Remote Work nach der Pandemie

Kernaspekte einer Richtlinie für Telearbeit

30. April 2021, 12:00 Uhr   |  Timo Stubel/wg

Kernaspekte einer Richtlinie für Telearbeit
© Wolfgang Traub

Als die deutschen Unternehmen aufgrund der Pandemie im März letzten Jahres plötzlich möglichst viele Beschäftigte nach Hause schicken mussten, führte dies oft zu Verwirrung, technischen Hürden und Produktivitätseinbußen. Heute hingegen stellt sich die Frage, ob die Beschäftigten wieder ins Büro zurückkehren sollen. Unternehmen könnten auch weiterhin Fernarbeit zulassen oder eine hybride Arbeitsweise aus Bürozeiten und Remote Work einführen. Die Unternehmen sollten das Thema Telearbeit zwingend in ihre Richtlinien aufnehmen oder diese auf ihre Aktualität prüfen, argumentiert Timo Stubel, Technical Consultant bei Parallels, im folgenden Gastbeitrag.

Mit einer komplett ausgearbeiteten Remote-Work-Policy stellen Führungskräfte sicher, dass die Beschäftigten wissen, welche Prozesse, Tools und Maßnahmen für die Arbeit außerhalb des Büros vorgesehen sind. Dabei ist es ratsam, folgende Punkte zu berücksichtigen:

1. Klare Vorgaben zu IT-Infrastruktur und Software: In einem ersten Schritt müssen Unternehmen die aktuell vorhandene IT-Infrastruktur bewerten. Anschließend gilt es, festzulegen, welche Schritte für ein fernarbeitsfreundliches Umfeld erforderlich sind. Dafür sollten Unternehmen mittels ihrer IT-Verantwortlichen zunächst alle Technologien identifizieren, mit denen Remote-Beschäftigte ihre Aufgaben effektiv aus dem Home-Office erledigen können. Dazu gehört alles von Remote Access, Remote Support und VPNs über Videokonferenz-Tools bis hin zu häufig verwendeten Softwareanwendungen.

In der Fernarbeitsrichtlinie eines Unternehmens sollten alle Tools und Anwendungen aufgeführt sein, die die Beschäftigten für die Remote-Arbeit verwenden sollen. Dadurch vermeiden Führungskräfte Insellösung in kleinen Teams und sorgen für einen geregelten Support durch die IT-Administration. Damit einher gehen Vorschriften zur sicheren Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk aus dem Home-Office. Hier gilt es, eine übergeordnete Lösung wie ein VPN oder eine andere Fernzugriffslösung für das gesamte Unternehmen zu implementieren. Dies vermeidet Datenlecks, da arbeitsbezogene Daten nicht über ungeschützte Netzwerkverbindungen ausgetauscht werden.

Festzulegen ist außerdem die Nutzung und Bereitstellung geeigneter Hardware wie Laptops und Drucker für das Home-Office. Arbeitet ein Unternehmen bereits mit mobilen Geräten im Büro, kann es diese zur Mitnahme an den Heimarbeitsplatz für den Bürobetrieb gezielt freigeben. Für den reibungslosen Austausch könnten Unternehmen zudem noch über einen virtuellen Helpdesk-Support nachdenken, der auch für entfernte Beschäftigte jederzeit erreichbar ist.

2. Einhaltung von Datensicherheitsprotokollen: Als weiteren Aspekt sollte die Remote-Richtlinie die spezifischen Herausforderungen der Cybersicherheit und des Datenschutzes in einer Remote-Arbeitsumgebung berücksichtigen. Beschäftigte arbeiten möglicherweise in gemeinsam genutzten Räumen oder über öffentliche Netzwerke, was die Sicherheit der privaten Vermögenswerte gefährden kann.

Über Vorgaben in der Richtlinie können Unternehmen ihre Beschäftigten davor schützen, über unsichere, öffentliche Netzwerke auf das interne Firmennetzwerk zuzugreifen. Dazu legen sie fest, welche Arten von Netzwerken entfernte Beschäftigte für bestimmte Aktivitäten nutzen dürfen und welche nicht. Zusätzlich implementierte Authentifizierungs- und Autorisierungsprotokolle regeln die Identifikation für den Fernzugriff auf die Daten und Anwendungen des Unternehmens außerhalb der Büroumgebung und sind für einen besseren Datenschutz zwingend zu befolgen.

