Ob im Büro, unterwegs oder im Home-Office: Teams müssen heute effektiv zusammenarbeiten, wo auch immer sich die einzelnen Mitglieder gerade befinden. Videokonferenzen bilden dafür eine wichtige Grundlage. Es gibt verschiedene Systeme auf dem Markt, die sich für verschiedene Szenarien eignen.

Videokonferenzen ermöglichen interaktive Live-Meetings zwischen Menschen an unterschiedlichen Orten. Mitarbeiter können vom Tablet, Smartphone oder PC daran teilnehmen und so miteinander kommunizieren, als säßen sie im selben Raum. Dabei arbeiten sie gemeinsam an Dokumenten, tauschen Dateien aus, teilen ihren Bildschirm mit anderen Teilnehmern oder führen Präsentationen vor. Auf diese Weise entsteht eine moderne, flexible und ortsunabhängige Form der Zusammenarbeit, die für Unternehmen viele Vorteile bringt.

Videokonferenzen sparen zum Beispiel bis zu 30 Prozent an Kosten, weil Mitarbeiter weniger Dienstreisen unternehmen müssen. Rechnet man Flug- und Übernachtungskosten zusammen, schlägt eine Geschäftsreise durchschnittlich mit 900 Euro zu Buche. Videokonferenzen kosten Unternehmen im Durchschnitt dagegen nur rund 70 Euro im Monat. Weil zudem Reisezeiten wegfallen, können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit effektiver nutzen. Gleichzeitig sind sie produktiver, da sie während der Videokonferenz fokussiert zusammenarbeiten. Denn im Vergleich zu einer Telefonkonferenz sind Teilnehmer weniger abgelenkt.

So haben Studien ergeben, dass es während einer Videokonferenz 30 bis 60 Prozent der Zeit Augenkontakt gibt, wodurch sich die aktive Beteiligung am Meeting um 22 Prozent steigert und die Bearbeitung von Aufgaben um bis zu 26 Prozent zunimmt. Insgesamt empfinden 94 Prozent der Anwender, dass sich die Effizienz und Produktivität dank Videokonferenzen erhöht.

Für jedes Einsatzgebiet das richtige System

Man unterscheidet drei Arten von Videokonferenz-Systemen, die sich zudem für verschiedene Szenarien eignen: Desktop-Systeme, Set-Top-Boxen und Raumsysteme. Desktop-Systeme haben den Vorteil, dass Anwender sie direkt auf ihrem PC nutzen können. Dadurch haben sie während der Konferenz Zugriff auf ihre eigenen Dateien und installierten Programme. Es fallen lediglich Softwarekosten an, da PCs heute in der Regel bereits mit einer Webcam und einem Mikrofon ausgestattet sind. Sie sind besonders für den kleinen Besprechungsbereich geeignet.
Set-Top-Boxen sind Kompaktsysteme, die eine komplette Videokonferenzanlage umfassen, bestehend aus einer hardwarebasierten Multipoint Control Unit (MCU), einer Kamera und einem Mikrofon/Lautsprecher. Zusätzlich benötigt man lediglich einen Monitor und einen Netzwerkanschluss. Solche Set-Top-Boxen wiegen nicht viel, lassen sich einfach installieren und sind daher besonders für den mobilen Einsatz geeignet. Die MCU wird also meistens mitgeliefert und die Systeme agieren vor Ort als abgeschlossene Einheit und wählen sich gegenseitig an.
Raumsysteme sind dafür gedacht, kleine, mittlere und große Konferenzräume, Boardrooms oder Auditorien auszustatten. In der Regel umfassen die leistungsstarken Anlagen Kameras, Raummikrofone und große Monitore. Sie sind modular aufgebaut und lassen sich variabel an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.

Der Markt an Herstellern von Videokonferenzsystemen ist groß. Die bekanntesten Gerätehersteller sind Cisco, Poly, Lifesize und Logitech. Zu den beliebtesten Softwareanbietern zählen Microsoft, Zoom, Google, Webex (Cisco) oder GoToMeeting. Sowohl Cisco als auch Poly bieten hochwertige Telepräsenzsysteme für große Räume.
Microsoft liefert in Zusammenarbeit mit Logitech, Poly, Lenovo, HP und Yealink Videosysteme, die sich perfekt an alle Raumgrößen anpassen. Ob es Besprechungsecken, kleine, mittlere oder große Räume sind, spielt dabei keine Rolle. Mit der entsprechenden Videokamera und Audioperipherie erfüllen diese Systeme – genannt Microsoft Teams Rooms oder früher Skype Room Systems – die Anforderungen für jede Raumgröße. All diese Systeme arbeiten auf Basis der Applikationen Microsoft Teams oder Skype for Business und ermöglichen so die gleiche Bedienung wie beim Endgerät auf dem Schreibtisch. Die Zeit der proprietären Hardware und Bedienung im Meeting-Raum ist damit vorbei, denn der Nutzer findet den bekannten Arbeitsplatz auch im Meeting-Raum vor und weiß ihn ad hoc zu bedienen.

