Hotspot Printing für mobile Endgeräte
Drucken „on the fly“
Wer häufig geschäftlich unterwegs ist und dennoch Zugriff auf eigene ausgedruckte Dokumente haben will, findet mit ortsunabhängigem Druck über einen Hotspot Printer eine praktische Lösung. Das Ganze funktioniert ohne spezielle Software und Druckertreiber.
Immer mehr Menschen sind beruflich viel unterwegs. Diese Zeit nutzen sie häufig, um beispielsweise am Laptop E?Mails zu bearbeiten, Präsentationen zu ändern oder Verträge zu modifizieren. Was Geschäftsreisenden dabei fehlt, ist die Möglichkeit, diese Dokumente auch kurzfristig auszudrucken. Oft ist dies umständlich bis unmöglich. Neue Unabhängigkeit schafft die Möglichkeit zum Drucken am Hotspot. Nutzer müssen sich nicht erst am Reiseziel, in der Unternehmensniederlassung oder am Besprechungsort in Netzwerke einloggen und Druckertreiber oder Anwendungssoftware installieren. Alles, was sie brauchen, ist eine Internet-Verbindung und schon können sie ihr Dokument, ihre E?Mail oder Website-Inhalte über Laptop, Tablet, Iphone beziehungsweise Smartphone oder ein anderes Handheld-Gerät schnell und bequem ausdrucken. Die entsprechende Lösung des Druckerherstellers Ricoh dient nachfolgend als Beispiel für die konkrete Umsetzung und Handhabung von Hotspot Printing.
Drucken am Hotspot
Das Drucken am Hotspot funktioniert in drei einfachen Schritten. Der Nutzer schickt zunächst das zu druckende Dokument per E?Mail an die auf dem Hotspot Printer angegebene E?Mail-Adresse oder lädt es über die Website des Systems hoch – Ricoh beispielsweise arbeitet hier mit dem Online-Partner Printeron (www.printeron.com) zusammen. Beim Drucken über die Website besteht zugleich die Option, die Anzahl der Ausdrucke und das Seitenformat zu wählen. Das Empfangssystem sendet die Daten zur Verarbeitung an den Hotspot-Server, der die in Auftrag gegebenen Druckjobs in ein komprimiertes, druckbares Format umwandelt. Dabei werden alle gängigen Dateiformate wie zum Beispiel Adobe PDF, die Bildformate JPEG, TIFF und GIF, HTML-Dokumente oder Microsoft-Office- sowie Openoffice-Dateien unterstützt.
Nach der Übertragung des Druckauftrags an den Hotspot Printer empfängt der Nutzer im zweiten Schritt per E?Mail seinen persönlichen Freischaltcode. Der Drucker hält die Druckdaten so lange in der „“Warteschleife““, bis der Benutzer im dritten Schritt sein Dokument über das spezielle Tastenfeld am Hotspot Printer per Code abruft. Über dieses Tastenfeld lässt sich der Druckauftrag beispielsweise bis zu fünf Mal wiederholen oder auch direkt manuell löschen. Nachdem ein Job erledigt ist, schickt das System eine Druckbestätigung zurück an den Server. Durch Datenverschlüsselung und Freischaltcode ist auch beim Hotspot Printing Dokumentensicherheit gewährleistet. Die Druckdaten werden 128-Bit-SSL-verschlüsselt an den Server beziehungsweise an den Drucker übertragen. Die Druckausgabe per Freischaltcode verhindert, dass Dokumente für unbefugte Personen frei zugänglich im Ausgabefach liegen. Holt der Benutzer den Druckjob nicht ab, bleibt er für maximal 72 Stunden in der Druckwarteschleife auf der Festplatte des Systems beziehungsweise auf dem Server. Bei Abruf löscht das System den Druckjob nach 20 Minuten automatisch. So besteht kurzzeitig auch noch die Möglichkeit für eine Ausdruckwiederholung. Um ganz sicher zu gehen, dass der Druckjob nicht mehr auf der Systemfestplatte verfügbar ist, gibt es nach dem Drucken oder wenn der Benutzer auf den Ausdruck verzichtet zusätzlich die Möglichkeit einer manuellen Löschung über das Tastenfeld.
Für Hotspot-Einsatz vorkonfiguriert
Drucksysteme für den Einsatz als Hotspot Printer werden im Beispiel von Ricoh direkt vorkonfiguriert ausgeliefert. Mittels „“Embedded Software Architecture““ ist eine speziell entwickelte Software für Mobildruck in den Controller der Systeme integriert. Da keine externen Anwendungen erforderlich sind, besteht kein Risiko, dass Nutzer unbeabsichtigt die Systemeinstellungen verändern. Die Bedienung der Systeme erfolgt über ein mitgeliefertes, zusätzliches Tastenfeld, das an der USB-Schnittstelle angeschlossen ist. Zur Installation eines Hotspot Printers sind lediglich im Administrations-Tool Einstellungen der IP-Adresse sowie für den Proxy vorzunehmen.
Der Vorteil von Hotspot Printing im Vergleich zu manchen anderen mobilen Drucklösungen liegt in der einfachen und sicheren Technik. Diese bietet ein hohes Maß an Flexibilität sowie Skalierbarkeit und gewährleistet, dass sich unterschiedlichsten Anforderungen an den Standort Rechnung tragen lässt. Da zum Drucken auf den Hotspot-Systemen keine weiteren Server, Treiber oder besondere Netzwerkanwendungen erforderlich sind, reduziert sich letzten Endes auch der Aufwand, den die IT-Abteilung eines Unternehmens in die Systemwartung stecken muss. Der technische Support der Systeme läuft über den Druckerhersteller. Bindet das Betreiberunternehmen den Hotspot-Printer gleichzeitig auch als Netzwerkdrucker in die eigene Bürokommunikationsinfrastruktur ein, so lässt sich durch diese parallele Nutzung die Wirtschaftlichkeit der Investition erhöhen.
Der Betreiber kann für seinen Hotspot im Vorfeld einige Einstellungen zur Druckausgabe festlegen, beispielsweise bedruckbare Papiergrößen, maximale Seitenanzahl, Verfügbarkeit von Duplexmodus oder zu verarbeitende Dateigrößen. Darüber hinaus kann er bestimmen, ob der Nutzer seinen gesamten Druckjob komplett ausgeben darf oder ob er separate Freischaltcodes für die zu druckende E?Mail sowie deren einzelne Anhänge erhält.
Dienstleistungsorientierte Unternehmen bieten Mitarbeitern, Kunden, Besuchern oder Gästen mit der Web-basierenden Option zum Drucken vom Mobilgerät auf den Hotspot Printer einen Mehrwert, der dazu beiträgt, dass diese ihrem Business schnell und effizient nachgehen können. In welchem Hotel, welcher Unternehmenslobby oder VIP-Lounge die Hotspot Printer zu finden sind, erfahren Nutzer über die Website des Server-Anbieters Printeron. Für Besitzer von Blackberries existiert darüber hinaus noch eine spezielle Applikation, über die sie nach verfügbaren Hotspot Printern suchen können. Diese soll in naher Zukunft auch für das Iphone sowie für das Ipad verfügbar sein.
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