Coronavirus: Experten-Tipps zu Remote Work, Teil 2
Home-Office-Einsatz effizient organisieren
Die IT-Abteilungen in den Unternehmen sehen sich derzeit mit Forderungen der Geschäftsführung und der Fachabteilungen konfrontiert, möglichst schnell Home-Office-Arbeitsplätze für möglichst viele Mitarbeiter bereitzustellen - sofern denn den Mitarbeitern Remote Work möglich ist (siehe dazu Teil 1 dieser Serie). LANline befragte Fachleute, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen das IT-Team bei der kurzfristigen Einrichtung von Home-Office-Umgebungen besonders beachten muss.
Auf technischer Seite bestehen laut VMware generell drei Ansätze, um Home-Office-Arbeit zu ermöglichen: Erweiterung der vorhandenen RZ-Kapazitäten, Nutzung von Cloud-Angeboten und modernes Notebook-Management. Für den RZ-Kapazitätsausbau, so Michael Weber, Manager Solution Engineering Digital Workspace Germany bei VMware, "werden die Ressourcen optimiert und konsolidiert, um beispielsweise virtuelle Windows-10-Instanzen verfügbar zu machen." Dann sei nur noch ein sogenannter Broker-Dienst notwendig, um Benutzern den Zugriff vom Home Office aus anzubieten. Mittels Virtual-Desktop-Lösungen wie VMware Horizon, so Weber, könne man damit nicht nur Server-basierte Workspaces, sondern auch die Desktop-Systeme der Benutzer in den Büros nutzbar machen.
Eine Alternative zum Auf- oder Ausbau eigener Virtual-Desktop-Kapazitäten ist der Bezug entsprechender Services aus der Cloud, wie sie AWS, Citrix, Microsoft oder eben - über Partner - auch VMware anbieten. VMwares Cloud-Dienste werden, so betont Weber, "regional angeboten und entsprechen somit den anspruchsvollen deutschen Richtlinien." Dank dieser regionalen Nähe könne eine IT-Organisation cloudbasierte virtuelle Desktop- und Anwendungsoptionen schnell bereitstellen. Zudem seien die Services dann in von VMware gewohnte Weise abgesichert.
Einen weiteren Baustein stellt laut dem Fachmann ein modernes Notebook-Management dar. Als "Modern Management" bezeichnen Fachleute den Ansatz, Geräte unter iOS, Android, Windows 10 und macOS über APIs auf einheitliche Weise zentral zu verwalten. Sollte ein Unternehmen einen Bestand an Notebooks vorhalten oder kurzfristig verfügbar machen können, so Weber, dann eigne sich das hauseigene Mobilgeräte-Management, um Geräte für Heimarbeitsplätze kurzfristig und sicher bereitzustellen.
Die große Bedeutung eines solchen Endpunkt-Managements bestätigt auch Thomas Vetsch, Director Sales Engineering bei Citrix. Denn Home-Office-WLANs seien oft nicht ausreichend gut gesichert. "Deshalb ist ein leistungsfähiges Mobile-Device-Management ausschlaggebend, um keine Einfallstore in das Unternehmensnetz zu öffnen", so Vetsch.
Im Idealfall können Unternehmen für die Umstellung auf den Remote-Work-Betrieb auf einen Notfall- oder Business-Continuity-Plan zurückgreifen. In zahlreichen Unternehmen ist dies aber nicht gegeben. "Viele Prozesse in der Büroarbeit funktionieren, weil sie sich über Jahre, teilweise sogar Jahrzehnte, so eingespielt haben", sagt Vetsch. "Eine formelle Dokumentation fehlt hierbei jedoch oft." Solange der Arbeitsalltag seinen gewohnten Gang geht, sei das nicht weiter schlimm, beim Auftreten unvorhergesehener Situationen könne das aber problematisch werden. "Schnell können Routinen aus der Bahn geraten, wenn wichtige Mitarbeiter krankgeschrieben oder freigestellt sind und der Rest im Home Office arbeitet", so der Citrix-Mann. "Daher ist es wichtig, Prozesse zu dokumentieren und Verantwortlichkeiten klar zu benennen - auch mit einem Stellvertreter, falls die entsprechende Person selbst ausfallen sollte."