Microsoft Teams Rooms erlaubt außerdem HD-Konferenzen als Raumsystemlösung mit mehreren Displays. Nutzer können mit ihrem Microsoft-Teams-Login schnell und einfach an einer Konferenz teilnehmen, Inhalte teilen oder Dateien hochladen. Über ein Touchscreen-Tablet, das Center of Room Control, und Teams- oder Skype-for-Business-Clients lassen sich Konferenzen verwalten und Inhalte präsentieren. Bei einer Zwei-Bildschirm-Ausstattung sehen die Konferenzteilnehmer dann auf dem einem Monitor die Teilnehmer und auf dem anderen den geteilten Inhalt. Erhältlich als Teil von Office 365 können Nutzer Video-Calls einfach direkt aus verschiedenen Anwendungen starten oder auch mit Outlook planen. Für Unternehmen, die ohnehin Office 365 einsetzen, bietet Microsoft Teams daher eine optimale Umgebung für eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation.

Auch reine Softwarelösungen wie Zoom und Google Hangouts haben viele Fans. Zoom vereint Videokonferenzen, Online-Meetings, Chat und mobile Zusammenarbeit. Da es sich um einen Cloud-Service handelt, lässt er sich mit beliebiger Hardware einsetzen. Google Hangouts ist ebenfalls Cloud-basiert und umfasst einen Dienst für Videokonferenzen (Hangouts Meet) und Instant Messaging (Hangouts Chat). Beide gehören zur G-Suite, Googles Collaboration-Paket. Der Anwender muss sich bei diesen Systemen mit der entsprechenden Bedienoberfläche zusätzlich vertraut machen.

On-Premises oder Cloud?

Wie so oft stellt sich auch bei Videokonferenzsystemen die Frage, ob eine On-Premises- oder eine Cloud-Lösung die bessere Wahl ist. Die Cloud bietet maximale Flexibilität, Skalierbarkeit, unendliche Performance und bessere Kostentransparenz. Unternehmen können damit schnell eine agile und schlanke Kommunikationsinfrastruktur aufbauen und zahlen nur das, was sie auch tatsächlich nutzen. Außerdem entlastet eine Cloud-basierte Videobrücke die eigene IT-Infrastruktur und bietet meist mehrere Knotenpunkte. Das sorgt für eine hohe Qualität bei der Bild- und Tonübertragung, selbst wenn Konferenzteilnehmer räumlich weit voneinander entfernt sind. Auch in puncto Sicherheit bringt die Cloud einen Vorteil, denn die Videobrücken befinden sich nicht in der lokalen Infrastruktur, sondern werden vom Cloud-Provider überwacht und gesichert.

Es gibt jedoch Unternehmen, die aus Compliance-Gründen keine Cloud-Services nutzen möchten oder dürfen. Organisationen im Gesundheits- und Finanzsektor unterliegen zum Beispiel strengen Datenschutzrichtlinien, die Cloud-Anbieter nicht immer erfüllen. Sie müssen daher weiter auf ihre lokalen Umgebungen setzen oder hybride Strukturen wählen, etwa eine On-Premises-MCU mit erweiterten Cloud-Kapazitäten. Eine hybride Lösung empfiehlt sich auch für Unternehmen, die bereits in Kommunikationsstrukturen investiert haben, die sich nicht ohne Weiteres in die Cloud migrieren lassen.

Störungsfreie Videokonferenzen – worauf es ankommt

Mitarbeiter eine Videokonferenzlösung gerne nutzen, müssen sowohl Video als auch Audio in hoher Qualität und störungsfrei funktionieren. Vor allem die Möglichkeit, den Bildschirm mit anderen zu teilen, spielt für die meisten Unternehmen in der Praxis eine wichtige Rolle. Mitarbeiter sollten außerdem schnell und unkompliziert an einer Konferenz teilnehmen können, wo immer sie sich gerade befinden und welches Endgerät sie nutzen. Schwierig wird es, wenn Unternehmen zusammenarbeiten möchten, die unterschiedliche Videokonferenzsysteme verwenden. Der eine hat vielleicht in Skype for Business investiert, der andere in eine Cisco-Lösung. Hier empfiehlt sich der Einsatz eines Cloud-basierten Interoperabilitäts-Services wie UCInterop. Er fungiert als Brücke zwischen den verschiedenen Systemen, sodass jeder Teilnehmer seine favorisierte Lösung beim gemeinsamen Meeting verwenden kann. Damit spielt es keine Rolle mehr, mit wem und welcher Lösung der Anwender kommunizieren will, da UCInterop der Mediator ist.

Videokonferenzen bringen viele Vorteile und spielen eine wichtige Rolle für die Umsetzung von flexiblen Arbeitsmodellen. Davon profitieren nicht nur Organisationen, die international aufgestellt sind. Auch kleinere und mittelständische Unternehmen gewinnen, denn junge Fachkräfte erwarten von ihrem Arbeitgeber heute moderne Kommunikationslösungen. Bei der Wahl des passenden Systems müssen sich Unternehmen bewusst sein, mit welchen anderen Lösungen es zusammenspielen muss und wie sie sich langfristig ausrichten möchten.

Dietmar Kraume ist Director Technology bei SoftwareOne, www.softwareone.com.