Mit Mindmaps und Concept Maps lassen sich im IT-Bereich neue Projekte gut auf ihre Tragweite und Nebenwirkungen hin abschätzen. Noch besser eignen sie sich dazu, vorab die Assoziationen, Erwartungen und Verständnisse von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Fachgebieten auszuloten. So lassen sich Missverständnisse vermeiden, die sonst über Monate hinweg die Zusammenarbeit torpedieren können. LANline hat sich preiswerte und kostenlose Softwarelösungen für diesen Diagrammtyp angesehen, die möglichst „Meeting-tauglich“ sein sollten.

An Mindmaps scheiden sich die Geister. Es gibt Menschen, die kein Projekt beginnen, ohne vorher eine Begriffslandschaft dazu am Bildschirm zu entwerfen. Andere kämen niemals auf diese Idee und starren eher hilflos auf die Gebilde aus Wörtern, Kästchen und Pfeilen, die ihre Kollegen an die Wand zaubern – und hoffen inständig, dass diese aus ihrer Sicht allzu kreative Malphase schnell vorübergeht und dass man dann endlich übers Wesentliche reden kann.

Der Autor dieser Zeilen hat zugegebenermaßen auch seine Probleme mit allzu begeisterten Mindmap-Enthusiasten, weil er sich komplexe Probleme lieber in Arbeitsschritten als in abstrakten Strukturen erschließt und als Dokumentation dazu vorzugsweise Texte oder Präsentationen verfasst. Es gibt jedoch Problemkonstellationen, in denen Mindmaps unschlagbare Werkzeuge darstellen, und Projekte, die ohne eine Mindmap oder eine dazu adäquate Datensammlung, bildliche Darstellung und Dokumentation im Kickoff-Meeting mit höchster Wahrscheinlichkeit gegen die Wand fahren.

Zur Diagramm-Serie

Die LANline-Serie zu IT-geeigneten Freeware-Diagramm-Editoren ist als Fünfteiler in lockerer Folge erschienen. Teil eins führte ins Thema ein und erläuterte Diagrammtypen und die Testkriterien. Teil zwei befasste sich mit Editoren für Netzwerkdiagramme, Teil drei mit Werkzeugen für Datenflussdiagramme, Teil 4 mit Tools für Gantt- oder Projekt-Charts und Teil 5 widmet sich nun der Mindmap- und Concept-Map-Software.

Abstimmung in interdisziplinären Gruppen

Dabei geht es nicht primär um das typische „Brainstorming“, bei dem eine Mindmap der freien Ideensammlung dient. Die Stunde der Begriffskartographie schlägt vielmehr auch dann, wenn sich ein heterogen und interdisziplinär zusammengesetzter Personenkreis zu einem Vorhaben zusammenfinden muss, in dem jeder einzelne eine andere Vorstellung von der Thematik und einen anderen Zugang zum Sinn des Projekts hat.

Als Beispiel kann ein Arbeitskreis dienen, der im Rahmen fortschreitender Digitalisierung eine moderne Produktionsanlage gegen Cybergefahren absichern soll. Zusammentreffen könnten hier beispielsweise IT-Security-Fachleute, die IT-Leitung, Maschinenbauer, Vertreter der physischen Sicherheit, Entwickler, Compliance-Manager, der Werksleiter, der Datenschutzbeauftragte und ein interner oder externer Projektleiter, der das Team zusammenhalten soll und deshalb auch das Kickoff-Meeting zu gestalten hat.

Für fast jedem der Teilnehmer verbinden sich mit der Absicherung der OT-Umgebung („Operational Technology“, die Produktions-IT) völlig andere Vorstellungen, Hoffnungen und vermutlich auch Sorgen. Wer sich in genau diese Thematik einlesen will, findet in der LANline übrigens eine eigene Serie dazu – die Situation ist allerdings auch übertragbar auf nahezu jedes andere IT-Projekt, das abteilungsübergreifende Auswirkungen hat.

OT-Security-Serie in der LANline

  1. Orientierungshilfen für OT/IoT-Sicherheit: lanl.in/2KiWsot
  2. Assessments für die OT/IIoT-Sicherheit: lanl.in/2LnZFmk
  3. Zutritts- und Zugriffs-Management: lanl.in/2NNr7iF
  4. Ein SOC für IT und OT: lanl.in/2EDqCVa

Mindmap „on the fly“

Was im Beispielfall dabei herauskommen kann, wenn man beim Kickoff-Meeting die Gedanken der Teilnehmer zum neuen Projekt erfasst und in einer Mindmap darstellt, zeigt das Bild oben. Die Grafik stellt nicht nur dar, welche Abteilungen mit welchen Ideen und Verantwortlichkeiten involviert sind, sondern es sind auch gleich zu Beginn ungeklärte Probleme und kritische Haltungen erkennbar. Zudem ist der rote Pfeil unten interessant, denn er hält fest, was das ganze Projekt ausgelöst hat: Audit-Anforderungen von Kunden und Partnern. Im Unternehmensbereich ISMS/Compliance dürften deshalb wahrscheinlich auch die stärksten Förderer und Budget-Geber für die Absicherung der Produktionsumgebung stecken – aber die Kollegen dort haben gleich eine weitere Lücke entdeckt, nämlich ein fehlendes Krisen-Management.

