Scan-Lösungen für Multifunktions-Printer
Der Papierflut Herr werden
Die Rolle des Netzwerkdruckers im Unternehmen hat sich über die Jahre stark gewandelt. Immer mehr ersetzen Multifunktionsgeräte oder Multifunktions-Printer (MFP) als zentrale Ein-/Ausgabestationen den schlichten Abteilungsdrucker. Ausgestattet mit leistungsfähigen Scannern übernehmen sie wesentliche Funktionen des Dokumenten-Managements und -Workflows. Neben klassischen Funktionen wie Kopieren und Faxen gewinnt dabei die Digitalisierung von Papierdokumenten zunehmend an Bedeutung - sei es für den schnellen Versand per E?Mail oder für die zentrale Ablage und Archivierung.
Die Rolle von Multifunktionsgeräten hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert: Während früher vor allem die Netzwerkfähigkeit in Kombination mit Druck und Kopie die wichtigste Rolle spielte, drängt sich heute die Scan-Funktion immer mehr in den Vordergrund. Viele Unternehmen haben erkannt, dass die Digitalisierung ihrer gedruckten Dokumente immer mehr Bedeutung gewinnt und daher moderne Multifunktionsgeräte angeschafft, die das Einlesen von bedrucktem Papier übernehmen sollen. Doch ohne geeignete Software, greifen die Investitionen in entsprechende Hardware nur teilweise oder gar nicht. Statt den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern, produziert das Scannen noch mehr Arbeit als zuvor. Intelligente Lösungen, die sich unabhängig vom Hersteller der Multifunktionsgeräte installieren lassen, schaffen Abhilfe.
Eine Scanlösung muss vor allem eines können: den Arbeitsprozess straffen und damit Zeit und Kosten sparen. Im Idealfall lassen sich papierbasierte Dokumente direkt in den digitalen Workflow integrieren. Der Anwender sollte bereits am Multifunktionsgerät den Zielspeicherort wählen können, sei es im Dokumenten-Management-System (DMS) oder in jeder anderen Unternehmensanwendung. Ein weiterer Punkt, um die Verarbeitungsproduktivität zu steigern, ist die Konvertierung in verschiedene Dateiformate. Schon beim Scan-Vorgang wird bestimmt, ob die Umwandlung in eine durchsuchbare PDF-Datei erfolgen soll, oder ob für die Weiterverarbeitung ein formatiertes Microsoft-Word- oder Excel-Dokument nötig ist. Damit entfallen aufwändige weitere Arbeitsschritte. Der Begriff Multifunktionsgerät oder Multifunktions-Printer (MFP) gewinnt so eine ganz neue Bedeutung.
Der Unterschied verschiedener MFP-Systeme ist oft erst auf den zweiten Blick zu erkennen. So sind heute fast alle Geräte in der Lage, Dokumente per E?Mail zu versenden, doch wie praxisorientiert ist dieser Versand? Wünschenswert wäre, dass der Anwender direkt am Gerät auf die Adressdaten aus seinem E?Mail-Programm zugreifen kann und der Versand der E?Mail mit seiner persönlichen E?Mail-Adresse erfolgt, anstatt mit der Kennung des Scanners. Nach dem Versand sollte der Absender zudem eine entsprechende Kopie in seinem Postausgangskorb vorfinden, genau so, als wäre die E?Mail vom eigenen Rechner aus verschickt worden. Diese Eigenschaften schaffen nicht nur straffe Prozesse, sondern bieten auch einen hohen Grad an Nachvollziehbarkeit und somit Sicherheit.
MFP ist nicht gleich MFP
Am Ausgangspunkt stehen häufig der Marktdruck, der Gesetzgeber oder die Bank, die eine Dokumenten-Management-Lösung erforderlich machen. Gesetze, Standards und Normen wie Basel II, SOX oder ISO 9000 machen es nötig, wichtige Dokumente wie Wartungsberichte, Lieferscheine, Angebote, Aufträge, Verträge, Berichte und Rechnungen nicht mehr nur einfach abzuheften. Vielmehr kommen Unternehmen angesichts der Flut von Vorschriften um ein Dokumenten-Management-System kaum noch herum. Ein solches DMS trägt aber nur dann zur Produktivität bei, wenn bereits bei der digitalen Erfassung die Dokumente entsprechend sortiert, indiziert und verschlagwortet werden. Hier ist die Scan-Software gefragt: Mit ihr lassen sich beispielsweise Lieferscheine oder Rechnungen bereits anhand ihres Absenders als Kreditor im DMS für die Buchhaltung ablegen. Komplexe Ordnerstrukturen für Mandanten, Patienten, Warengruppen und Kunden sind bei professionellen Scan-Lösungen problemlos darstellbar.
Sicherheit durch Benutzeridentifizierung
Im Sinne der Compliance, also der Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorschriften, sollten MFPs in der Lage sein, beim Scannen einen so genannten Audit Trail zu erzeugen: Dieser Begriff beschreibt die Protokollierung sämtlicher Nutzungsdaten, wer also welches Dokument wann eingescannt hat und wie es danach weiterverarbeitet wurde. Solche Informationen sollten sich dann an nachgelagerte Prozesse und Systeme übergeben lassen. In Verbindung mit einer eindeutigen Benutzeridentifizierung per Kennworteingabe – oder wahlweise über einen Fingerabdruckscanner – kann eine Lösung zudem sicherstellen, dass vertrauliche oder geheime Informationen auch dort bleiben, wo sie hingehören. Ferner sollte das Kennzeichnen und Kommentieren von Scans möglich sein ebenso wie die einfache Bildbearbeitung, um beispielsweise ein Presse-Clipping direkt aus einer Magazinseite „“herauszuschneiden““ und abzulegen.
