Gastbeitrag von Box
Mit elektronischer Signatur zum papierlosen Büro
Hybrides Arbeiten erfordert digitale Abläufe für alle Prozesse: Absprachen per Videotelefonie, gemeinsames Arbeiten an Verträgen oder die Planung von Projekten. Doch Unterschriften – also der Abschluss von Transaktionen – bleiben die letzte Bastion des analogen Büros. Michael Mors, DACH-Chef von Box, klärt nachfolgend, wie Unternehmen ihre Verträge und Transaktionen komplett digital abbilden können.
Immer mehr Transaktionen wandern von papierbasierten manuellen Workflows in die Cloud – aus diesem Grund sind elektronische Signaturen ein wichtiger Faktor bei der Erledigung von Arbeit. Doch auch wenn es auf den ersten Blick nicht so erscheint: Elektronische Signaturen sind ein komplexes Feld. Für verschiedene Anwendungsfälle gelten unterschiedliche rechtliche Anforderungen. Heutige Lösungen sind meist umständlich und teuer – die Adaption elektronischer Signaturen ist daher oft der letzte Schritt auf dem Weg zum komplett digitalen Büro.
Das schlägt sich in der Nutzung der Technik nieder: Lediglich eines von drei Unternehmen nutzte laut IDC TechBrief 2020 elektronische Signaturen. Im Jahr 2021 ergibt dieser Umstand nur noch wenig Sinn: Unternehmen bilden ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe in der Ära des hybriden Arbeitens immer schneller digital ab. Zur gleichen Zeit nimmt die Zahl der papierbasierten Arbeitsprozesse stetig ab, da sie derzeit nicht in physischen Büros stattfinden können. Dieser Umstand sollte E-Signaturen eigentlich Vorschub leisten – doch von den Organisationen, die elektronische Signaturen nutzen, verlassen sich viele immer noch auf umständliche Lösungen wie beispielsweise Signaturkarten mit Lesegeräten. Gleichzeitig gab es noch in diesem Frühjahr Berichte über Druckerknappheit, weil Mitarbeitende für ihr Home-Office noch verstärkt zu analogen Lösungen greifen. Es gibt allerdings einen besseren Weg: Kollaborationsplattformen, die Funktionen für E-Signaturen direkt beinhalten.
In diesem Kontext, ist es sinnvoll zunächst auf die Bedeutung von Inhalten für ein Unternehmen einzugehen. Einfach ausgedrückt sind Inhalte – neudeutsch Content – der inhärente Wert eines Unternehmens. Content ist die Arbeit einer Organisation und für jedes Unternehmen einzigartig. Doch um diesen Wert zu realisieren, müssen Organisationen einen einzigen Platz für ihre Inhalte finden. Inhalte zwischen verschiedenen Silos und Anwendungen zu trennen, schafft Reibung, die im besten Falle "nur" das Wachstum eines Unternehmens hemmt, im schlimmsten Falle jedoch den Mitarbeitenden dabei im Weg steht, Wissen abzurufen, das entscheidend für den Unternehmenserfolg ist. Beim Einsatz einer einzigen Plattform lässt sich Content sicher speichern und bearbeiten, während alle Compliance-Anforderungen erfüllt sind – während die Teams gleichzeitig die Möglichkeit haben, an dem Content zu kollaborieren, intern wie extern.
E-Signatur-Fähigkeiten müssen nativ in ein solches System integriert sein, damit sie keine Reibung schaffen. Umständliche Lösungen unterbrechen die sogenannte „Content Journey“, also den Weg von Inhalten im Unternehmen. Also müssen sich elektronische Unterschriften in bestehende Workflows einfügen und sich mit existierenden Apps wie Microsoft 365, Slack und Zoom integrieren lassen. Im Ergebnis müssen Unternehmen am Ende ihrer Content Journey nicht mehr auf komplexe und umständliche Lösungen zurückgreifen – oder gar den Drucker bemühen, um einen Vertragsabschluss zu leisten oder rechtssicher eine Freigabe zu erteilen.
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