Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ist gerade dabei, sich zu verändern. Denn neuen Mitarbeitern, vor allem aus der Generation der sogenannten Digital Natives, ist nicht nur Flexibilität bezüglich Arbeitszeit und -ort immer wichtiger. Sie wollen auch im Beruf die Technik nutzen, die sie auch privat tagtäglich verwenden, beispielsweise Messenger, mobile Endgeräte oder Cloud-Services.

Schon lange greifen Begriffe wie der digitale Arbeitsplatz beziehungsweise Digital Workplace solche Themen auf. „Doch dabei hält es sich wie bei der Digitalisierung: Jeder spricht darüber, aber bisher ist erst wenig davon durchgesetzt“, erklärt Mathias Müller, Leiter BU Innovative Consulting bei der Digatus IT Group, während einer Vortragsreihe zum Thema „Arbeiten 4.0“ des IT-Service-Anbieters.

Damit sich Konzepte des mobilen Arbeitens umsetzen lassen, ist die Cloud unverzichtbar. Sie gewinnt laut verschiedenen Studien allmählich auch in der Breite zunehmend an Akzeptanz. Dazu hat mitunter auch Microsoft mit Office 365 beigetragen.

Mathias Müller von Digatus erklärte, wie für Unternehmen der Weg in die Cloud mit Office 365 gelingen kann. Bild: Digatus

In seinem Vortrag erläuterte Müller, wie Unternehmen mit Office 365 der Weg in die Cloud gelingen kann. Dazu sei zunächst intern zu klären, aus welchen Gründen man in die Cloud migrieren will, wer die treibende Kraft dahinter im Unternehmen ist, welche wichtigen Faktoren dafür sprechen und welchen Cloud-Anbieter man wählt.

„Wichtig ist es, generelle Bedenken und auch mögliche Zweifel von Mitarbeitern ernst zu nehmen. Alle möglichen ‚Blocking Points‘ sollten unbedingt geklärt werden“, rät Müller. Schließlich sollen die Mitarbeiter ja die Technik auch nutzen.

Ebenso sollten Unternehmen eine klare Strategie formulieren und dabei kurz-, mittel- und langfristige Ziele definieren. Laut Müller kann als langfristiges Ziel etwa das mobile Arbeiten der Mitarbeiter stehen, während ein kurzfristiges Ziel zunächst lediglich die Umsetzung von ersten Überlegungen in einem Projekt ist.

Auch dürfe eine Organisation nicht vergessen, dass für die Migration in die Cloud einige Grundlagen im Vorfeld zu klären sind. „Dies umfasst eine Analyse der PC-Landschaft. Denn Cloud-Services benötigen ebenfalls einige Mindestanforderungen bei der Hardware. Aber es ist beispielsweise auch das Klären von Security-Fragen, etwa zum Identity-Management, wichtig“, erklärt Müller. Möglicherweise reiche auch die Bandbreite vor Ort nicht aus. Dies alles sollte bereits im Vorfeld geklärt werden, um den späteren Aufwand möglichst gering zu halten.

Da sich Cloud-Services ständig weiterentwickeln und von den Cloud-Anbietern regelmäßig neue Updates erhalten, ist es laut Müller von Vorteil, offen gegenüber Änderungen zu sein und diese auch im Projekt zu berücksichtigen. Sonst kann es beispielsweise sein, dass ein Produkt bereits überholt ist, wenn es fertig implementiert ist. „Der schlimmste Fall ist es, wenn man eine Cloud-Infrastruktur nach der Implementierung erst wieder auf den Stand der Technik bringen muss“, sagt der Digatus-Mann.

Damit die Cloud-Migration erfolgreich ist, kommt es auch auf die Mitarbeiter an. Wenn diese die neue Technik nicht nutzen, ist das Ziel verfehlt. Aus diesem Grund ist es laut Müller notwendig, dass die Mitarbeiter die neuen Services ausgiebig testen und man ihr Feedback in die Weiterentwicklung einfließen lässt.

Social Intranet

Wie eine fertige digitale Arbeitsplattform in der Praxis aussehen kann, stellte Stefan Forster, Partner Account Manager bei MondayCoffee, in seinem Vortrag vor. Mit CoffeeNet 365 hat das Schweizer Unternehmen einen Work-Hub im Portfolio, der auf SharePoint basiert. Die Lösung lässt sich am besten als soziales Intranet beschreiben. Dort finden Mitarbeiter nicht nur alle Unternehmensinfos, sondern haben auch die Möglichkeit, News in den Arbeitsgruppen zu publizieren, die wiederrum auf der Startseite aggregiert werden, und diese zu kommentieren oder miteinander zu chatten. Auch der Zugriff auf alle Office 365 Tools wie E-Mail, Kalender etc. ist über die individuell gestaltbare Oberfläche möglich.

