Gastkommentar von Becom
Kostenfallen im Home-Office
Ein gutes Jahr nach dem oft etwas hektischen und teils improvisierten Umzug ins Home-Office stehen viele Unternehmen und Organisationen heute vor einer neuen Herausforderung: Es gilt, sich für dauerhaft nutzbare, wirtschaftlich ebenso wie technisch sinnvolle Lösungen zu entscheiden. Ralf Becker, Geschäftsführer des Systemhauses Becom aus Wetzlar, hat im nachfolgenden Gastkommentar vier wichtige Kostenfaktoren bei der Nutzung von Home-Office-Lösungen zusammengestellt.
Im Frühjahr 2020 waren die Prioritäten aufgrund der gebotenen Eile eindeutig: In erster Linie ging es darum, überhaupt eine funktionierende Lösung zu realisieren. Sowohl die Kosten als auch die Sicherheit standen häufig erst an zweiter Stelle. Dabei werden insbesondere die direkten und indirekten Kosten, die rund um die Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen entstehen, nach wie vor deutlich unterschätzt. Denn mit der schnellen Installation eines VPN-Clients ist es keinesfalls getan. Dies gilt ganz besonders, wenn es um eine Infrastruktur geht, die auch den zukünftig erwarteten, hybriden Arbeitsmodellen mit einer Mischung aus Home-Office und Präsenzarbeit im Büro gerecht werden soll.
1. Kosten für Softwarelizenzen und eventuell erforderliche Hardware: Der erste Kostenblock umfasst den Kauf von Hardware und Softwarelizenzen. Je nachdem, welche Geräte bereits im Unternehmen vorhanden sind, kann hier auch die Anschaffung erforderlicher Notebooks erhebliche Investitionen erfordern, zumal sich die Hardwarepreise aufgrund der Nachfragesituation weiterhin auf hohem Niveau bewegen. Und auch die Kaufpreise für Lizenzen, etwa für VPN-Lösungen, sollte man nicht unterschätzen. Gelegentlich gehen Unternehmen hier fälschlicherweise von nahezu kostenfreien VPN-Tools für die private Nutzung aus. Eine professionelle Nutzung solcher Lösungen in Unternehmen oder Organisationen ist aber schon allein aus Sicherheitsgründen vielfach nicht möglich.
2. Aufwand für Installation und Konfiguration: Mit der Anschaffung der notwendigen Hard- und Software allein ist es nicht getan. Je nach Lösungsansatz sind teilweise umfangreiche Installations- und Konfigurationsarbeiten erforderlich. Im Rahmen einer ehrlichen Kostenkalkulation sollte man diese unbedingt berücksichtigen. Denn entweder muss ein Unternehmen hier einen externen IT-Dienstleister beauftragen und bezahlen – oder aber das Projekt bindet interne IT-Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum, die dann nicht für andere Tätigkeiten verfügbar sind. Gerne „vergisst“ man hier übrigens auch die Installation und Einrichtung der Clients: Abhängig von der Stückzahl und vom Automatisierungsgrad kann dies gerade bei einem heterogenen „Gerätemix“ erheblichen Aufwand bedeuten. Auch Routing und Firewall im Unternehmen sind zudem häufig anzupassen.
3. Kostenfaktor Telefonie: Es mag auf den ersten Blick überraschen, doch auch den Themenkomplex Telefonie gilt es bei einer realistischen Betrachtung der Home-Office-Kosten zu berücksichtigen. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen noch keine Cloud-Telefonie nutzt. Zusätzliche Software-Clients oder Rufumleitungen bleiben meist ein Notbehelf. In vielen Fällen entstehen hier vor allem indirekte Kosten durch Produktivitätsverluste: Mitarbeiter sind unter Umständen nicht unter ihrer gewohnten Durchwahl und zu den gewohnten Zeiten erreichbar; oder sie nutzen ihre private Festnetz- oder Mobilfunknummer, die man jedoch nur bedingt an Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten weitergeben kann. Dies macht viele Abläufe, die sonst nur ein kurzes Telefonat erfordern, komplexer und zeitaufwendiger.
4. Produktivitätsverluste durch eingeschränkte Arbeitsmöglichkeiten: Ein wichtiger Kostenfaktor ist auch die Frage, ob Beschäftigte auf ihrem Rechner im Home-Office vollständigen Zugriff auf wichtige Anwendungen und Daten haben. Nicht immer ist dies gegeben, da manche Lösungen aus Lizenz- und damit wiederum Kostengründen nicht auf den entsprechenden PCs nutzbar sind. In der Praxis führt dies dann typischerweise zum Anruf beim Kollegen vor Ort: „Schick mir doch bitte mal die Datei XY, ich komme da vom Home-Office aus nicht dran!“ Was normalerweise mit wenigen Klicks erreicht wäre, bremst nun gleich zwei Mitarbeiter vorübergehend aus.
Ratsam sind deshalb Lösungen wie beispielsweise Jamboon Plug&Play Home-Office 2.0. Dabei handelt es sich um eine fertig konfigurierte Home-Office-Netzwerklösung, die Sicherheitskonzepte aus dem Firmennetzwerk 1:1 im Home-Office bereitstellt. Beschäftigte nehmen ihr geschäftliches Telefon und ihren Firmenrechner oder ihr Notebook in diesem Fall einfach mit nach Hause. Nach Verbindung mit der Jamboon Client Box können sie dann ohne Einschränkungen und ohne notwendige Installationen wie gewohnt weiterarbeiten.
Ralf Becker ist Geschäftsführer von Becom.
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