Die Cloud gehört derzeit zu den wichtigsten Trends im Bereich Unified Communications (UC). Unternehmen setzen zunehmend auf die vernetzte Kommunikation aus der Wolke. Dabei gilt es, den Überblick zu behalten: Eine geeignete Lösung für die individuellen Anforderungen zu finden ist angesichts des vielfältigen Angebots nicht leicht.

UC-Lösungen aus der Cloud sind auf dem Vormarsch: Der Markt für Cloud-basierte Lösungen entwickelt sich derzeit dynamischer als der für klassische On-Premise-Produkte. Der Trend zur Cloud wird durch die bevorstehende Umstellung auf All-IP weiter beschleunigt. Viele Unternehmen nutzen die anstehende All-IP-Migration, um ihre Kommunikation in die Cloud zu verlagern – und setzen dabei auf UC-Lösungen, die ihnen einen Funktionsumfang bieten, der weit über die Leistungen einer klassischen Telefonanlage hinausgeht. Eine solche Lösung bündelt verschiedene Kommunikationskanäle, etwa Telefonie, Messaging, Audio-, Video- oder Web-Konferenzdienste, und führt diese auf einer Benutzeroberfläche zusammen. Dabei können Anwender alle Funktionen ortsunabhängig und mit verschiedenen Endgeräten nutzen. Unternehmen gestalten ihre Kommunikationsprozesse dadurch besonders effizient und kundenorientiert. Das gilt insbesondere, wenn sich die gewählte UC-Lösung in bestehende Applikationslandschaften integrieren lässt und eine Einbindung in Anwendungen wie CRM- oder ERP-Systeme ermöglicht.

Alle Funktionen aus der Cloud

Betriebe können alle Funktionen, die ihnen UC-Lösungen als klassische On-Premise-Anlagen bieten, auch aus der Cloud beziehen. Dabei punktet die Cloud-basierte Kommunikation durch hohe Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz: Unified Communications as a Service (UCaaS) senkt Investitions- und Betriebskosten sowie Administrations- und Wartungsaufwände. Ein Unternehmen kann die genutzten Ressourcen innerhalb kurzer Zeiträume aufstocken und wieder freigegeben. Diese Elastizität der Cloud-Services ermöglicht es, die bezogenen Leistungen schnell an neue Anforderungen anzupassen. Sie profitieren zudem von der Erfahrung und Kompetenz, die der Cloud-Provider mitbringt und die sich gerade kleine und mittelständische Betriebe kaum selbst aneignen können.

Sicherheitsbedenken sollten die Einführung von Cloud-basierten Kommunikationslösungen nicht mehr verzögern. Schließlich erfüllen viele Anbieter heute Sicherheitsstandards, die das Niveau der meisten Unternehmen deutlich übertreffen. Insbesondere im deutschen Markt finden Anwender einige Anbieter, die Cloud-Services aus hochsicheren Rechenzentren in Deutschland bereitstellen. Studien wie der Cloud-Monitor 2017 von Bitkom Research belegen zwar, dass Sorgen um die Sicherheit nach wie vor das größte Hemmnis auf dem Weg in die Cloud sind, sie zeigen aber auch, dass immer mehr Unternehmen der Cloud vertrauen. Dennoch gibt es weiterhin Aufklärungsbedarf rund um Cloud-basierte Lösungen und viele Unternehmen benötigen Unterstützung, um sich angesichts des vielfältigen Angebots zurechtzufinden. Letztendlich profitieren sie vor allem dann von einer Cloud-basierten UC-Lösung, wenn diese genau auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Der Weg in die Wolke

Wer seine Kommunikation in die Cloud verlegen möchte, sollte sich zunächst ein klares Bild von Anforderungen und Zielsetzungen machen. Bei der Migration einer bestehenden On-Premise-Lösung in die Cloud ist sicherzustellen, dass der Vorgang möglichst nahtlos abläuft. Ein wichtiges Auswahlkriterium für eine Lösung ist daher, dass der volle Funktionsumfang der bislang genutzten On-Premise-Anlage auch in der Cloud zur Verfügung steht – unabhängig davon, welches Deployment-Modell ein Unternehmen wählt. Verantwortliche sollten dabei darauf achten, dass auch die Cloud-basierte Variante alle Integrationsanforderungen erfüllt, die das Unternehmen an eine Kommunikationslösung stellt.

