Consumer- vs. Business-Lösungen
Chat und Video für die Generation Z
Gerade erst sind die Millennials fester Bestandteil des Arbeitsmarkts geworden, da steht mit der Generation Z auch schon die Nachfolgegeneration in den Startlöchern. Im Gegensatz zu ihren Vorgängergenerationen ist sie in eine bereits digitalisierte Welt hineingeboren worden und nicht nur mit dem Internet, sondern auch mit einer endlosen Zahl an Apps und mobilen Endgeräten aufgewachsen. Dies verändert auch ihre Anforderungen an das Arbeitsumfeld in erheblichem Ausmaß.
Angehörige der Generation Z sind es gewohnt, jederzeit miteinander zu kommunizieren und an Informationen zu gelangen. Sie wissen, welche Tools sie benötigen, um Aufgaben jederzeit und überall erledigen zu können. Die Freiheit und Flexibilität, die sich daraus ergeben, erwarten sie auch an ihrem potenziellen Arbeitsplatz. Daher bringt die Generation Z nicht nur technisches und digitales Know-how, sondern auch entsprechende Ansprüche an ihren zukünftigen Arbeitsplatz mit. Darauf müssen Unternehmen jetzt achten, wenn sie die jungen Berufsanwärter für sich gewinnen wollen.
Basis: Mobile Endgeräte
PCs sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, die meisten Arbeitsprozesse finden mittlerweile digital statt. Ein optimales Umfeld also für die Generation Z? Leider nicht immer. In einigen Unternehmen setzt man nach wie vor ausschließlich auf Desktop-Computer statt Laptops, von Tablets und Smartphones ganz zu schweigen. In manchen Berufsfeldern sind leistungsstarke Rechner notwendig, damit man effizient arbeiten kann, nicht zuletzt auch in der IT. In den meisten anderen Berufen sollte allerdings ein gut ausgestatteter Laptop zum Arbeitsplatz gehören, bestenfalls mit der Möglichkeit, ihn für eine bessere Übersicht und leichteres Arbeiten an einen externen Bildschirm anzuschließen.
Dies ist der erste Schritt, Mitarbeitern der Generation Z die Freiheit und Flexibilität zu ermöglichen, die sie sich wünschen. Andere mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets sind je nach Rolle im Unternehmen mal ein nettes Plus, mal ein notwendiges und hilfreiches Muss. Wichtig bei der Wahl der Geräte ist, dass sie Betriebssysteme verwenden, die untereinander kompatibel sind. Genauso wichtig ist, dass die Endgeräte mit der Hard- und Software ausgestattet sind, die der jeweilige Aufgabenbereich erfordert. Auf jeden Fall sollten Unternehmen darauf achten, dass sie ihren Mitarbeitern Tools für eine effiziente Kommunikation an die Hand geben, die es ihnen ermöglichen, untereinander zu jeder Zeit und an jedem Ort Absprachen zu treffen, Meetings abzuhalten und miteinander zu kommunizieren. Dazu sollten unter anderem ein Business-Chat-Tool sowie eine Videokonferenzlösung gehören.
Business-Chats als E-Mail-Ersatz
Laut Studien sind E-Mails so gefragt wie nie: Die Zahl der weltweit pro Tag versendeten E-Mails belief sich im Jahr 2018 auf etwa 281 Milliarden, für 2022 wird sogar ein Anstieg auf rund 333 Milliarden E-Mails täglich prognostiziert. Es scheint also, als könnte die E-Mail in den kommenden Jahren ihr Comeback feiern. Dennoch dürften es E-Mails künftig besonders im Arbeitsumfeld schwer haben: E-Mails sind den zukünftigen Arbeitnehmern der Generation Z zu langsam, um in ihrer schnelllebigen Welt mithalten zu können.
