Moderne IT-Projekte tendieren zu ausufernder Komplexität und wollen mit immer mehr Abteilungen im Unternehmen abgesprochen sein – von den Finanzen über den Datenschutz bis zu Fachabteilungen und Geschäftsleitung. Ein Mehrbenutzer-Set von Microsoft Project, dem heimlichen Star für Projekt-Management-Software, wird aus Budgetgründen nur glücklichen Teams zuteil. Es gibt jedoch kostenfreie Alternativen.

Dieser Folge der LANline-Testreihe zu Freeware-Diagrammwerkzeugen muss ein „Disclaimer“ vorangestellt werden: Es gibt Risiken und Nebenwirkungen. Zum Teil betreffen sie die Erwartungshaltung an Projekt-Management-Software im Allgemeinen, zum Teil die an die Alternativen zum teuren Platzhirsch Microsoft Project. Apropos teuer: Ja, MS Project kostet mehr als Office and Friends, aber Projekt-Manager sollten dennoch bei Bedarf nie vergessen, nach möglichen Rabatten zu fragen, wenn bereits andere Software des Herstellers im Haus ist. Selbst Office qualifiziert hier mitunter für kostengünstige Lizenzen.

Die Erwartungshaltung an Projekt-Management-Software an sich ist dann überzogen, wenn Anwender glauben, ein Riesenprojekt mit einer Unzahl an Abhängigkeiten zwischen Projektschritten und Modulen würde allein durch den Kunstgriff beherrschbarer, das Ungetüm in ein IT-gestütztes Projekt-Chart zu quetschen. Das Ergebnis solch eines Ansatzes kann durchaus ein aus vielen DIN-A4-Blättern zusammengeklebter, 2,30 × 0,90 m großer Wandplan sein, dessen unzählige Einzel-Zeitfenster für Teilprojekte von sieben oder mehr Abteilungen freigegeben werden – und dies bei einer projektierten Gesamtlaufzeit von etwa 18 Monaten (Basis: Erfahrungswerte des Autors).

Bild 1. Erste Schritte in ein neues Projekt: GanttProject ist aufgeräumt und übersichtlich. Das Programm schreckt auch Projekt-Management-Laien nicht ab.

Selbst in einer hoch motivierten, perfekten Organisation wird solch ein Gebilde spätestens drei Wochen nach dem Start erste Schwierigkeiten aufwerfen, weil bestimmte Abhängigkeiten im geplanten Zeitverlauf nicht aufzulösen sind oder multiple Einzelverzögerungen auftreten. Gar nicht so selten kommt es außerdem vor, dass selbst grobe Planungsfehler nicht auffallen, weil die hinzugezogenen Fachabteilungs-Mitarbeiter im Projektteam das ihnen vermutlich im PDF-Format übermittelte Riesen-Chart auf ihrem kleinen PC-Bildschirm gar nicht bis in den letzten Winkel durchschauen und es aus Verzweiflung einfach freigeben – und dann, genau wie der Projektleiter, lieber in LinkedIn den wohlbekannten Schalter auf „offen für neue Herausforderungen“ setzen, als sich wirklich einzuarbeiten und an einen Erfolg des Projekts zu glauben.

Tools sind nicht alles

Die einzige Waffe gegen diese Probleme ist nicht noch „bessere“, durch ein noch perfekteres Tool unterstützte Planung, sondern eine Aufgliederung des Gesamtprojekts in möglichst viele voneinander unabhängige Schritte, sodass der Weg zum Ziel fehlertoleranter wird. Wer das nicht glaubt, lese den in der Wissenschaftsgeschichte der Organisationstheorie berühmten Aufsatz „The Science of Muddling-Through“ von Charles E. Lindblom aus dem Public Administration Review, Jg. 19., 1959, S.79–88 (ISBN 0-829-03504-4). Er zeigt anhand von Untersuchungen, dass komplexe und sich schnell verändernde Welten eine auf sie bezogene Planung umso schneller überholen und obsolet machen, je komplexer und weitreichender die Planung ist. Deshalb kann es sinnvoller sein, sich mit begrenzten Maßnahmen immer wieder reaktiv „durchzuwurschteln“, als den Planungsaufwand verzweifelt immer weiter zu erhöhen und dennoch der Realität hinterherzuhecheln. Die IT allerdings ist zwar ein Paradebeispiel für zugleich komplexe und dynamische Zusammenhänge, lässt aus Compliance-Gründen das Durchwurschteln aber nicht immer zu.