Außerdem sollte geklärt sein, ob Beschäftigte an öffentlichen Orten wie Coworking-Spaces und Coffee Shops arbeiten und von dort aus auch an virtuellen Meetings teilnehmen dürfen. Dies könnte datenschutzrechtliche Konsequenzen haben, da sich auch immer unternehmensfremde Personen in Sicht- und Hörweite befinden. Ein weiterer Aspekt des Datenschutzes ist der Umgang mit ausgedruckten Materialien, deren sicherer Entsorgung oder dem Sperren des Bildschirms, wenn sich Beschäftigte kurzzeitig vom Gerät entfernen.

3. Fixe Kommunikationsstrukturen: Fernarbeit mit verteilten Teams erschwert die Kommunikation untereinander. Deswegen gilt es als oberste Priorität, eine klare und logische Kommunikationsstruktur einzurichten. Das vermeidet Verwirrung, Verzögerungen und Fehlinformationen unter den Beschäftigten.

Denn diese wissen so, welche Kanäle sie für arbeitsbezogene Gespräche und für welchen Kommunikationszweck verwenden sollen. Festgelegte akzeptable Antwortzeiten zum Beispiel für den E-Mail-Verkehr und eine klare Kommunikationshierarchie verbessern die Kommunikationsabläufe. Zudem sollten Führungskräfte ihre Beschäftigten ermutigen, ihre Geräte während der typischen Bürozeiten bereitzuhalten, auch wenn eine flexible Arbeitszeitgestaltung erlaubt ist.

4. Messung von Arbeitszeiten und Zeitpläne: Fernarbeit bedeutet nicht, dass Beschäftigte nicht einem konsistenten Zeitplan folgen sollten. In den Richtlinien für Fernarbeit legen Unternehmen zunächst fest, wie sie die Produktivität messen wollen: in geleisteten Arbeitsstunden oder erledigten Aufgaben oder einer Kombination aus beidem.

Unternehmen sollten explizit festsetzen, wann der Arbeitstag für Remote-Beschäftigte beginnen und enden soll. Wenn Arbeitgeber flexible Arbeitszeiten anbieten, sorgt eine Stundenanzahl pro Tag für eine bessere Planung der Arbeitszeit. Im Idealfall fordern Führungskräfte ihre Beschäftigte dazu auf, ihre Arbeitszeiten anzugeben und mitzuteilen. Dazu können Tools zum Einsatz kommen, um die Arbeitszeiten der Beschäftigte einheitlich zu erfassen und zu übermitteln. Eine klare Definition von Erwartungen für die Einhaltung von Terminen legt fest, welche Besprechung vor Ort oder virtuell verpflichtend sind und was ein akzeptabler Grund für deren Versäumnis ist. Das können beispielsweise nur familiäre Notfälle, plötzliche Krankheit aber auch ein Computerabsturz sein.

5. Besprechungsrichtlinien für Remote Worker: Es kann eine Herausforderung sein, einen geeigneten Zeitpunkt für Besprechungen zu finden, wenn alle entfernten Beschäftigten flexible Arbeitszeiten haben. Eventuell kommen bei multinationalen Teams sogar noch Zeitverschiebungen hinzu. Besprechungsrichtlinien stellen sicher, dass auch Remote-Beschäftigte regelmäßig an Meetings tielnehmen und diese Meetings auch ernst nehmen. Grundlegend sollten Fernarbeiter denselben Besprechungszeitplan wie im Büroalltag einhalten. So könnte man zum Beispiel Meetings am frühen Morgen vermeiden, um bei den Beschäftigten Störungen in der Früh zu mindern.

Um Remote-Arbeiter gezielt zu integrieren, sollten Beschäftigte ein festes virtuelles Meeting-Tool für jedes Meeting verwenden. Zusätzliche Richtlinien in Bezug auf den Datenschutz und das Einladungs-Management solcher Videokonferenzlösungen sorgen für mehr Sicherheit. Ebenfalls sollten Unternehmen festlegen, welche Arten von Meetings Beschäftigte wann abhalten sollen. Dazu gehören Teambesprechungen, Einzelbesprechungen zwischen entfernten Beschäftigten und ihren Managern oder Besprechungen mit allen Beschäftigten des Unternehmens. Sind Meetings für Fernarbeiter nicht verpflichtend oder können sie nicht teilnehmen, gilt es einen Prozess für das Versenden von Besprechungszusammenfassungen einzuführen.

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