Effizientes Output-Management

Wirtschaftliches Drucken

14. März 2011, 6:00 Uhr | Phillip Schröder, Leiter Produkt-Management Solutions bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland

Kosten-Management hat sich in der IT zur Königsdisziplin entwickelt. Dies sollte eigentlich auch beim Thema Drucken gelten. Doch die Realität sieht anders aus: Die Unternehmen in Deutschland zahlen rund 34 Milliarden Euro jährlich für das Drucken von Unterlagen. Je nach Branche macht dies bis zu sechs Prozent des Umsatzes der Betriebe aus. Dabei lassen sich schon mit relativ einfachen Maßnahmen messbare quantitative und qualitative Verbesserungen erzielen.

In Westeuropa gibt laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC aus dem Jahr 2009 ein durchschnittliches Unternehmen pro Mitarbeiter etwa 300 Euro jährlich für die Beschaffung von Druck- und Imaging-Lösungen aus. Dennoch können rund 70 Prozent der Unternehmen weder Druckvolumen noch Druckkosten bestimmen. Großbetriebe besitzen bis zu zehn Mal mehr Systeme als nötig, nur gerade sieben Prozent der Unternehmen kontrollieren den Papierverbrauch. Auch die Produktivität leidet: Mitarbeiter verschwenden bis zu acht Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten, weil 50 Prozent der Informationen zum benötigten Zeitpunkt nicht auffindbar sind.

Schwachpunkt Gesamtkostenerfassung

In der Regel betragen die Hardwarekosten eines Druckers oder Multifunktionssystems (MFP) zwischen fünf und 20 Prozent der Gesamtsystemkosten. