein.