Mit dem Einsatz von Software in Unternehmen stellt sich immer die Frage nach der richtigen Lizenzierung. Oft ist die manuelle Erfassung des Softwarebestands recht umständlich. Einerseits besteht die Gefahr, dass man installierte Pakete nicht erfasst, also eine Unterlizenzierung und damit eine unbefugte Nutzung vorliegt. Andererseits können auch mehr Lizenzen vorhanden sein, als das Unternehmen tatsächlich benötigt, was IT-Budget verschwendet. IT-Verantwortliche sollten hier schon aus eigenem Interesse aktiv werden. Denn Softwarelizenzen gehören mittlerweile zu den wesentlichen IT-Kostenfaktoren.

Eine Motivation zur Lizenzkontrolle besteht durch die Rechtslage: In den Lizenzverträgen sichern sich Softwarehersteller im Normalfall mit der sogenannten Prüfungsklausel das Recht zu, Audits durchzuführen. Weichen die Ergebnisse dieser Erhebungen vom gemeldeten Stand ab, kann das unangenehme Folgen für das Unternehmen haben. Diese können von zivilrechtlichen Konsequenzen wie Schadensersatz, Nachlizenzierung oder dem Verbot der weiteren Nutzung bis hin zu strafrechtlichen Maßnahmen wie Geldstrafen reichen – in extremen Fällen sogar bis zur Freiheitsstrafe.

Licht ins Dunkel

Erforderlich ist damit also ein unternehmensweites Software-Asset-Management (SAM). Dabei handelt es sich nicht nur um eine schlichte, einmalige Inventarisierung. SAM besteht aus mehreren, unterschiedlichen Elementen. Die effiziente Erfassung des aktuellen Status erfordert ein Inventarisierungsmodul. Dieses durchsucht automatisiert das Unternehmensnetzwerk und erfasst die installierte Software. Neben der Bezeichnung registriert sie auch die Produkt-ID, die Größe der Installation, den Installationspfad und die Version.

Für den Administrator empfiehlt sich im Zusammenhang mit dieser Datenerfassung auch ein Software-Metering. Mit diesem kann er die Verwendung der Applikationen nachvollziehen. Kombiniert man dieses Metering mit einer Applikationskontrolle, erhält der Verantwortliche zudem ein sehr präzises Steuerungswerkzeug. Über Berechtigungen kann er damit einstellen, wer die Erlaubnis für die Nutzung der Software hat. Die Applikationskontrolle ermöglicht so nicht nur die lizenzrechtlich korrekte Verwendung von Software, sondern wirkt zugleich als Sicherheitsmaßnahme gegen den Zugriff unbefugter Personen.

Ein weiterer Aspekt einer optionalen SAM-Lösung ist die Software-Implementierung auf den Endgeräten. Damit kann der Administrator automatisiert die Installation oder Deinstallation von Betriebssystemen und Anwendungen regeln. In der Praxis haben sich hier sowohl die Nutzung eines spezialisierten Deployment-Moduls als auch eine ins Patch-Management übergreifende Lösung für Managed Software bewährt. Automatisiertes Patch-Management erleichtert es dem Administrator beträchtlich, gefährliche Sicherheitslücken zu schließen.

Eine Inventarisierung des Lizenzbestands erlaubt eine aussagekräftige Zuordnung vorhandener Installationen zu einem Produkt. Bild: Baramundi

Abgerundet wird ein umfassendes SAM durch ein Request-Management (RM) für die Interaktion mit den Anwendern: Damit der Administrator nicht jede Anfrage einzeln beantworten muss, fungiert das RM als zentrale Anlaufstelle für Softwarewünsche und erlaubt den Nutzern, sich über einen Self-Service-Kiosk mit den von der IT genehmigten Anwendungen zu versorgen.

Das eigentliche Herzstück eines SAMs ist aber das Lizenz-Management. Anhand eines Verzeichnisses der Lizenzbedingungen erfolgt die Lizenzprüfung: Ein Lizenz-Manager-Modul vergleicht die Daten der Software-Inventarisierung mit den verfügbaren Lizenzen und den Anforderungen des Lizenzgebers. Daraus ergibt sich eine Übersicht zum Ist-Zustand der Lizenzsituation. Die Lizenzverwaltung sollte dabei Vertragsinformationen, eine Möglichkeit zum Dokumenten-Upload, Angaben zu Lizenzdaten und zur Produktverwendung sowie Verknüpfungen zu Rahmenverträgen enthalten. Optional kann der Lizenzverantwortliche hier zusätzlich einen Produktkatalog einsetzen. Darin sind spezifische Informationen zu vielen Lizenzen hinterlegt, zum Beispiel Name, Edition, Version oder die Vertragsart. Diese stehen dem Verantwortlichen dann einheitlich im SAM zur Verfügung, sodass er sie nicht von Hand eintragen muss.

Unterschiedliche Akteure, unterschiedliche Interessen

Software-Asset-Management adressiert einen breiten Bereich an Aufgaben im Unternehmen. Dabei sind die Verantwortlichkeiten je nach Unternehmensgröße in mehreren Abteilungen angesiedelt. So arbeiten oft IT-Administration, Lizenz-Management, Beschaffung, Top-Management und bei Bedarf auch externe Berater beim Thema SAM zusammen. Die Interessenslagen der verschiedenen Akteure sind dabei durchaus unterschiedlich. So liegt der Fokus der Systemadministration vor allem auf der Unterstützung der Anwender und dem Betrieb der IT-Infrastruktur. Aufgaben um das Software-Asset-Management sind hier nur selten Thema. Das Lizenz-Management ist jedoch auf die Informationen der Systemadministration angewiesen, dient es doch als Bindeglied zwischen IT und kaufmännischer Abteilung.

Um dem Einkauf ein klares Bild von der Ist-Situation zu verschaffen und Aussagen über fehlende oder überschüssige Lizenzen zu treffen, benötigt das Lizenz-Management klare Berichte – ohne zu großen Detailreichtum und hohe Komplexität. Denn die Priorität des Einkaufs ist es, für die besten Vertragskonditionen zu sorgen – ihn interessieren IT-Prozesse nur am Rande. Das Top-Management wiederum will ein klares Bild darüber erhalten, welche Budgets wie ausgeschöpft werden und ob noch weitere Mittel erforderlich sind. Es interessiert sich vor allem für die Einhaltung des Budgets, die Vermeidung ungeplanter Nachzahlungen und die Compliance, für die es verantwortlich zeichnet.

Um diese unterschiedlichen Interessen unter einen Hut zu bekommen, empfiehlt sich ein enger Austausch zwischen den unternehmensinternen Akteuren. Im Fall eines Audits ist ein externer SAM-Berater durch seine Erfahrung und Expertenwissen eine große Hilfe.

Fallstricke drohen

Welche Fallstricke drohen beim Software-Asset-Management? Zunächst gilt es, gewachsene Lizenzstrukturen, Abhängigkeiten und individuelle Lizenzmodelle zu berücksichtigen. Zudem kann die Handhabung der einzelnen Lizenz- und Vertragselemente sehr komplex sein. Viele Lösungen sind deshalb sehr umfangreich und bieten den Entscheidern in den jeweiligen Abteilungen im Normalfall keine schnelle, einfache Übersicht.

Anstelle eines mit Funktionen überladenen Systems oder der spartanischen Verwaltung mittels Excel-Tabellen ist häufig der Mittelweg besser: Für viele Unternehmen reicht eine leistungsfähige, aber dennoch leichtgewichtige Lösung vollkommen aus. Um die im Software-Asset-Management erhobenen Daten auch reibungslos weiterverarbeiten zu können, sollte eine solche Lösung über entsprechende Schnittstellen verfügen, um zum Beispiel über das unternehmenseigene System einen automatischen Beschaffungsprozess anstoßen zu können oder sich in eine allgemeine Verwaltungssoftware einbinden zu lassen. Ebenso wichtig sind die Berichtsfunktionen: Selbstverständlich müssen sich die Berichtsdaten auch nach Verwendungsart aufbereiten lassen – je nachdem, ob sie für eine Bilanz, Produkt- oder Lizenzübersicht, einen Bericht zur Lizenznutzung oder den Stand der aktuellen Verträge erforderlich sind.

Das SAM verschafft dem Verantwortlichen Einblick in die Details zu den genutzten Applikationen und Betriebssystemen. Bild: Baramundi

Nach Prüfung der aktuellen Situation kann das Software-Asset-Management zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. So könnte es sein, dass eine erworbene Lizenz auch für Vorgängerversionen gilt – es also unnötig ist, dafür gesondert Rechte zu erwerben. Ebenfalls wäre es möglich, dass ein Überschuss bei Softwarewartungsverträgen vorliegt. In diesem Fall können Entscheider aus dem Einkauf, gegebenenfalls in Rücksprache mit der IT-Abteilung und dem Top-Management, eine Reduzierung nicht benötigter Wartung ins Spiel bringen. Oder man entfernt nicht genutzte Software, um eine bestehende Unterlizenzierung zu korrigieren.

Mit der Einführung eines effizienten, leichtgewichtigen Software-Asset-Managements lässt sich die Zusammenarbeit der relevanten Akteure im Unternehmen deutlich verbessern, da sich so der Kenntnisstand aller Beteiligten unkompliziert auf das gleiche Niveau bringen lässt. Einen großen Mehrwert bietet das SAM, wenn es in Kombination mit einer plattformübergreifenden Unified-Endpoint-Management-Lösung zum Einsatz kommt: IT-Verantwortliche können damit direkt und übersichtlich die Aufgaben abarbeiten, die sich aus der jeweiligen Lizenzsituation ergeben. So vermeidet das Unternehmen unnötige Mehrarbeit – was letztendlich auch dem Betriebsergebnis zugute kommt.

Peter Meivers ist Senior Product Manager bei Baramundi Software, www.baramundi.de.