Smart-Office-Konzept
Büroflächen datenbasiert optimieren
Mit Hilfe der Digitalisierung lassen sich moderne Bürokonzepte umsetzen, die den hohen Anforderungen der Zeit gerecht werden. Das Smart-Office vernetzt Menschen, Geräte und Systeme im Bürogebäude und bietet neue Anwendungsmöglichkeiten. Diese reichen von der Auslastungsanalyse bis hin zur sogenannten Indoor-Navigation.
Zu den beliebtesten Use Cases des Smart-Office-Konzepts zählen die Auslastungsoptimierung und Verdichtung von Büroflächen. Traditionell richten Unternehmen pro Mitarbeiter einen Arbeitsplatz ein. Diese Plätze sind jedoch selten voll belegt. Stattdessen lassen sich anhand von Daten flexible Arbeitsplatzkonzepte umsetzen. Mitarbeiter haben keinen festen Tisch mehr, sondern buchen ihren Platz bei Bedarf über eine Smartphone-App. Dadurch lässt sich die benötigte Fläche erheblich reduzieren.
Dafür sammeln und aggregieren sogenannte Desk- und Space-Tracker – kleine IoT-Sensoren, angeklebt unter den Schreibtischen oder Sensoren, die an der Decke über Infrarot Daten erfassen – kontinuierlich Temperatur-, Näherungs- und Bewegungsdaten und übertragen diese an ein Analyseprogramm in der Cloud. So lässt sich genau messen, wann ein Tisch belegt ist und wann nicht.
Das Konzept der bedarfsgerechten Raumverteilung lässt sich auch auf die Parkplätze übertragen. In der Regel können Unternehmen nicht genügend Tiefgaragenplätze für ihre Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Nicht jeder, der einen Parkplatz ergattert hat, nutzt diesen jedoch jeden Tag. Mit Smart-Office-Technik können Unternehmen genau messen, wann welcher Parkplatz ausgelastet ist.
Sensoren ermöglichen es zum Beispiel, die Raumauslastung, Temperatur und Luftqualität zu messen. Anhand der Daten erfolgt die automatisierte Steuerung der Klimaanlage, Heizung und Belüftung. Dadurch lassen sich Energiekosten sparen und Emissionen reduzieren. Gleichzeitig haben die Büronutzer jederzeit die Möglichkeit, schnell und einfach über sogenannte Feedback-Panels mit der Gebäudeverwaltung zu kommunizieren. Smart-Office-Technik trägt auch dazu bei, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich Mitarbeiter wohlfühlen. Sie können ihren Arbeitsplatz, Meeting-Raum oder Parkplatz zum Beispiel bequem per App buchen oder nutzen als „Schlüssel“ der Zugangskontrolle ihr Smartphone. Auch eine Indoor-Navigation erhöht den Komfort. Sie erleichtert in großen, komplexen Gebäuden die Orientierung und hilft Mitarbeitern oder Besuchern, Räume schneller zu finden.
Die Technik hängt vom Use Case ab
Um ein Smart-Office-Projekt umzusetzen, benötigen Unternehmen die passende Hard- und Software. Sensoren messen die gewünschten Parameter und senden ihre Daten an eine IoT-Plattform. Dort erfolgt eine Sammlung und Auswertung der Daten. Auf Basis der Analyseergebnisse erfolgt die automatisierte Steuerung von Systemen und Geräten. Welche Komponenten am besten geeignet sind, hängt jedoch immer vom Use Case ab. Bevor Unternehmen sich Gedanken über die Technik machen, sollten sie also stets zunächst klären, welche Ziele sie eigentlich erreichen wollen und was der beste Weg dorthin ist.
