Proxess: DMS mit Dreifach-Authentifizierungs-Funktion
Mit DMS-Lösung Unternehmensdaten schützen
Der Softwareanbieter und Experte für Dokumenten-Management stellte seine DMS-Lösung Proxess 10 vor. Mit dem dreistufigen Sicherheitsprogramm seiner Dokumenten-Management-Lösung will der Anbieter Anwenderfreundlichkeit, umfassenden Schutz und revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten ermöglichen – TÜV-geprüft, gemäß gesetzlicher Vorgaben und mit zusätzlicher Smart-Card-PIN-Autorisierung für den Supervisor.
Die Lösung Proxess 10 sei ein skalierbares DMS mit Schnittstellen zu zahlreichen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen sowie Office-Anwendungen und E-Mail-Programmen. Entsprechend sammeln sich im Proxess-System vertrauliche Dokumente und sensible Daten, die vor unberechtigten Zugriffen geschützt sein müssen – intern wie auch extern.
Die Lösung kombiniere detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene mit der Verschlüsselung von Datenbank und Dateien sowie der Protokollierung von Änderungen, um Manipulationsversuche am System aufzudecken. Dabei hat der Supervisor – meist ein Mitglied der Geschäftsleitung – die zentrale Rolle im Sicherheitskonzept von Proxess. Ausgestattet mit einer PIN-geschützten Smart-Card könne er Berechtigungen an Benutzer vergeben oder diese Aufgabe an sogenannte „Bereichsadministratoren“ delegieren– einfach und schnell, ohne dass weitreichende IT-Kenntnisse von Nöten sind. Die von ihm ernannten Bereichsadministratoren sollen wiederum in der Lage sein, Benutzerverwaltung und Zugriffsberechtigungen innerhalb ihrer Abteilung vorzunehmen. Die Integration von Windows Active Directory erleichtere dies zusätzlich. Darüber hinaus ermögliche das Dokumenten-Management-System eine lückenlose IT-Administration inklusive Verwaltung der Archivstrukturen, Datenbanken, Datensicherungen sowie Hardwarekomponenten, ohne dass der Administrator Zugriff auf Archivinhalte oder Einsicht in die Dokumente hat. Laut Proxess erfüllt die Lösung so zuverlässig unterschiedliche Zugriffs- und Sicherheitsbedürfnisse.
Zusätzlich sollen intelligente Verschlüsselungsverfahren sicher stellen, dass auch von außen keine Gefahr droht. Mittels symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselungsverfahren nach AES (Advanced Encryption Standard) seien Dateiinhalte geschützt und so auch gegen „Dictionary-Angriffe“ immun. Weiterhin protokolliere das System nicht nur alle vorgenommenen Änderungen, sondern auch die Dokumentenzugriffe. So ist die Integrität der archivierten Daten jederzeit gewährleistet, so Proxess.
Die DMS-Lösung schütze sensible Daten mit ihren intelligenten Sicherheitsfunktionen sowohl auf Ebene der Benutzer und Datenbank als auch des Dateisystems – ohne aufwendige Administration oder die Installation eines Zweitsystems. Doch die Sicherheit des DMS allein reicht nicht aus, denn es ist nur ein Baustein der gesamten IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Zum umfassenden Schutz von Unternehmensdaten bedarf es auch einer Cybersecurity-Strategie für die übrige IT-Infrastruktur des Unternehmens. So bietet Proxess aktuell ein kostenloses Whitepaper zum Thema mit Guideline zur Abwehr von Cyberattacken.
Weitere Informationen stehen unter www.proxess.de zur Verfügung.
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