Die eindeutige Benutzeridentifizierung direkt am MFP führt jedoch nicht nur zu einem großen Plus an Sicherheit, sondern verbessert auch die Funktionalität bei der Verarbeitung von digitalisierten Informationen. So lässt sich bei einer leistungsfähigen Scan-Lösung das erfasste Dokument per E?M ail verschicken – und zwar gleich über das eigene Postfach mit der passenden Signatur. Einmal verschickte Dokumente finden sich dank direkter Einbindung in Microsoft Exchange oder ähnliche Kommunikationslösungen dann auch im „“Gesendet““-Ordner am Arbeitsplatz wieder. Bei Bedarf lässt sich die direkt am MFP erzeugte E?Mail zudem nicht nur digital signieren und verschlüsseln, sondern der Absender kann auch sämtliche Anhänge mit einem Kennwort schützen.
Personalisierte Oberfläche
Eine integrierte Benutzeridentifizierung gestattet aber auch eine personalisierte Oberfläche, die individuell auf den Bedarf des einzelnen Anwenders zugeschnitten ist – unabhängig vom Standort des gerade verwendeten Multifunktionsgeräts. So bekommt etwa ein Vertriebsmitarbeiter bei der Benutzeranmeldung den Zielordner für Verträge angezeigt, während ein Mitarbeiter der Marketingabteilung beispielsweise die E?Mail-Adresse der Druckerei in der Empfängerliste vorfindet. In beiden Fällen spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter sich aktuell in seiner eigenen Abteilung aufhält oder in der Vorstandsetage, in der Produktion oder im Einkauf unterwegs ist: Es sieht überall dieselbe Oberfläche, dieselben Ordner und dasselbe Adressbuch. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu verbessern, weil sich die Mitarbeiter nicht jedes Mal umstellen müssen, wenn sie ein anderes Multifunktionsgerät benutzen.
Zeichenerkennung und Anwendungsintegration
Mit der Komplexität der Unternehmensprozesse wächst die Notwendigkeit, Dokumente wie Wartungsberichte, Lieferscheine, Angebote und Rechnungen nicht nur abzuheften, sondern sie auch einer elektronischen Suche zuzuführen und zu verschlagworten. Über integrierte OCR-Software (Optical Character Recognition) können moderne Scan-Lösungen die Informationen direkt beim Digitalisieren in maschinenlesbare Daten umwandeln und beispielsweise den Suchindex eines Dokumenten-Management-Systems „“füttern““.
Barcodes lassen sich problemlos erfassen
Die Produkte sind inzwischen so leistungsfähig und flexibel, dass sich auch gezielte Informationen aus den gedruckten Vorlagen extrahieren lassen. So ist die Erfassung von Barcodes im Rahmen einer Stapelverarbeitung problemlos realisierbar. Anhand dieser erfassten Daten lassen sich dann über entsprechende Schnittstellen Datenbanken befüllen oder nachgelagerte Prozesse steuern.
Gute Scan-Lösungen zeichnen sich durch ein hohes Maß an Flexibilität und Erweiterbarkeit aus. Damit das Multifunktionsgerät seine optimale Wirkung entfalten und letztlich zu einer deutlichen Verschlankung der Betriebsprozesse beitragen kann, ist es wichtig, dass die Software entsprechende Schnittstellen zu gängigen Content-Management-Systemen (CMS) wie beispielsweise Microsoft Sharepoint, EMC Documentum oder Xerox Docushare mitbringt. Moderne Scan-Lösungen erreichen dies über entsprechende Module, die individuell hinzugekauft werden können und dann die passende Verbindung zum jeweils im Unternehmen eingesetzten Enterprise-Content-Management bereitstellen. Verschiedene Hersteller bieten zudem offene Programmierschnittstellen, um ihre Lösung auch in Individualsoftware einzubinden.
Plattformunabhängigkeit entscheidend
Für welches Multifunktionsgerät letztlich die Entscheidung fällt, sollte der Anwender nicht nur vom Seitenpreis pro Kopie oder Druck abhängig machen. Durch die Vereinfachung der Erfassungsprozesse lassen sich erhebliche Kostenblöcke im Dokumenten-Management abbauen – sofern die Scan-Software mitspielt. In vielen Fällen lässt sich auch herstellerunabhängig Software auf dem Gerät einsetzen. So unterstützt zum Beispiel die Scan-Lösung Ecopy Sharescan des Anbieters Nuance Geräten von Canon, Konica Minolta, Ricoh und Xerox. Diese Herstellerunabhängigkeit bietet einen hohen Investitionsschutz und erlaubt auch den parallelen Einsatz unterschiedlicher Marken – beispielsweise aus wirtschaftlichen Gründen. Gleichzeitig behält das Unternehmen die Freiheit, sich nicht von einem einzigen Anbieter abhängig zu machen und für den jeweiligen Einsatzzweck die optimale Lösung zu wählen, die auf dem Markt verfügbar ist.
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