Bild 2. Alles da – und auch recht hübsch: Wo echte Mindmap-Freeware gefragt ist, darf Freemind als Software der Wahl gelten.

Fragt sich nun, ob eine derartige Mindmap bereits direkt während des Meetings entstehen kann. Ja, dies ist möglich – aber nur dann, wenn derjenige, der die verwendete Software bedient, absolut sicher und geübt im Umgang damit ist. Entstehen durch das Mindmap-Programm Verzögerungen im Gespräch oder müht sich der „Begriffskartograph“ sichtlich mit seiner Technik ab, erstirbt der schnelle Gedankenaustausch in kürzester Zeit. Stehen also kein Mindmap-Profi oder eine wirklich leicht zu bedienende Software zur Verfügung, sollte der Meeting-Leiter lieber das gute alte Whiteboard bemühen oder die Gedanken der Kollegen nur protokollieren und dann gegebenenfalls später in eine Grafik umsetzen.

Der LANline-Test beschränkt sich auf lokal installierbare Programme mit lokaler Datenhaltung. Mindmap-Software, die als kostenloses Online-Tool nutzbar ist, berücksichtigt der Test nicht – einfach deshalb, weil es keine gute Idee ist, das Nachdenken über neue IT-Projekte einer Organisation auf einer Cloud-Plattform stattfinden zu lassen, deren Sicherheitsmerkmale man nicht wirklich kennt.

XMind 8 und XMind Zen

Zwei Programme, deren Bedienungsfreundlichkeit einer Mindmap-Erstellung „on the fly“ optimal entgegenkommen, sind XMind 8 und Xmind Zen. Beide sind leider nicht kostenlos, weisen aber verhältnismäßig moderate Lizenzkosten auf: XMind Zen kostet 4,58 Dollar pro Monat, XMind 8 hat einen Einzelkaufpreis von 129 Dollar. XMind 8 ist schon recht lange auf dem Markt und glänzt mit ausgereiften Profifunktionen, darunter einer Gantt-Chart-Ansicht, Mechanismen für folienbasierende Präsentationen und SVG-Export.

XMind Zen (getestet: Version 9.1.3) hat den moderneren Look, startet schneller und liefert stylischer anmutende Grafiken, etwa durch elegantere Linien zwischen den Mindmap-Knoten und durch die Möglichkeit, schnell zwischen verschiedenen Darstellungs- und Farbvorlagen zu wechseln. Hinzu kommt ein „Zen“-Mode, bei dem die Benutzeroberfläche zur Unterstützung der Konzentration aufs Projekt weitgehend versteckt bleibt.

Außerdem lassen sich bei der „Zen“-Variante die Gestaltungs- und Bearbeitungsfunktionen wie bei modernen Grafikprogrammen rechts als Werkzeugleisten einblenden, während XMind 8 ausschließlich auf Menüs setzt. Ein exakter Funktionsvergleich zwischen beiden XMind-Varianten findet sich unter support.xmind.net/hc/de/articles/360028231712-Was-sind-die-Unterschiede-zwischen-XMind-8-Pro-und-XMind-ZEN-.

Beiden Versionen gemein ist, dass sie recht aufgeräumt wirken und einer Mindmap-Erstellung im Verlauf eines Meetings durch gelungene Benutzerführung entgegenkommen. XMind 8 glänzt außerdem mit einem Modus, in dem sich Gedanken zunächst einmal ganz nüchtern in Tabellenform erfassen lassen, bevor sie die Software auf Knopfdruck in eine Mindmap umsetzt. Diese Arbeitsweise könnte es auch ungeübteren Mindmap-Artisten erlauben, bereits im Meeting mit der Darstellungssoftware ihrer Wahl zu arbeiten, eventuellen Bedienungsschwierigkeiten aber erst einmal aus dem Weg zu gehen. Leider ist diese Tabellen-Erfassungsfunktion in der Testversion von XMind 8 nicht freigeschaltet.

Es lohnt sich aber dennoch, beide XMind-Versionen einmal unter www.xmind.net/ als Testprodukte herunterzuladen, auszuprobieren und dann zu prüfen, ob sie nicht doch im Budget sind. Die in Bild 1 gezeigte Grafik wurde übrigens mit XMind Zen erstellt. Von XMind Zen und XMind 8 existieren Versionen für Windows, macOS und Linux. Darüber hinaus bietet der Hersteller kompatible Mobil-Varianten für iOS und Android an.

Gänzlich kostenlos: FreeMind

Einen beachtlichen Funktionsumfang ganz ohne Lizenzgebühren bietet das in Java geschriebene Programm „FreeMind“, das somit die Installation einer Java-Runtime-Umgebung voraussetzt. Erhältlich ist das Programm unter freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page für Windows, macOS, diverse Linux-Derivate, den OS/2-Abkömmling „eComStation“ und als Quellcode.