Beim Auftreten einer Pandemie ist es natürlich bereits zu spät, um Alltagsprozesse noch zu dokumentieren - das ist dann eher ein Vorhaben für künftige Extremsituationen. Die klare Benennung von Verantwortlichen inklusive Stellvertreter ist aber auch kurzfristig möglich - und wichtig.
Für die Organisation der Home-Office-Arbeit während einer Pandemie empfiehlt Oliver Bendig, CEO des Frankfurter Digital-Workspace-Spezialisten Matrix42, ein Sechs-Punkte-Plan:
- Transparenz in der Infrastruktur schaffen: Habe ich ausreichend Zugänge, sodass alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können? Wie erfolgt der Zugriff? Entscheidend für die Produktivität des Unternehmens sind laut Matrix42 die Faktoren Bandbereite, Verfügbarkeit der Telefone on-premises, ausreichende Server-Kapazität und ausreichender Hardwarebestand.
- Organisatorische Vorbereitung: Die Frankfurter raten hier zur Bereitstellung von Collaboration Tools wie Yammer oder Teams. Damit könnten sich die Kollegen bei Problemen gegenseitig helfen. Dies vermeide einen überlasteten Support. Ein weiterer wichtiger Punkt sei - im besten Fall - die Migration der Telefonanlage in die Cloud. So könne man die Telefone einfach auf die Home-Office-Plätze umleiten. Auch die Gründung einer speziellen Task Force sei hilfreich.
- Check geschäftskritischer Applikationen: Erforderlich ist laut Matrix42 eine Analyse, welche Geschäftsanwendungen nötig sind, damit alle Mitarbeiter weiter produktiv arbeiten können. Kann zum Beispiel auch die Buchhalterin von zu Hause aus auf SAP zugreifen?
- Sicherheit: Sobald Mitarbeiter mobil arbeiten, vervielfachen sich auch die Angriffsvektoren, warnt man bei Matrix42 - im Einklang mit einer Fülle von IT-Security-Anbietern.
- Fehlerbehebung: Wie stelle ich Mitarbeitern, die zu Hause arbeiten, einen effizienten Service-Desk zur Verfügung? Hier können laut den Frankfurtern ESM-Lösungen (Enterprise-Service-Management) helfen. Zu klären sei die Frage, wie das Unternehmen mit Fällen umgeht, bei denen Mitarbeiter über Privatgeräte arbeiten und es zu einem Incident kommt. Hier rate man zu einer pragmatischen Herangehensweise, bei der die Produktivität der Mitarbeiter im Vordergrund steht.
- Monitoring: Zuletzt sei eine kontinuierliche Verfolgung und Meldung von Arbeitsbereichsproblemen und der Produktivität der Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, zu empfehlen. Daraus seien gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen abzuleiten.
Thomas Mayerhofer, Lead Pre-Sales Consultant bei Virtual Solution in München, mahnt an, bei den organisatorischen Maßnahmen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht zu vernachlässigen: "Gerade wenn es um personenbezogene Daten geht, müssen die Anwendungen DSGVO-konform sein", so Mayerhofer. Deshalb könne ein Mitarbeiter nicht einfach auf dem privaten PC oder Smartphone Unternehmensdaten speichern. "Das Bewusstsein muss bei den Mitarbeitern hier besonders geschärft werden", so Mayerhofer, "und man muss ihnen sichere Alternativen bieten, damit sie gewohnt und bequem weiterarbeiten können." Denn auch eine Krise schütze nicht vor einer Strafzahlung: "Wenn Unternehmen erwischt werden, kann das dann in einer sowieso schon kritischen Zeit wie jetzt richtig teuer werden", warnt der Consultant.
Hier die Links zu den erwähnten Anbietern und Lösungen:
www.vmware.com
aws.amazon.com/de
www.citrix.com
azure.microsoft.com/de-de
products.office.com/de-de/yammer/yammer-overview
products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software
www.matrix42.com
www.virtual-solution.com
1. Teil: Arbeit schnell ins Home Office verlagern Link
2. Teil: Home-Office-Einsatz effizient organisieren
3. Teil: Home-Office-Arbeit wirkungsvoll absichern Link
4. Teil: Home-Office-Teams produktiver machen Link
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