Für die Zusammenarbeit mit Kollegen kann jeder befugte Angestellte virtuelle Arbeitsräume – auch mit externen Projektteilnehmern –  erstellen. Die Einladung erfolgt via E-Mail. Laut Forster lassen sich aber auch zusätzliche Parameter zur Authentifizierung festlegen. Durch eine farbliche Kategorisierung ist zudem auf dem ersten Blick ersichtlich, ob externe Teilnehmer in einem solchen virtuellen Arbeitsraum sind. Alle Mitglieder eines Projekts haben auf diese Weise Zugriff auf sämtliche damit verknüpften Ressourcen sowie Tools von Office 365. Auch eine Integration zu Microsoft Teams ist vorhanden.

Ein weiteres wichtiges Merkmal der Plattform ist das Dokumenten-Management-System. Hier biete CoffeeNet 365 die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter – sofern auch alle online sind – an einem Dokument arbeiten. Dabei können Nutzer sehen, an welcher Stelle im Dokument der andere gerade arbeitet. Für die schnelle Kommunikation gibt es ebenfalls eine Chat-Funktion innerhalb des Dokuments. Es besteht aber auch die Möglichkeit, eine Datei auszuchecken, sodass sie kein weiterer Kollege bearbeiten kann.

Das Dokument wird anschließend in der gleichen Datei als neue Version gespeichert – möglicherweise gelöschte Informationen aus einer älteren Version bleiben aber auf dem SharePoint erhalten sowie auffindbar. Auf diese Weise verhindere man, dass mehrere Varianten eines Dokuments erstellt und per Mail-Anhang herumgeschickt werden. Das Teilen der Datei ist anschließend einfach per Link möglich.

„Mit CoffeeNet 365 wollen wir eine Plattform schaffen, die Mitarbeiter genügend Anreize gibt, sie morgens aufzurufen und für ihre Arbeit zu nutzen“, erklärt Foster. Dadurch, dass dem Nutzer alle relevanten News und Dokumente aus den verschiedenen Arbeitsgruppen auch auf der Startseite angezeigt werden, hat er alle wichtigen Informationen, die er für die Arbeit benötigt, an einer zentralen Stelle gesammelt.

Client-Management in der Cloud

Wie sich Clients in der Cloud verwalten lassen, erläuterte hingegen Bizcon-Vorstand Dr. Holger Ewen. Denn obwohl die Angestellten in einem Unternehmen zunehmend von verschiedenen Orten aus arbeiten: „Der PC bleibt Haupteinsatzinstrument“, so Ewen. Durch die Cloud ändere sich jedoch die Art des Client- und Software-Managements, da die Geräte sich häufig nicht mehr in der lokalen Infrastruktur oder Domäne befinden. Eine Möglichkeit sei es, auf dem Client eine aktuelle Windows-Version über einen USB-Stick oder via zuvor heruntergeladenen Image zu installieren. Via Azure Active Directory (AD) lasse sich der PC anschließend an der Cloud mit E-Mail und Passwort am Client-Management anmelden.

Mit Azure AD besteht die Möglichkeit, Benutzeridentitäten zu verwalten und informationsbasierte Zugriffsrichtlinien zu erstellen sowie auf alle in Azure AD integrierten Services von Drittanbietern zuzugreifen. Zudem biete Azure AD mit der Premium-Version die Möglichkeit, die Benutzerinformationen auch aus lokalen Netzwerken mit der Cloud zu synchronisieren. An dieser Stelle rät Ewen jedoch dazu, das gesamte Applikationsportfolio zu überprüfen, da Apps zum Teil andere Umgebungsinformationen aus der Domäne voraussetzten, um zu funktionieren.

Für die Konfiguration und Softwareverteilung gibt es verschiedene Wege. „Azure AD als Authentifizierungsdatenbank bietet nämlich keine Gruppenrichtlinien zur Client-Konfiguration“, erläutert Ewen. Administratoren können daher entweder einen lokales SCCM verwenden und dieses zum Internet öffnen, ein Cloud-Verwaltungs-Gateway einsetzen oder ein Co-Management über die Cloud-basierte MDM-Lösung (Mobile-Device-Management) Intune betreiben.

Für die Softwareverteilung auf verschiedenen Clients bietet Bizcon noch einen anderen Weg an. Dazu dockt das Unternehmen einen Blob Storage, den Objektspeicher-Service von Azure, an Azure AD an. Dort lassen sich dann beispielsweise Softwarepakete, Settings und Log-Files ablegen. Eine Installer-App auf dem Client suche anschließend in regelmäßigen Abständen nach Patches in der Cloud und biete dem Nutzer zudem die Möglichkeit, über eine Softwareliste die benötigte Lösung herunterzuladen und zu installieren. Laut Ewen können Administratoren auch via Fernzugriff diesen Prozess durchführen.

IT-Verantwortliche erhalten über eine Administratoren-App eine Schnittstelle zum Blob Storage, um dort etwa die benötigten Dateien hochzuladen oder die Installationskonfigurationen und Settings sowie Auswertungen vorzunehmen. „Für uns ist Azure AD eine sinnvolle Alternative zum herkömmlichen Vorgehen. Auf diese Weise lässt sich mit einem Management von Clients, Software und Einstellungen in der Cloud die heutigen Einsatzszenarien eines Digital Workplaces erheblich vereinfachen“, resümierte Ewen.

Timo Scheibe ist Redakteur bei der LANline.