Managed Print-Services im Unternehmen
Druckinfrastrukturen klar strukturieren
In Konzernen herrscht oft ein Wildwuchs an unterschiedlicher Hard- und Software innerhalb der unternehmensweiten IT-Architektur. Die Druckumgebung bildet da keine Ausnahme: Zu Einzelplatzdruckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten verschiedener Hersteller kommen Multifunktionsgeräte hinzu, die all diese Funktionen beherrschen. Der Schlüssel für ein effektives Output-Management liegt jedoch in strukturierten Druckinfrastrukturen, die sich durch Managed Print-Services erzielen lassen - Maßnahmen, die Unternehmen Zeit und Kosten sparen.
Studien von Analysten wie IDC zeigen, dass Administratoren oft schlichtweg die Übersicht über den Gerätedschungel verloren haben und nicht ahnen, wie viele Drucker installiert sind und welche Modelle von welchem Hersteller existieren. Daraus resultierend: Die Verantwortlichen wissen auch nicht, wie viele Toner-Kassetten und Tintenpatronen in den einzelnen Schränken eingelagert sind. Grund für das unkoordinierte Wachstum der Druckerinfrastruktur ist die Tatsache, dass sich nicht nur das „“papierlose Büro““ als Illusion herausgestellt hat, sondern eher das Gegenteil eingetreten ist: Durch den ständig wachsenden Berg an digitalen Inhalten steigt die Zahl der Ausdrucke an – und verursacht damit höhere Kosten als je zuvor.
Angeheizt durch die kontinuierliche Digitalisierung von Dokumenten und die wachsende Informationsflut investieren Unternehmen heute bereits bis zu sechs Prozent ihres Umsatzes für ihr Output-Management. Jeder Euro, der direkt für das Drucken ausgegeben wird, zieht im Schnitt weitere knapp sieben Euro für das Workflow-Management nach sich. Doch damit nicht genug: Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen – Tendenz steigend. Hier liegt ein erhebliches Potenzial, Arbeitsprozesse zu rationalisieren. Zusammen mit einer zentralisierten Verwaltung der gesamten Grafik- und Druckumgebung, automatisierten Bestell- und Dokumentenprozessen, sowie einer reduzierten Lagerhaltung ermöglichen gesamtheitliche Lösungsansätze, wie sie etwa Managed Print-Services (MPS) bieten, Einsparungen von 20 bis 30 Prozent pro Jahr – eine beträchtliche Summe.
Sicherheitsaspekte adressiert
Ein Thema, das viele Unternehmen noch nicht richtig einschätzen, wenn es um ihre Kopier- und Druckumgebung geht, stellen Sicherheitsaspekte dar. In den meisten Organisationen rangieren Drucker noch als „“dumme““ Endgeräte, von denen keine Gefahr für das IT-Netzwerk ausgehen kann – doch das Gegenteil ist der Fall. Netzwerkfähige Drucker sind heutzutage leistungsfähige Systeme mit eigenem Speicher, der sich ebenso hacken lässt wie ein Rechner. Daher gehört es auch zur Analyse, die Sicherheitsrichtlinien für die Druckerinfrastruktur zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen – oder neu zu entwickeln. Ein Grund ist, dass die Sicherheit von Daten und Dokumenten einen immer höheren Stellenwert erhält. Am Rechner schützen viele Anwender kritische Daten mit Passwörtern vor unbefugten Blicken, am Drucker liegen die gleichen Informationen oft für alle Mitarbeiter sichtbar im Ausgabefach – sei es, dass der Auftraggeber des Print-Auftrags vergessen hat, die Ausdrucke abzuholen, oder noch nicht dazu gekommen ist. Bei Netzwerkdruckern und Multifunktionssystemen lassen sich dabei für jedes Gerät individuelle Zugriffsrechte definieren etwa pro Gruppe oder sogar pro Mitarbeiter.
Sensible Dokumente sind durch den Abruf von Aufträgen per PIN vor unbefugten Blicken sicher – einzig der autorisierte Anwender kann den Druckauftrag vor Ort am vorgegebenen Ausgabegerät starten. Allerdings ist dies nur die erste Sicherheitsstufe im Drucknetzwerk. Noch sicherer ist das so genannte Pull Printing: Dabei bleibt der Druckauftrag auf einem Druck-Server im Netzwerk gespeichert und lässt sich später auf jedem Multifunktionsgerät oder Netzwerkdrucker ausgeben – allerdings nur dann, wenn sich der Mitarbeiter vor Beginn des Ausdrucks am jeweiligen Gerät authentifiziert. Zur Identifizierung gibt es mehrere Möglichkeiten. Die am häufigsten genutzte ist eine Näherungskarte, auf der die notwendigen Mitarbeiterdaten gespeichert sind.
Die Verschlüsselung der Druckdaten während des Versands an das Gerät stellt eine weitere Sicherheitsstufe dar, die verhindert, dass Aufträge während der Datenübertragung angezapft werden können. Eine sichere Übermittlung ist damit garantiert. Innerhalb eines Netzwerks lässt sich über die klare Personenzuordnung von Druckaufträgen außerdem nachverfolgen, welcher Mitarbeiter welche Druckjobs in Auftrag gegeben hat und welcher Kostenstelle oder Abteilung diese zuzurechnen sind.