Sie sind mit Instant-Messaging-Services und Consumer-Apps wie FaceTime, Skype und WhatsApp aufgewachsen. Diese Apps ermöglichen eine wesentlich schnellere Kommunikation und haben die Art und Weise, wie wir kommunizieren, maßgeblich beeinflusst. Allerdings sind nicht alle für die Verwendung im Unternehmensumfeld geeignet und sind teilweise auch nicht gern von Vorständen gesehen. IT-Teams in Unternehmen sind daher bemüht, die gleiche hochwertige und schnelle Bedienbarkeit an den Arbeitsplatz zu bringen. Business-Chat-Tools, die Echtzeit-Kommunikation und schnelle Reaktionen ermöglichen, sind hier besser geeignet und sollten an keinem modernen Arbeitsplatz fehlen. Es gibt eine Vielzahl solcher Lösungen, die sich bezüglich des Preises und des Funktionsumfangs teilweise erheblich voneinander unterscheiden.
Auf jeden Fall enthalten sollte die Business-Chat-Lösung die Wahlmöglichkeit zwischen einer App, die man auf Laptops, Smartphones und Tablets installieren kann, und einer Web-Anwendung, in die sich Arbeitnehmer immer und überall einloggen können. Zudem sollte sie neben den Chats mit nur einer weiteren Person auch die Möglichkeit für Gruppen-Chats bieten. Besonders wichtig für die Arbeit in Unternehmen ist zudem eine integrierte Filesharing-Funktion, damit Arbeitnehmer Dokumente schnell und einfach miteinander teilen können.
Die meisten Business-Chat-Tools bieten außerdem die Möglichkeit der Videotelefonie, wie die Generation Z sie beispielsweise von Skype oder FaceTime kennt. Hier ist idealerweise eine Option für das Screensharing integriert, damit die Anwender im Telefonat Bildschirme zugänglich machen können und somit alle Teilnehmer das Gleiche sehen. Ein zusätzliches Plus bieten Messaging-Tools, die die Einbindung mit anderen Business-Lösungen erlauben. Dies können zum Beispiel Werkzeuge zur Zeiterfassung oder für das Projekt-Management, Cloud-Speicher oder das unternehmenseigene Social Network sein.
Bei der Wahl des Messengers muss die IT-Organisation auch die Sicherheit im Blick haben. Häufig verschicken Anwender sensible Unternehmensdaten per Chat oder führen vertrauliche Unterhaltungen. Eine sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist hier genauso wichtig wie der Server, auf dem eine Cloud-Lösungen die Daten speichert. Dieser befindet sich idealerweise auf europäischem Boden, damit die Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleistet ist.
Video ist allgegenwärtig
Das Mittel der Wahl ist unter den zukünftigen Arbeitnehmern allerdings zunehmend die Videokommunikation. So zeigen Studien, dass Facebook bei der Generation Z immer weniger Vewendung findet, wohingegen YouTube, Snapchat und Instagram sich immer größerer Beliebtheit erfreuen. Außerdem nutzen sie seit ihrer Kindheit die unterschiedlichen Varianten des Video-Chats, sei es über Skype, FaceTime oder sogar über das Online-Gaming. Für die Generation Z gehört Videotelefonie also zum ganz normalen Alltag, sodass sie diese auch mühelos im Berufsalltag einsetzen wollen und können.
Videokommunikation ist schnell, benutzerfreundlich, erfolgt in Echtzeit und kann sich ganzheitlich auf alle Bereiche des Unternehmens erstrecken. Standortunabhängige Videokonferenzen mit Gesprächen von Angesicht zu Angesicht können die Produktivität in Meetings steigern; unternehmensweite Schulungen und Onboardings lassen sich mittels aufgezeichneter oder Live-Video-Tutorials allen auf einfache Weise zugänglich machen; und Personalabteilungen können mittels aktueller Videokonferenztechnik neue Mitarbeiter interviewen und die Mitarbeiterbindung einfacher aufrechterhalten.
Um die hohen Erwartungen der Generation Z zu erfüllen, müssen Videokonferenzen im Büro eine echte One-Click-Lösung sein. Diese muss sich auf jedem Gerät verwenden lassen, ob Smartphone, Laptop oder Tablet. Außerdem muss sie mit anderen Lösungen interoperabel sein und sollte WebRTC über den Web-Browser nutzen, um die Videokommunikation im Unternehmen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Um die IT-Abteilung zu entlasten, eignen sich Videokonferenzlösungen mit Plug-and-Play-Funktionen. Denn so können HD-Kameras und -Telefone reibungslos mit Cloud-basierter Konferenzsoftware zusammenarbeiten.