Was die Erwartung an Alternativen zu MS Project angeht, ist auch kein großer Optimismus angebracht. Zwar mag es sein, dass ein im Team mit gleichen Rechten und gleichem Funktionsumfang an jedem Arbeitsplatz verteiltes Tool an sich besser ist als jene Konstellation, bei der nur der Projekt-Manager über das Starprogramm verfügt und die übrigen Teammitglieder mit PDFs, Ausdrucken oder halbgaren Viewer-Anzeigen leben müssen. Aber an den Entwicklungsstand von MS Project mit seiner inzwischen vielfältigen Anbindung an Business-Umgebungen und weitere Softwareprodukte kommen gerade Freeware-Alternativen kaum heran.

Unser Test greift deshalb auf reine Freeware-Tools zurück, die wirklich jeder im Team installieren kann, nimmt jedoch zugleich an, dass der Projekt-Manager gut darin ist, Großprojekte in kleinere Module zu zerlegen. Unter diesen Voraussetzungen kommt man auch mit freien Produkten recht gut zurecht.

Bild 2. Der gleiche Status beim Alternativprogramm: ProjectLibre zielt mit seinem Funktions- und Auswertungsumfang auf professionelle Projekt-Manager.

Die interessantesten Funktionen, über die MS Project verfügt und die freie Softwareprodukte somit möglichst ebenfalls haben sollten, sind:

  • Erstellung von Gantt-Charts mit der üblichen Anzeige und automatischen Berücksichtigung von Abhängigkeiten, Unterprojekten, Datumsangaben, dem Fortschritt und den zugeordneten Ressourcen mitsamt ihrer Auslastung,
  • Export von PDFs oder vergleichbaren portablen Dateien, die auch Mitarbeitern ohne Programm zumindest ein Lesen des Charts ermöglichen, und
  • Import und Export von Dateien im Project-Format (MPP) – allerdings erstens ein Wunschtraum und zweitens wegen des Risikos von Informationsverlusten mit vielen Fragezeichen behaftet.

Bei der Recherche nach passender Software im Web stellte sich schnell heraus, dass recht wenige echte Freeware-Programme auf diesem Sektor existieren. Softwareentwickler rechnen sich eben aus, dass der Grund für die Suche nach ihren Produkten eben häufig der Microsoft-Preis ist, und hoffen deshalb, mit deutlich billigeren Programmen noch guten Gewinn machen zu können.

Lästig daran ist, dass etliche Werke dieser Art erst als „frei“ beworben werden, man aber bei genauerem Hinsehen merkt, dass die tatsächlich kostenlosen Versionen in irgendeiner Form so limitiert sind, dass sie sich für ein reales Projekt nicht eignen.

Sollte man dennoch über kommerzielle MS-Project-Alternativen nachdenken? Es gibt ein Gegenargument aus praktischer Erfahrung: Sobald der Projekt-Manager das Ansinnen bekanntgibt, für eine Projektsoftware Geld ausgeben zu wollen, bricht im wirklichen Leben meist ein Streit aus, warum es dann nicht gleich das „Original“ sein kann, da die kostenpflichtigen Alternativen ja meist die gleichen Kompatibilitätsprobleme zur Microsoft-Welt mit sich bringen wie die völlig kostenfreien. Ausgewählt haben wir für diesen Test die Produkte GanttProject und ProjectLibre.

GanttProject

GanttProject findet sich auf www.ganttproject.biz zum Download. Als Java-Programm steht das Produkt für Windows, Linux und macOS zur Verfügung. Damit das System lauffähig ist, muss der User zuvor eine Java-Runtime installieren. Die Seite des Anbieters liefert dazu den passenden Link, die beiden Installationen müssen gegebenenfalls jedoch nacheinander absolviert werden.

Beim Vorwärtsklicken Richtung Download kann sich der Anwender für einen Moment durchaus an der Nase herumgeführt fühlen, denn aufgrund der optischen Gestaltung der Download-Seite sieht es zunächst so aus, als sei das „freie“ Programm ohne eine „Spende“ per Kreditkarte oder Paypal gar nicht zu bekommen. Der zusätzliche Link nach dem Motto „Du willst ohne Spende ’runterladen? Ist auch o.k.“ fällt erst bei genauerem Hinsehen ins Auge, funktioniert jedoch problemlos – wobei es der Anbieter aber nicht lassen kann, noch einmal um die Angabe der E-Mail-Adresse zu bitten, um später an die Spende erinnern zu können. Auch dies lässt sich umgehen, wobei man eine angemessene „Donation“ bei Gefallen aber durchaus in Betracht ziehen sollte.

Unser Windows-7-PC hat eine Java-Runtime an Bord, also probierten wir es mit der sofortigen Installation, derzeit Version 2.8.6. Bei der Einrichtung fällt auf, dass sich ein Modul für das Öffnen von MPP-Dateien optional mitinstallieren lässt. Das verspricht spannend zu werden!

Installation und erster Aufruf gehen auffällig schnell vonstatten. Ein wenig verwundert es nur, dass das Programmfenster beim ersten Start nicht genau den Bildschirm trifft, es „hängt links heraus“ – ein Manko, das allerdings schnell zu beheben ist und offenbar keine Nebenwirkungen mit sich bringt.

Die Oberfläche erinnert sofort an MS Project, wirkt allerdings sehr aufgeräumt. Die Darstellung zeigt die übliche Kalenderoberfläche mit dem aktuellen Tag als Startzeitpunkt. Links daneben findet sich die ebenfalls wohlbekannte Tabelle zu den Tasks oder „Vorgängen“. Die Menüs für die Werkzeugleiste wirken so leer, dass sich für einen Moment die Frage aufdrängt, wie denn dort komplexe Projektverläufe mit Abhängigkeiten überhaupt zu erfassen sein sollen. Die Lösung heißt allerdings einfach: Anfangen. Man legt einen „neuen Vorgang“ an und gibt ihm danach via Rechtsklick die gewünschten Eigenschaften – Dauer, Ressourcen, Farben und Muster für die Darstellung, Priorität, Meilenstein oder nicht und über „Vorgänger“ auch eventuelle Abhängigkeiten. Kritische Vorgänge (solche mit Abhängigkeiten) lassen sich hervorheben.

Die Ressourcen für ein Projekt sind separat zu erfassen und lassen sich in den Vorgangseigenschaften zuweisen. Später überwacht das Programm ihre Auslastung. Bei der Eingabe der Ressourcen sind Kontaktdaten aufgelistet, die jeweilige Verantwortlichkeit bestimmt – und es lässt sich ein abstrakter „Preis“ angeben, der am Ende eine grobe Kostenabschätzung ermöglicht. Baselines, die den Projektfortschritt und Verzögerungen verdeutlichen, stehen ebenfalls zur Verfügung. Per Verschieben der Start- oder Enddaten im Hauptbildschirm lässt sich der tatsächliche Status einzelner Vorgänge schnell dynamisch aufnehmen – dauert ein Vorgang länger als geplant, zeigt sich dies dann anhand eines roten Balkens, bei früherem Abschluss taucht ein grüner Marker auf. Zu jedem Gantt-Diagramm zeigt die Software per Mausklick auch ein Ressourcen- und ein Pert-Diagramm an.