Es gibt zum Beispiel viele Möglichkeiten, eine Auslastungsanalyse durchzuführen. Um zu ermitteln, wie viele Menschen sich in einem Raum befinden, können Sensoren am Stuhl oder Tisch oder auch eine Kamera an der Decke zum Einsatz kommen. Eine weitere Lösung wäre, die Temperatur oder den CO2-Gehalt im Raum zu messen. Die Wahl der Technik hängt unter anderem davon ab, wie genau die Messung sein soll. Auch die Umgebungsbedingungen spielen eine wichtige Rolle. In einem Neubau kann man zum Beispiel moderne Lampensysteme installieren, in denen bereits vielfältige Sensorik integriert ist. In einer Retrofit-Situation gilt es dagegen, Lösungen zu finden, die sich in die bestehende Gebäudetechnik integrieren lassen. Dabei geht es auch darum, möglichst kabellos zu vernetzen und Batteriewechsel in den Sensoren zu vermeiden.
Die IoT-Plattform ist gewissermaßen das Gehirn des Smart-Office. Ein Beispiel wäre die Cloud-basierte Lösung Thing-it der Bad Homburger PropTech Thing Technologies, die auch im gerade eröffneten „Cube“ in Berlin zum Einsatz kommt. Dort laufen alle Daten zusammen und von hier aus erfolgt eine Ansteuerung der einzelnen Komponenten. Bei der Wahl der Lösung sollten Unternehmen darauf achten, dass sie über offene Schnittstellen verfügt, modular aufgebaut ist und gut skaliert. Im Idealfall lassen sich Gebäudesysteme verschiedener Hersteller einbinden – ob Heizung, Belüftung oder Schließanlagen. So bildet nur eine Plattform zahlreiche Use Cases ab. Das vereinfacht die Handhabung erheblich. Ein Facility-Manager, der mehrere Gebäude betreut, kann diese mit derselben Software administrieren, auch wenn dort unterschiedliche Techniken verbaut sind. Gleichzeitig lässt der modulare Aufbau Spielraum für künftige Entwicklungen. Wenn ein Unternehmen zunächst mit einer Auslastungsanalyse startet und später eine Indoor-Navigation hinzufügen möchte, muss es lediglich weitere Sensoren einbinden.
Auch das Frontend sollte modular aufgebaut sein. Unternehmen können so verschiedene Funktionen für verschiedene Nutzergruppen freischalten. Vielleicht soll die Parkplatzbuchung zunächst nur für ausgewählte Mitarbeiter möglich sein, die Arbeitsplatzbuchung jedoch für alle. Außerdem ist es wichtig, dass sich Inhalte in der App zielgruppengerecht ausspielen lassen. Ein Besucher sieht andere Informationen als ein Mitarbeiter. Er erhält zum Beispiel den Zugang für das Gäste-WLAN oder eine Navigation zum Besprechungsraum, in dem sein Meeting stattfindet.
Auf den Datenschutz achten
Um Smart-Office-Funktionen zu realisieren, erfolgt die Sammlung und Auswertung von Daten. Bei all der Sensorik, die zum Einsatz kommt, hat so mancher Mitarbeiter vielleicht ein mulmiges Gefühl. Bedeutet dies nicht stärkere Überwachung? Wertet der Arbeitgeber jetzt aus, wann ich an meinem Arbeitsplatz sitze und wie lange ich Pause mache? Tatsächlich wären solche Analysen ein Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung, sofern sie ohne Einverständnis der Mitarbeiter stattfinden. Denn sobald Daten sich einer konkreten Person zuordnen lassen, fallen sie unter die DSGVO. Unternehmen müssen also penibel darauf achten, dass sie die Datenschutzrichtlinien einhalten.
Auslastungsanalyse
Für eine Auslastungsanalyse sind ohnehin keine personalisierten Daten erforderlich. Meist reicht es aus, die Ergebnisse in einer Heat Map darzustellen, die keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulässt. Smart-Office-Apps sollten Nutzern zudem die Möglichkeit bieten, unerwünschte Funktionen zu deaktivieren. Spricht sich ein Mitarbeiter oder Besucher zum Beispiel gegen eine Lokalisierung aus, kann er die Indoor-Navigation abstellen.
Von Anfang an sollten der Betriebsrat und die IT-Security-Abteilung in das Smart-Office-Projekt eingebunden sein. Denn sowohl die Unterstützung der Belegschaft als auch angemessener Schutz gegen Cyberrisiken sind entscheidend für den Erfolg.
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