FreeMind (hier Version 1.0.1) wirkt auf den ersten Blick nicht ganz so zugänglich und durchschaubar wie vor allem XMind Zen. Es ähnelt von der Anmutung und der Funktionalität her der klassischen Benutzeroberfläche von XMind 8. Funktional lässt das Produkt auch für große Mindmaps und deren intensive Nachbearbeitung aber kaum Wünsche offen, sieht man von Spezialitäten wie einem Präsentationsmodus und einer Tabellen-Erfassungsfunktion einmal ab. Ein Anwender, der mit diesem Programm einen Mindmap-Aufbau im Meeting bestreiten will, sollte sich ins Anlegen neuer Knoten, das Zurücknehmen von Irrläufern, das Navigieren in großen Maps und die freie Gestaltung der Grafiken etwas ausführlicher einarbeiten als bei XMind und vor allem üben, wie er eine wachsende Mindmap mittels der Ansichtsfunktionen immer wieder attraktiv in den Mittelpunkt des Bildschirms rücken kann.

Bild 3. Was ist denn das? Freeplane und sein Tutorial können den unvorbereiteten Benutzer mit ihrer Bild- und Funktionsvielfalt auf den ersten Blick geradezu erschlagen. Nach und nach zeigt sich dann, dass man es hier mit einem hochentwickelten Knowledge-Management-Werkzeug zu tun hat.

Wie Bild 2 erkennen lässt, ist auch die Gestaltung der FreeMind-Maps durchaus attraktiv. Die „Modernität“ der Anmutung liegt irgendwo zwischen den Diagrammen der zuvor behandelten Programme XMind 8 und XMind Zen. Beeindruckend ist überdies die Zahl der Export-Möglichkeiten in Text-, Bild-, Java-Applet-, HTML-, XML- und PDF-Form, die eine Weiterverwendung in Text- und Präsentationsprogrammen sehr erleichtert. Fazit: Ein Mindmap-Power-User, der keine kommerzielle Software kaufen darf und ein wenig vorausschauende Auseinandersetzung mit seinem Werkzeug als Arbeitsgrundlage akzeptiert, kann FreeMind uneingeschränkt als vollwertigen Ersatz betrachten.

Spielerischer Overkill: Freeplane

Freeplane (im Test: Version 1.7.3) kommt als kostenlose „Mindmap- und Knowledge-Management-Software“ daher und will somit von vornherein explizit anders sein als ein schnödes Mindmap-Programm. Beim ersten Aufruf der Software – der Startbildschirm wirkt wie ein Produkt aus einem Workshop „kreatives Fingermalen“ – stand zufällig Bettina Weßelmann hinter mir, meine geschätzte Co-Autorin vieler Security-Beiträge in der LANline.

Während ich mich von der Funktionsvielfalt, der etwas chaotischen Anmutung des Programms und der noch chaotischeren Einführungs-Mindmap des schnell dazu geladenen interaktiven „Tutorials“ erst einmal fast erschlagen fühlte und sofort murrte, hier sei ja nicht einmal die zentrale Funktion zum Einfügen eines Hauptknotens und weiterer Unterknoten auf Anhieb zu finden, fand meine Zuschauerin solch schnelle Ablehnung wohl niveaulos und schickte mir von hinten kurz über die Bemerkung über die Schulter: „Probier doch ‚Bearbeiten‘“. „Warum bitte soll das dort sein? Ich will ein Icon.“ „Nun mach doch.“ War ja klar, sie hatte recht. Warum hatte ich mich verwirren lassen und sie nicht? Und die wichtigste Bearbeitungsfunktion eines Programms im Bearbeiten-Menü zu suchen, das liegt doch nahe. Komisch.

Freeplane ist von der Benutzerführung her einfach ein wenig gegen den Strich üblicher Allerwelts-Softwareprodukte gebürstet. Das Programm ist eine Welt für sich. Für das hier in den Mittelpunkt gestellte Testszenario würde ich es nur absoluten Fans auch abgedrehter Wissens-Management-Methodik und Anwendern mit echtem Einarbeitungswillen empfehlen – aber die Software bietet definitiv Anlass für einen separaten, ausführlichen Test, für den hier kein Platz ist.

Es gibt Funktionen für Zeit- und Aufgabenplanung, Formeln, Skript-Verarbeitung, Multimedia-Einbindung und mehr und überdies dann noch ein Plug-in-Angebot, das so exotische Dinge wie komplette Wissens-Management-Tools, ein Issue-Based-Information-System (IBIS) und integrierte verschlüsselte Ablagen umfasst, die die Verarbeitung vertraulicher Inhalte in einer Mindmap erlauben. Auch Präsentations-Module a la XMind lassen sich integrieren.

Freeplane ist primär auf den persönlichen Bedarf von Menschen ausgerichtet, die ihr Wissen oder eigene Projekte mittels Mindmap-artigen Strukturen organisieren und sich im echten Sinne des Wortes „ein Bild davon“ machen wollen. Dazu passt auch, dass es in Freeplane weit weniger Export-Möglichkeiten gibt als etwa bei FreeMind.

Dr. Johannes Wiele ist Security-Spezialist in München.