Tested by LANline

GanttProject
www.ganttproject.biz

+ kostenlose Version verfügbar
+ schnelle Installation
+ für kleinere und mittlere Projekte gut geeignet

− nicht immer zuverlässige MS-Project-Kompatibilität
− keine Aufteilung großer Charts
− für komplexe Projekte wenig geeignet

ProjectLibre
sourceforge.net/projects/projectlibre/files/latest/download

+ kostenlose Version verfügbar
+ hohe Flexibilität
+ näher am Vorbild MS Project

− schwierig für ungeübte Anwender
− kein Report-Generator
− keine perfekte Kompatibilität zu MS Project

Kurzes Fazit nach längerem Ausprobieren: Wer mit MS Project schon einmal zu tun hatte, findet sich hier schnell zurecht und dürfte mit dem Aufbau eines Gantt-Charts für ein kleineres oder mittleres Projekt keinerlei Probleme haben. Wem es tatsächlich „nur“ um eine übersichtliche Projektdarstellung und -kontrolle geht, kann mit dem Programm gut, erfolgreich und zuverlässig arbeiten. Und selbst wer mit der MS-Project-Logik noch nie in Berührung gekommen ist, wird sich hier nach einer kurzen Einweisung leidlich heimisch fühlen und mitarbeiten können.

Bleibt die kritische Frage nach Kompatibilität, speziell der zu MS Project. Versuche mit einem Stapel unterschiedlicher MPP-Dateien ergaben, dass der Import in GanttProject oft gut funktioniert, zuweilen aber auch gar nicht – das Programm schließt dann zwar den Importvorgang angeblich ab, zeigt aber nichts an. In einigen Fällen blieben einzelne Ressourcen- oder Vorgangseigenschaften außen vor – und zweimal geschah besonders Kritisches: Die jeweils letzte Änderung eines Start- oder Abschlussdatums in Project war nach dem Import nach GanttProject wieder verschwunden.

Was also fehlt, ist Zuverlässigkeit. Die allerdings ist nicht einmal dann immer gewährleistet, wenn man in reinen MS-Project-Umgebungen mit unterschiedlichen Programmversionen operiert. Bei hoch komplexen Gantt-Charts, deren Informationsvielfalt sich nur noch mühsam verifizieren lässt, ist grundsätzlich immer die Arbeit mit derselben Version desselben Programms an allen Arbeitsplätzen anzuraten.

In Sachen Export bietet GanttProject folgende Möglichkeiten: MS Project MPX oder XML, Bitmap, CSV, HTML-Report und PDF-Report. Bei den Bitmaps wird nur das Gantt-Diagramm an sich abgespeichert, die Reports enthalten in mehreren Blättern untereinander die generellen Projektdaten, die Ressourcendaten, das Gantt-Chart und das Ressourcendiagramm. Was sich während des Tests nicht fand, war eine Möglichkeit, lange Gantt-Charts auf mehrere PDF-„Blätter“ aufzuteilen. Dies scheint nur über die Druckfunktion und Umleitung des Drucks in eine Datei möglich zu sein.

ProjectLibre

ProjectLibre ist das Nachfolge-Open-Source-Project zu OpenProj und steht unter sourceforge.net/projects/projectlibre/files/latest/download kostenlos zur Verfügung. Auch dieses Produkt basiert auf Java und ist für mehrere Betriebssystem-Plattformen erhältlich: Windows, Linux, BSD, macOS und Solaris. Unter projectlibre.de/cms/links.php findet sich eine umfangreiche, teilweise in deutscher Sprache verfügbare Dokumentation.

Die Installation der aktuellen Version 1.7 läuft ähnlich schnell ab wie bei GanttProject. Beim Start allerdings geht es sofort anders zu. Man muss wählen, ob man ein neues Projekt starten oder ein altes öffnen will – und im ersten Fall fordert ProjecLibre erst einmal einen Projektnamen, die Angabe eines Managers und eines Startdatums an. Die Entwickler haben offenbar ein Faible für geordnetes Vorgehen und halten nichts von neugierigem Herumspielen.

Wieder dürften sich MS-Project-Kenner mit der Benutzeroberfläche recht schnell anfreunden können. Die Logik ist hier allerdings ein wenig anders als bei GanttProject: Man gibt die Task-Eigenschaften primär nicht über einen Rechtsklick ein, sondern notiert sie im linken Teil des Bildschirms direkt in die Task-Tabelle. Späteres Ändern klappt natürlich auch per Doppelklick auf den jeweiligen Task.