Die Netzinfrastruktur in Deutschland ist heute so leistungsfähig, dass nahezu jedes Unternehmen die Voraussetzungen für Cloud-basierte Kommunikationsprozesse schaffen kann. Schließlich sind insbesondere die für Cloud-Telefonie benötigten Bandbreiten überschaubar. Je nach Größe und Telefonienutzung einer Firma führen maximal etwa 20 bis 40 Prozent der Mitarbeiter parallel externe Gespräche. Als Faustregel sollten pro Gespräch 100 kBit/s zur Verfügung stehen. Erwartet ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern bis zu 15 gleichzeitige externe Gespräche, benötigt es dementsprechend eine Bandbreite von 1,5 MBit/s – ein Wert, den die meisten Internetanschlüsse im Downstream problemlos übertreffen. Zu beachten ist allerdings, dass man diese Bandbreite auch im Upload benötigt. Optimal ist daher ein Anschluss mit garantiert verfügbaren, identischen Bandbreiten für Up- und Download. Zudem sind Quality-of-Service-Maßnahmen empfehlenswert, um die Sprachübertragung im Kundennetzwerk sowie zum Internet hin zu priorisieren.

Alle Funktionen, die UC-Lösungen als klassische On-Premise-Anlagen bieten, sind auch aus der Cloud verfügbar. Bild: Swyx

Auf diese Weise sind einwandfreie Gespräche auch bei einer hohen Netzwerkauslastung sichergestellt. Für größere Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern und durchschnittlicher bis überdurchschnittlicher Telefonienutzung ist es dagegen sinnvoll, einen designierten Internetanschluss nur für das Cloud-Angebot zu nutzen. Organisationen mit einem besonders hohen Bedarf können darüber hinaus in zusätzliche Qualitätssteigerungen des Netzwerks investieren.

Cloud ist nicht gleich Cloud

Unternehmen, die sich darauf vorbereiten, ihre Kommunikation in die Wolke zu verlagern, stehen dabei vor der Wahl zwischen verschiedenen Varianten von der Public bis hin zur Private Cloud. Für die ersten Schritte in die Cloud eignen sich zudem hybride Lösungen, die On-Premise-Anlagen mit ausgewählten Cloud-Services kombinieren.

Public-Cloud-Lösungen bieten sich besonders für kleinere Betriebe an, die ihren Bedarf durch ein standardisiertes Angebot abdecken können. Die wichtigsten Vorteile sind die hohe Schnelligkeit, mit der diese Services beziehen und skalieren können, und die vergleichsweise geringen Kosten. Die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, die ein Anbieter im Rahmen eines Public-Cloud-Modells bereitstellt, ermöglicht es gerade kleineren Unternehmen von einer modernen Kommunikationslösung zu profitieren: Sie wählen die benötigten UC-Anwendungen aus und beziehen diese als Services gegen eine monatliche Gebühr.

Dabei bieten ihnen „Pay-per-use“-Modelle die Möglichkeit, nur für die tatsächlich von ihnen genutzten Ressourcen zu zahlen. Außer für die verwendeten Endgeräte fallen keinerlei Hardware-Investitionen an. Für Wartung und Support ist der Cloud-Anbieter zuständig. Dadurch sind diese Lösungen optimal für Firmen, die keine eigene oder eine stark ausgelastete IT-Abteilung haben. Sobald Unternehmen individuellere Anforderungen an den Leistungsumfang ihrer UC-Lösung stellen, stößt die Public Cloud allerdings schnell an ihre Grenzen. Komplexe Funktionen und eine tiefe Integration in bestehende Anwendungen lassen sich im Rahmen des standardisierten Angebots meist nicht ohne Weiteres umsetzen.

Eine Private Cloud richtet man dagegen genau auf die Anforderungen der Organisation aus. Betreiben kann diese anschließend das Unternehmen selbst oder ein externer Anbieter, der die „private“ Cloud speziell für dieses Unternehmen eingerichtet hat. Das ermöglicht es, Private-Cloud-Lösungen für die jeweiligen Anforderungen maßzuschneidern. Bei Bedarf lassen sich zusätzliche Sicherheitsmechanismen implementieren, was diese Lösungen gerade für Unternehmen mit besonderen Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen attraktiv macht. Grundsätzlich sind UC-Lösungen aus der Private Cloud ideal für größere Organisationen geeignet, die einen vollständigen Leistungsumfang, tiefe Integrationsmöglichkeiten und ein hohes Maß an Individualität erwarten. Wer von diesen Vorteilen profitieren möchte, muss dafür mit höheren Kosten im Vergleich zu Public-Cloud-Lösungen rechnen.

Eine weitere Alternative bieten hybride Lösungen. Betriebe, die nicht sofort auf die Telekommunikationsanlage im Haus verzichten möchten, ergänzen diese mit ausgewählten Services aus der Cloud. So kann beispielsweise ein Unternehmen, das eine klassische On-Premise-Lösung nutzt, eine Contact-Center-Erweiterung aus einer Public Cloud hinzubuchen, um die Erreichbarkeit des Kunden-Service zu verbessern. Eine Inhouse-Lösung nach und nach durch Cloud-Services zu ergänzen kann ebenfalls ein Weg sein, um die eigene Kommunikationslösung flexibel an einen veränderten Bedarf anzupassen und die Migration in die Wolke schrittweise zu vollziehen. Entscheidend ist dabei, dass der Übergang von einer On-Premise- in eine Cloud-Lösung möglichst ohne Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs gelingt. Diese sind daher gut beraten, auf eine UC-Lösung zu setzen, die in verschiedenen Varianten und Deployment-Formen einen identischen Funktionsumfang bietet – ob im Rahmen einer On-Premise-Anlage, aus der Public oder Private Cloud. Eine solche Lösung unterstützt eine nahtlose Migration in die Cloud und ermöglicht Unternehmen, flexibel auf sich verändernde Anforderungen zu reagieren.

Multi-Clouds vereinen beide Welten

Auf dem Vormarsch sind zudem sogenannte Multi-Clouds, bei denen Unternehmen auf verschiedene Cloud-Angebote zurückgreifen. Dadurch können Firmen eine bestehende Kommunikationslösung aus einer Cloud durch zusätzliche Services wie Contact-Center-Erweiterungen oder Konferenzdienste aus anderen Clouds ergänzen. Damit können Unternehmen die Vorteile verschiedener Cloud-Modelle und -Anbieter im Rahmen eines Best-of-Breed-Ansatzes kombinieren. Die Kehrseite der vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten, die Multi-Clouds bieten, liegt in ihrer Komplexität. Verantwortliche sind gefordert, sich intensiv mit verschiedenen Angeboten auseinanderzusetzen und eine effektive Strategie für das Management von Multi-Clouds zu entwickeln. Nur so können sie sicherstellen, dass sie die am besten für das Unternehmen geeigneten Lösungen auswählen. Multi-Cloud-Lösungen eignen sich daher besonders für Unternehmen mit einer gut aufgestellten IT-Abteilung, die dieser komplexen Aufgabe gewachsen ist. Unternehmen, in deren IT-Abteilung die erforderlichen zeitlichen oder personellen Ressourcen fehlen, können das Multi-Cloud-Management alternativ auch an einen externen Dienstleister auslagern.

Martin Claßen ist Chief Technology Officer (CTO) bei Swyx Solutions ().