Digital Workplace - Von On-Premises zu SaaS
Moderne Wege in der Arbeitswelt
Mobiles Arbeiten ist mittlerweile vom Büro bis zur Baustelle verbreitet. Die dazu notwendige permanente Verfügbarkeit von Informationen ist durch den aktuellen Stand der Kommunikationstechnik keine Zukunftsmusik mehr. Allerdings ergeben sich durch die digitale Transformation der Arbeitswelt neue Herausforderungen für Unternehmen. Es verändern sich nicht nur die Ansprüche an den Arbeitsalltag, sondern auch die zugrunde liegenden (digitalen) Prozesse und Werkzeuge.
Software-Tools und Ablagelösungen, die jahrzehntelang im Einsatz waren, stoßen zunehmend an ihre Grenzen, sodass Unternehmen sie durch moderne Lösungen ersetzen müssten. Doch welche Lösungen stellen für welchen Anwendungsfall eine geeignete Plattform dar und schaffen den Spagat zwischen einfachem Zugang zu Dokumenten bei gleichzeitig immer höheren Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit? Diese Frage sollte sich jedes Unternehmen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie stellen.
Cloudlösungen als zentrale Plattform
Als zentrale Plattform für digitale Arbeitsplätze bieten sich cloudbasierte Lösungen an. Diese sind rund um die Uhr und von jedem Ort der Welt (an dem es eine Internetverbindung gibt) verfügbar. Ein mobiles Endgerät mit einem HTML5-fähigen Browser reicht als Grundausstattung aus, um professionell arbeiten zu können.
Laut den Gartner-Analysten wird es hier eine deutliche Verschiebung von einer On-Premises-Arbeitsumgebung mit Microsoft Office, E-Mail, Online-Meeting-Tools, Instant Messaging und lokalen Festplatten hin zu Software as a Service (SaaS) geben. Das Cloudpendant von Instant Messaging beispielsweise (formell als Workstream Collaboration bekannt), ermögliche die Etablierung mehrerer und dauerhafter Kanäle, die Integration mit anderen Anwendungen und die Verwendung von Chatbots. Diese Kombination von Funktionen verbessere das Situationsbewusstsein und die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsbedingungen. Neben individualisierten Office-Tools und Fachanwendungen werden auch rollenbasierte SaaS-Anwendungen für einzelne Geschäftsbereiche hervorgehoben.
Diese bieten laut Gartner immer mehr die gleichen Funktionalität in puncto Integrationsfähigkeit, Analyse, Mobilität und Collaboration wie cloudbasierte Office-Anwendungen. Mit dem Wechsel von On-Premises zur Cloud würden besonders die Bereiche Zusammenarbeit, Kreativität, Eigenständigkeit und Eigenverantwortung der Nutzer gefördert.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz in der Kommunikation
Die Unterstützung der Arbeitsabläufe durch digitale Prozesse ist ein Kernthema des digitalen Arbeitsplatzes. Nicht nur der Speicherort der Daten verlagert sich in die Cloud, sondern auch die Art, wie Kommunikation passiert, verändert sich grundlegend. Ungeordnete Kommunikation per E-Mail und Instant Massaging wird immer mehr durch cloudbasierte Korrespondenzlösungen und Workflows abgelöst. Diese erleichtern den geordneten und nachvollziehbaren Informationsfluss im Unternehmen und ermöglichen einen einheitlichen Informationsstand der Mitarbeiter. Die zentrale Vorhaltung sämtlicher Dokumente einer Organisation in der Cloud verringert auch das Problem der unterschiedlichen Dokumentenversionen. Die Freigaben, die man per Workflow einholt, kennzeichnen eindeutig, welche Version des Dokuments - beispielsweise eines Vertrages - die aktuelle oder die freigegebene Fassung ist. Individuelle Fachanwendungen profitieren ebenfalls vom Funktionsumfang einer Cloudplattform. So existieren Lösungen zum Vertrags-Management, Vorstandskommunikation, Korrespondenz-Management, Lieferantendokumentation und so weiter auf dem Markt.
Kriterien für die Auswahl eines Cloudanbieters
Bei der Auswahl des Cloudanbieters sind vor allem die Möglichkeiten von maßgeschneiderten Lösungen sowie Sicherheitsaspekte und natürlich die vorhandenen Zertifizierungen entscheidend. Datenschutz zählt allgemein zu den wichtigsten Kriterien bei der Wahl der passenden Cloud. "Wo werden die Daten gespeichert?", lautet hier die Gretchenfrage. Europäische Anbieter mit Datenzentren innerhalb der EU können vollständige Compliance und Rechtssicherheit gewährleisten.
Mit Hilfe von Service Level Agreements (SLAs) stellen sie die Versorgung dieser Recheninfrastruktur sicher. Zu den Sicherheitsvorkehrungen bei der Nutzung der Cloud sollte darüber hinaus zumindest eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gehören, die bereits beim Login schützt.
