Von der Lagerverwaltungssoftware zur IT-Inventarisierung
Das IT-Asset-Management auf ein neues Level heben
Die Aufgabe einer IT-Abteilung ist es klassischerweise, die benötigen Systeme einzurichten und am Laufen zu halten. Dies ist auch in mittelständischen Unternehmen zu einer komplexen Aufgabe angewachsen. IT-Infrastrukturen sind in der Regel sehr heterogen. Neben oft eher statischer Hardware und Software, die fest an Standorten von Büro und Produktion Verwendung findet, kommen zahlreiche mobile Geräte dazu. Eine erstmalige Erfassung der IT-Assets gestaltet sich in der Regel unproblematisch. Dies kann vor der Ausgabe an die Mitarbeiter erfolgen. Die Schwierigkeiten beginnen, wenn die Arbeitsmittel den Standort – und damit den Einflussbereich der IT-Administratoren – verlassen.
Parameter wie Lizenzlaufzeiten der installierten Software, Prüffristen nach der DGUV (besser bekannt als „E-Check“), Zustand und auftretende Defekte im Auge zu behalten, ist nicht trivial. Die IT-Inventarisierung zu optimieren, ist keineswegs eine unbedeutende Nische. Sowohl aus betriebswirtschaftlicher Sicht als auch aus der Perspektive der Optimierung von Arbeitsabläufen spielt das IT-Asset-Management eine Rolle mit zunehmender Bedeutung. In Anlehnung an etablierte Lagerverwaltungssoftware (LVS) gibt es auf dem Markt inzwischen Software, die diesen Bedarf zielgerichtet abdeckt.
Die Inventarisierung – Bedeutung für IT-Abteilungen
Über die Sinnhaftigkeit, Arbeitsmittel und Vermögenswerte eines Unternehmens systematisch in einer Lagerverwaltungssoftware zu erfassen, dürfte bei Verantwortlichen in verschiedensten Branchen ein Konsens bestehen. Der Begriff des „Inventars“ leitet sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) her. Dies verpflichtet Kaufleute dazu, erstmalig bei Betriebsaufnahme sämtliche Vermögenswerte und Schulden zu erheben.
Zum Abschluss des Geschäftsjahres ist dieser Stand dann jeweils in Form der hinreichend bekannten Inventur zu aktualisieren. Es dürfte schwer zu erheben sein, wie viele Stunden Mitarbeiter in Unternehmen bereits mit Listen und Klemmbrettern durch Abteilungen gelaufen sind, um gelistete Arbeitsmittel zu suchen und abzuhaken.
Davor bleibt auch keine IT-Abteilung verschont. Dort verwendete und verwaltete Arbeitsmittel sind hochdynamisch, mit althergebrachten Kategorien auch kaum zu erfassen. Software-Assets wie virtuelle Maschinen, über das Active Directory zugewiesene Zugriffslizenzen (User CALs) und die Netzwerk-Inventarisierung allgemein sind wenig IT-affinen Menschen schon schwer zu erklären.
Die Aufgabe ist in der Regel nicht mit bekannten Lösungen wie etwa einem Warehouse-Management-System abzubilden. Eine auf die Verwaltung von IT-Assets spezialisierte Lagerverwaltungssoftware hingegen ist von Grund auf so konzipiert, dass sie flexible Eigenschaften und dynamische Parameter zu umfassen in der Lage ist. So lässt sich ein Bürostuhl genauso abschließend damit verwalten, wie in die Cloud ausgelagerter virtuelle Server.
In Anlehnung an das aus der Programmierung bekannte Single-Responsibility-Prinzip lassen sich für jeden speziellen Zweck Kategorien (Objekte) schaffen, die nur die für die IT-Inventarisierung benötigten Eigenschaften aufweisen. Das Nebeneinander unterschiedlicher Systeme und das Zusammentragen von Informationen aus multiplen Quellen ist nicht erforderlich.
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