Sicherheitskonzept gefordert
Diese Sicherheitsmaßnahmen schützen unternehmenskritische Daten, bislang haben allerdings – wie Studien zeigen – nur 47 Prozent aller Unternehmen überhaupt ein Sicherheitskonzept für ihre Druck- und Kopierumgebung implementiert. Die beste Lösung: Sicherheitsaspekte und -funktionen sollten integraler Bestandteil während der Implementierung von Managed Print-Services sein. Ein gutes Beispiel dafür stellt die Stadt Stralsund dar: Im Rahmen ihrer MPS-Strategie führte die Kommune auch ein Authentifizierungssystem auf Transponder-Basis für die Output-Infrastruktur ein. Positiver Nebeneffekt dieser Technik: Hält sich ein registrierter Mitarbeiter mit seinem etwa am Schlüsselbund befestigten Transponder in die Nähe eines Multifunktionsgeräts auf, weiß das System sofort, um wen es sich handelt. Der entsprechende Druck?, Kopier- oder Faxjob lässt sich ohne manuelles Zutun sofort dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen.
Vereinfachtes Treiber-Management
Ein ähnliches System lässt sich auch beim Treiber-Management implementieren. Oft müssen die Treiber-Updates auf jeder Modellreihe oder gar auf jedem Drucker einzeln installiert werden – ein erheblicher Zeitaufwand. Außerdem ist die Zahl möglicher Fehlerquellen dabei sehr hoch. Darüber hinaus resultiert das Management einer Vielzahl gleichzeitig verwendeter Gerätemodelle und Treiberversionen in der Praxis in einer stillschweigend akzeptierten Arbeitsbelastung. Es ist sehr viel Erfahrung und Zeit notwendig, um die mit einer gemischten Umgebung verbundenen Probleme zu vermeiden und zu lösen. Gerade bei diesem auf den ersten Blick unsichtbaren Problemfeld spielen Managed Print-Services ihre Stärke gegenüber nicht strukturierten Druckinfrastrukturen aus.
Mit Managed Print-Services kann ein IT-Administrator mit nur einem universellen Treiber alle installierten Drucker und Multifunktionsgeräte innerhalb eines Unternehmens betreiben. Aufwände für Zertifizierung, Verwaltung und Störungsbeseitigung lassen sich deutlich reduzieren. Bei Einführung neuer Betriebssysteme verliert das Thema Drucken deutlich an Brisanz. Das Ergebnis ist eine wesentlich einfacher zu verwaltende und effizientere Druckumgebung.
Regeln helfen sparen
Darüber hinaus lassen sich über Regeln Druckvoreinstellungen wie Duplexdruck oder Schwarz-Weiß als Standard vorgeben, um Druckkosten weiter zu reduzieren. Die strukturierte Druckumgebung ermöglicht ein einheitliches Treiber- und Gerätebedienkonzept, das sich auf die Anwender deutlich positiv auswirkt. Zusätzliche, hilfreiche Funktionen sind einfacher zu implementieren und finden bei Nutzern eine höhere Akzeptanz. Ein Beispiel ist der Ausdruck am zentralen Gerät der Wahl nach Authentifizierung per Mitarbeiterausweis. Ein anderes wäre ein konsolidiertes „“Scan-to““-Konzept, das sowohl für Mitarbeiter als auch für die Geschäftsprozesse einen signifikanten Nutzen darstellt.
Ein zentrales Verwaltungswerkzeug sollte Bestandteil der Gesamtlösung sein. Darüber lässt sich die Installation, Verwaltung, Kontrolle und Fehlerbehebung für die Geräteflotte regeln. Positive Auswirkung eines solchen Tools: Da alle Zustände in Echtzeit an einer einzigen Stelle dargestellt werden, können IT-Administratoren Probleme sofort erkennen und beheben – Zahl und Antwortzeit der Helpdesk-Anfragen reduzieren sich deutlich. Für die IT-Administration bedeutet dies:
- Einsparungen beim Management und Support der Print-Server, Clients, Drucker und Multifunktionsgeräte,
- erhöhte Stabilität der Druckumgebung,
- reduzierter Zertifizierungsaufwand für neue Geräte,
- einfachere Einführung neuer Betriebssysteme sowie
- Schaffung zusätzlicher Kostenvorteile über zentrale Druckregeln.
Deutliche Einsparungen durch MPS
Managed Print-Services können durch reduzierte Gerätevielfalt und Treiberversionen den für die Druckinfrastruktur notwendigen IT-Aufwand deutlich senken. Außerdem sind dadurch eine hohe Verfügbarkeit der Geräte und – als Ergebnis dessen – ein effizienteres Arbeiten der Anwender garantiert. Mit der Implementierung von MPS können Konzerne deutliche Einsparungen auf einer Vielzahl von Ebenen erzielen. Dazu gehört neben den Geräten selbst auch die Vorratshaltung des Zubehörs, optimiert durch automatisiertes Bestellwesen, effiziente Dokumenten-Arbeitsprozesse sowie eine bessere Kontrolle und Verwaltung der Architektur durch den zentralisierten Roll-out neuer Treiberversionen, Werkzeuge oder Funktionen mit einem einzigen Knopfdruck.
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