Strenge Zertifizierungsverfahren stehen für Qualität
Besonders hilfreich bei der Wahl des passenden Anbieters sind Zertifizierungen. Ein seriöser Clouddienstleister kann eine Reihe an Zertifizierungen und Testaten vorweisen. Neben den gängigen ISO-Zertifizierungen für Informationssicherheit und Datenschutz wie beispielsweise ISO 27001 und ISO 27018 und natürlich ISO 9001 für das Qualitäts-Management oder ISO 20000-1 für das IT-Service-Management existieren weitere Zertifizierung für Cloudprodukte. Wenn es um IT-Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten geht, ist das C5-Testat hervorzuheben - basierend auf dem "Cloud Computing Compliance Controls Catalogue", kurz C5. Es wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) herausgegeben.
Der Anforderungskatalog des BSI legt fest, welche Mindestanforderungen Clouddienstleister erfüllen müssen. Diese Umfeldparameter gewährleisten die Transparenz hinsichtlich Systembeschreibung, Gerichtsbarkeit und Lokationen der Datenspeicherung, Datenverarbeitung und Datensicherung, Offenbarungs- und Ermittlungsbefugnisse sowie Zertifizierungen. Die Erfüllung von weit mehr als 100 Kriterien aus dem C5-Katalog wird von renommierten unabhängigen Wirtschaftsprüfern attestiert und in Folge vom Cloudanbieter vertraglich garantiert.
Das BSI hat mit dem C5 einen IT-Sicherheitsstandard herausgegeben, der als Basislinie für die Cybersicherheit im Cloud Computing neue Maßstäbe auf dem Markt setzt. Deshalb sollte man bei der Auswahl eines Cloudanbieters unbedingt auf dieses Testat Wert legen.
Das Zertifikat "Certified Cloud Service" des TÜV Rheinland wiederum prüft die Cloudinfrastruktur und Applikationen anhand von Sicherheitsanalysen, zudem vor Ort die technischen, physischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen und Betriebsprozesse.
Will man einen digitalen Arbeitsplatz für den Finanzbereich einrichten, ist eine Bescheinigung nach IDW PS 880 wichtig. Diese bestätigt, dass eine Cloud den in Deutschland, Österreich und der Schweiz den geforderten Aufbewahrungs- und Archivierungsvorschriften (revisionssichere beziehungsweise GoBD-konforme Archivierung) für Geschäftsunterlagen, Rechnungen und Personalakten entspricht.
Eine Cloudlösung, die Unternehmen aus der Pharmaindustrie einsetzen sollen, muss gemäß den hohen Compliance-Richtlinien nach EU GxP Annex 11 validiert sein.
Diese Validierung bescheinigt, ob eine Cloud in regulierten Industrien hinsichtlich des Qualitäts-Management-Systems, des IT-Service-Management-Systems und des IT-Sicherheits-Managements alle Anforderungen erfüllt. Cloudlösungen, die bereits selbst validiert sind, sparen damit den Pharmaunternehmen Zeit und Geld.
Es stellt sich die Frage, welche Zertifikate für welchen Anwendungsfall relevant sind. Solch eine Entscheidung ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Ein Blick in den Kriterienkatalog, der jeder Zertifizierung zugrunde liegt, lohnt sich jedoch allemal. Dieser kann eine hilfreiche Entscheidungsgrundlage bei der Auswahl des richtigen Cloudanbieters sein.
Ausbau der Bandbreite
Um die Cloud effizient zu nutzen, braucht es eine schnelle Internetverbindung. Die Rechenzentren der Cloudanbieter sollten daher an Standorten großer Netzbetreiber angesiedelt sein, die bestens an die jeweiligen nationalen Internetknoten angebunden sind. Der Kunde selbst muss aber ebenfalls für eine Anbindung mit einem leistungsstarken Netzbetreiber Sorge tragen, um Clouddienste für digitale Arbeitsplätze effizient nutzen zu können. Prinzipiell liegt der flächendeckende Breitbandausbau in der Verantwortung eines jeden fortschrittlichen Staates. Laut Schätzungen von Cisco ist bis 2022 mit über 28 Milliarden online vernetzten Geräten weltweit zu rechnen - der Bedarf an immer schnelleren Internetverbindungen ist also mehr als gegeben.
Sollte man gerade keine Internetverbindung haben, bietet sich der Offline-Modus der cloudbasierten Anwendungen des Digital Workplace an. Es lassen sich beispielsweise Dokumente in einen lokalen Ordner synchronisieren, der auch ohne Internetverbindung zur Verfügung steht. Dieser wird, sobald wieder Verbindung mit der Cloud-Lösung besteht, zurücksynchronisiert.
Der Digital Workplace ist ein Thema, dessen Umsetzung in den Unternehmen zukünftig ansteht. Die dazu notwendigen Technologien sind ausgereift und am Markt vorhanden. Der Wandel von On-Premises zu cloudbasierten SaaS-Lösungen bringt nicht nur in der Arbeitskultur und -weise Veränderungen, sondern schlägt sich auch in besser planbaren und niedrigeren Investitionen in IT- und Hardwarekosten nieder.
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