Im Übrigen funktioniert das Anlegen und Durchgestalten eines Projekts hier nicht anders als in GanttProject. Nur sind alle Funktionen detaillierter, haben mehr Optionen und lassen größere Flexibilität zu – angefangen bei den Ressourcen, die neben „Personen“ auch „Material“ sein können, über die umfangreicheren Möglichkeiten zur Kostenberechnung, die Funktionen zur Auslastungs- und Fortschrittsüberwachung, die detailliertere Angabe von Projektstart- und -endpunkten bis hinunter zum Zweistundenrhythmus pro Tag, die Einstellungen zu Regel- und Sonderarbeitszeiten, die Aufteilung der Seiten beim Druck etc. Bei den Darstellungsformen kommt zu denen, die GanttProject zu bieten hat, noch eine explizite Kostenaufstellung (WBS-Grafik) hinzu.

Zur Serie

Die LANline-Serie zu IT-geeigneten Freeware-Diagramm-Editoren erscheint als Fünfteiler in lockerer Folge. Teil 1 (www.lanline.de/mal-dir-deine-welt) führt ins Thema ein und erläutert Diagrammtypen und die Testkriterien. Teil 2 (www.lanline.de/software-fuer-netzwerkdiagramme) befasst sich mit Editoren für Netzwerkdiagramme, Teil 3 (www.lanline.de/software-fuer-datenfluss-diagramme) mit Werkzeugen für Datenflussdiagramme, Teil 4 mit Tools für Gantt- oder Projektcharts und Teil 5 mit Mindmap- und Concept-Map-Software.

Insgesamt rückt ProjectLibre dem Vorbild Microsoft Project deutlich näher als GanttProject und erfüllt größere Informations- und professionellere Projekt-Management-Ansprüche, wartet dafür aber auch mit genau jener Bedienkomplexität auf, die ungeübten Projekt-Managern bei der Erfassung neuer Vorhaben und deren Leitung schnell den Schweiß auf die Stirn treiben kann, weil zum ausufernden Projekt auch noch ein schwer durchschaubarer Funktionsaufwand in genau jenem Werkzeug kommt, dass das Projekt doch angeblich zähmen sollte. Dieser Effekt dürfte sich auch dann auswirken, wenn die Software im Rahmen eines Projekts auch an Mitarbeiter ausgeteilt wird, die mit softwaregestütztem Projekt-Management zuvor nichts zu tun hatten.

ProjectLibre ist beim Importieren von MPP-Dateien besser – im Test wurden die meisten gut übernommen. Eine kleine Web-Recherche fördert aber auch hier schnell Berichte von fehlerhaften Datei-Austauschvorgängen bei umfangreichen Projekten zutage.

Speichern lassen sich die Projekte im ProjectLibre-Format und als MS Project XML. Ein PDF-Export steht ebenfalls zur Verfügung. Ein Berichtgenerator wie bei GanttProject fehlt, dafür lässt sich eine deutlich größere Zahl an Auswertungen direkt auf den Bildschirm holen und dort nebeneinander anordnen.

Fazit

GanttProject und ProjectLibre sind kein echter MS-Project-Ersatz, können unter bestimmten Voraussetzungen jedoch durchaus als Alternativen dienen. GanttProject empfiehlt sich für jeden, der ohne große Projekt-Management-Erfahrung Hilfe beim anschaulichen Entwickeln und Nachverfolgen eines Projekts sucht. Das Programm ließe sich durchaus sinnvoll auch an eine Gruppe von Projekt-Management-Laien verteilen, die ein wenig Anleitung von einem „Einäugigen unter den Blinden“ bekommen. ProjectLibre dagegen ist etwas für ambitionierte Projekt-Manager, die mit den vielen Funktionen und Optionen im Programm tatsächlich etwas anfangen können und vielleicht MS Project gern hätten, es aber nicht bekommen oder zahlen können. Sie finden zu diesem Programm inzwischen auch umfangreiche Literatur im Web, die bewährte Projekt-Management-Prinzipien auf die Möglichkeiten der Software anwendet und deren Umsetzung zeigt. Die Hoffnung, eine gemischte MS-Project- und Freeware-Tool-Umgebung könnte jemals reibungslos funktionieren, können beide Programme allerdings nicht stützen.

Dr. Johannes Wiele ist Security-Spezialist und Awareness-Berater