Generell sind hier Cloud-Lösungen für die IT-Abteilungen der Unternehmen im Vergleich zu lokal installierten Anwendungen die bessere Wahl, da sie einen deutlich geringeren Administrationsaufwand mit sich bringen. Cloud-Anbieter von Videokonferenzlösungen übernehmen häufig das Management angebundener Systeme und grundlegende Aufgaben wie die Bereitstellung eines einheitlichen Adressbuches und des Verfügbarkeitsstatus der einzelnen Mitarbeiter. Auch Firewall-Traversal-Dienste sind meist nicht gesondert bereitzustellen. Gerade bei dem hohen Datenfluss von Echtzeit-Videokommunikation müssen Unternehmen darauf achten, dass der Datenverkehr ins Internet nicht limitiert ist, und entsprechende Firewall-Regeln anlegen.
Besonders in Deutschland ist bei einigen IT-Entscheidern allerdings noch eine gewisse Skepsis gegenüber Cloud-basierten Lösungen zu beobachten. Sensible Unternehmensdaten und Anwendungen werden schließlich ausgelagert. Zu groß ist oft auch die Angst vor möglichen Hackerangriffen. Für ein hohes Maß an Informationssicherheit sollte die Audio- und Videoübertragungen deshalb grundsätzlich AES-verschlüsselt erfolgen. Wichtig sind außerdem der Ort und die Art und Weise, wie der Betreiber die Nutzerdaten speichert und übermittelt. Wer sich für eine Cloud-Lösung entschiedet, sollte die Angebote verschiedener Anbieter unbedingt hinsichtlich des Datenschutzes prüfen. Nur bei europäischen Anbietern kann man von einer Einhaltung der DSGVO ausgehen.
Consumer-Apps vermeiden
Es ist nur allzu verständlich, wenn die Generation Z die ihnen bekannten Apps auch für die Kommunikation in Unternehmen nutzen will. Unternehmen allerdings halten dazu meist Abstand und bevorzugen Lösungen, die speziell auf die Arbeit in Unternehmen zugeschnitten sind, denn diese haben einige Vorteile. Dazu gehört die strikte Trennung von privater und geschäftlicher Kommunikation. Zu Business-Lösungen haben in der Regel nur Mitarbeiter Zugang, sodass Anwender sensible Inhalte auch nur mit dem Kollegenkreis teilen können. Insgesamt sind Business-Lösungen den Consumer-Apps hinsichtlich des Schutzes sensibler Daten einen Schritt voraus, denn Letztere bieten teils keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Damit sind versendete Informationen nicht sicher und ein Zugriff Dritter ist nicht ausgeschlossen.
Videotelefonie-Tools für den privaten Gebrauch lassen in der Regel nur eine kleine Anzahl an Teilnehmern zu, während die Business-Versionen eine Teilnehmerzahl von bis zu 250 Personen erlauben. Außerdem sind viele Business-Tools mit anderen Lösungen interoperabel, was die Arbeit immens vereinfacht. Sie unterstützen zum Beispiel Filesharing- und Collaboration-Plattformen wie SharePoint, sodass die Nutzer Dateien aus solchen Lösungen direkt über einen Business-Chat mit anderen teilen können. Consumer-Apps verfügen über eine solche Integration nur selten. Und da Consumer-Apps normalerweise keine Administratorrollen vorsehen, haben sie außerdem den Nachteil, dass die IT-Abteilung sie nur schlecht zentral verwalten kann.
Starke Unternehmenskultur
Unternehmen stellen sich immer internationaler auf, expandieren ins Ausland oder rekrutieren ihre Mitarbeiter weltweit. Das sollte sich im Idealfall auch auf die Arbeitsweise auswirken: Mitarbeiter der jüngsten Generation wollen über Grenzen hinweg effizient miteinander kommunizieren und arbeiten können, ortsunabhängig, konstant und flexibel. Die Generation Z will Teil eines Unternehmens mit einer starken Kultur sein, die ein großes Maß an Flexibilität und Freiheiten bereithält. Von welchem Ort aus sie auch arbeiten, ob im Büro, im Café, zu Hause oder am Flughafen: Der Einsatz von Videotelefonie und Business-Chat-Tools ermöglicht es ihnen, sich "persönlich" zu treffen.
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