Im Zuge der Digitalisierung stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, die Anforderungen nach modernen Kommunikationsmitteln erfüllen zu müssen. Der IT-Dienstleister Sycor gibt Tipps, wie die technische Umsetzung von UC (Unified Communications) gelingt.

  1. Zeitgemäßes Arbeiten ermöglichen:

Mobiles und vernetztes Arbeiten ist eine Entwicklung, an dem heute kein Unternehmen mehr vorbeikommt. Wir lesen E-Mails unterwegs auf dem Smartphone oder tauschen uns mit einem Kollegen in einer Selbstverständlichkeit via Voice und VoIP aus. Voraussetzung hierfür sind moderne Kommunikationsmittel. Bei der Digitalisierung Ihrer Arbeitswelt empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass alle relevanten Daten auf einer sicheren (Stichwort: Information Protection) zentralen Oberfläche zur Verfügung stehen – unabhängig davon, welches Endgerät oder Betriebssystem genutzt wird. Die Leistungsfähigkeit lässt sich durch skalierbare Cloud-Lösungen sicherstellen, die unter anderem bei wirtschaftlichem und/oder Standortwachstum von Vorteil sind.

  1. Vorhandene Basis modernisieren:

Kaum ein Unternehmen wird sich komplett von seiner alten Kommunikationstechnik trennen. Stattdessen ist es für sie ratsamer, sich beraten zu lassen, wie sie die neuen Technologien – trotz Restmietzeit oder Abschreibung (etwa der TK-Anlage) – optimal und möglichst kostenneutral in Ihre bestehende Geschäftsprozesse einbinden können. Die heutigen Technologien erlauben eine transparente Integration von Cloud-Services in bestehende IT-Infrastrukturen. Gerade hybride Szenarien sorgen für eine optimale Unterstützung der Kerngeschäftsprozesse. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, einen Partner zu finden, der sowohl die Cloud- als auch die On-Premise-Welt der IT umfassend versteht.

  1. Korrekte Lizensierung:

Die digitale Transformation führt gerade in der Kommunikation zu vielen neuen Fragen in Bezug auf das Thema Software-Asset-Management. Mit der Einführung von Cloud-(PBX)-Technologien entsteht zwar schnell der Eindruck, man sei automatisch immer korrekt lizenziert. Häufig liegt die Tücke – und daraus resultierende unnötige Mehrkosten – im Detail. Cloud-Services machen gerade in hybriden Szenarien die Thematik komplexer. Umso wichtiger ist es, dass zentral gesteuert und ermittelt wird, welche Lösung zu welchem Anwender passt, ob eine Software standardisiert wird und an welchen Stellen Sie für Lizenzen oder Abos ohne produktiven Nutzen bezahlen.

  1. Security und Compliance sicherstellen:

Im Cloud-Zeitalter spielen Sicherheit und Compliance eine feste und wichtige Rolle. Diese teils neuen und zusätzlichen Herausforderungen sind im Mittelstand durch eigene fachliche Ressourcen meist nur sehr schwer umsetzbar. Daher geht der Trend deutlich dahin, dass ein Dienstleister das ITK-Management übernimmt. Dieser soll die Komplexität der Service-Orchestrierung für den Mittelstand managen. Zwar sind Kommunikationsapplikationen im Vergleich zu Geschäftsanwendungen gefühlt weniger kritisch, doch schon in der Verzahnung dieser Applikationen beginnt die Komplexität und gegenseitige Abhängigkeit. Auch hier geht es darum, auf Nummer sicher zu gehen. Die Auswahl des „richtigen“ Partners ist in diesem Zusammenhang entscheidend. Unternehmen sollten daher ausreichend Zeit einplanen und alle kritischen Punkte genau hinterfragen: Wie will der Dienstleister sicherstellen, dass er die Compliance- und Security-Vorgaben auch einhält? Und passen die genannten Methoden zum eigenen Geschäftsmodell? In einer vernetzten Welt empfiehlt es sich zudem, in das Portfolio des Dienstleisters zu schauen. Ist er auf einige wenige Themen fokussiert? Passen diese zueinander? Ist das nicht der Fall, kann dieser unter Umständen für die Anforderungen einer hybriden und dynamisch vernetzten Welt nicht geeignet sein – auch wenn der Dienstleister über die vergangenen Jahre hinweg ein lieb gewonnener Partner geworden ist.

  1. Mitarbeiter abholen:

Die neuesten Technologien sind in der Anschaffung zu teuer, wenn diese ungenutzt versauern und die Menschen in Ihrem Unternehmen weiterarbeiten wie bisher. Meist wird der Sinn darin hinterfragt oder die Mitarbeiter wurden schlicht mit den Neuerungen alleine gelassen. Um die User für die veränderten Arbeitsweisen zu sensibilisieren, sind Anwender-Trainings und aktives Change-Management gefragt. Sehr häufig wird der Generationenkonflikt unterschätzt: Idealerweise holt man Vertreter verschiedener Altersklassen an einen Tisch, analysiert deren Bedürfnisse und stimmt diese aufeinander ab. Erst dann macht es Sinn zu überlegen, welche Kommunikations- und Kollaborationsinstrumente infrage kommen.

Dirk Bugar ist Unified-Communications-Experte und Senior Consultant Technologie Services bei Sycor ().