ownCloud: Was bei der Content Collaboration zu beachten ist
Und plötzlich unterliegt das File der DSGVO
Um bei der Content Collaboration sensible Daten zuverlässig zu schützen, benötigen Unternehmen eine umfassende Strategie – und die richtige technische Unterstützung. Der Content-Collaboration-Spezialist ownCloud erläutert, worauf es ankommt.
Die digitale Arbeitswelt ist ohne Content Collaboration kaum vorstellbar. Bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten unterliegen Unternehmen aber zahlreichen regulatorischen Vorgaben. Die DSGVO verpflichtet sie zum Schutz persönlicher Informationen und die kommende NIS-2-Richtlinie macht Betreibern kritischer Infrastrukturen strenge Auflagen für Datensicherheit. Zusätzlich müssen sich Unternehmen an Vereinbarungen mit Kunden, Partnern und Lieferanten zum vertraulichen Umgang mit sensiblen Daten halten.
Um diesen Anforderungen zu entsprechen, sollten Unternehmen eine umfassende Datenstrategie entwickeln und daraus Richtlinien für die Verwaltung und den Schutz der Daten entlang des kompletten Lebenszyklus ableiten. Ihre Content-Collaboration-Plattform sollte die technische Umsetzung dieser Richtlinien dann effizient unterstützen. Dazu muss sie einige Schlüsselanforderungen erfüllen.
1. Steuerung der Zugriffsrechte. Welche Nutzer dürfen auf welche Dateien zugreifen? Die Plattform sollte es ermöglichen, Dokumente anhand der Unternehmensrichtlinien automatisiert zu klassifizieren und ihnen die entsprechenden Freigabeeinstellungen zuzuweisen. Dabei sollte sie auch die Weiterentwicklung der Dokumente berücksichtigen. Ein File, das bei seiner Entstehung noch unkritisch ist, kann im Laufe der Kollaboration DSGVO-relevant sein, weil ein Mitarbeiter persönliche Informationen hinzufügt.
2. Anreicherung mit Metadaten. Bei der Content Collaboration bearbeiten die Nutzer meist Files mit unstrukturierten Daten. Damit solche Dateien analysierbar und damit auch automatisch klassifizierbar sind, benötigen sie Metadaten. Die Plattform sollte deshalb möglichst viele Wege bieten, um Dateien mit Metadaten anzureichern: von der Ableitung aus der Datei selbst über die automatische Generierung mittels Bilderkennung, OCR oder KI bis hin zur manuellen Zuweisung.
3. Management der Aufbewahrung. Viele Dateien unterliegen Vorgaben für die Dauer ihrer Aufbewahrung. Manche darf man gar nicht speichern, andere muss man löschen, sobald ihr Verarbeitungszweck entfällt, wieder andere dagegen sind jahrzehntelang aufzubewahren. Unternehmen sollte ein Lifecycle-Management zur Verfügung stehen, mit dem sie die Einhaltung sämtlicher Aufbewahrungs- und Löschpflichten zuverlässig sicherstellen können.
4. Kontrolle der Speicherorte. Wenn Mitarbeiter Dateien lokal auf ihren Endgeräten speichern, können Unternehmen sie nicht mehr beaufsichtigen. Meistens ist das kein Problem, bei sensiblen Dateien aber ein Risiko. Deshalb sollten Unternehmen die lokale Speicherung steuern und notfalls unterbinden können. Bei besonders schutzbedürftigen Dokumenten kann es sogar erforderlich sein, dass sie den Server nie verlassen und sich lediglich mit Wasserzeichen versehene Abbilder von ihnen auf die Browser der Nutzer streamen lassen.
5. Wiederherstellung von Dateien. Eine Content-Collaboration-Plattform kann ein mächtiges Instrument zur Abwehr von Ransomware-Attacken sein – wenn es ihre Versionierung erlaubt, jede beliebige Datei auf jeden beliebigen Zeitpunkt zurückzusetzen. Dann können Unternehmen den Zustand von Files wiederherstellen, den sie unmittelbar vor der Verschlüsselung durch die Ransomware hatten.
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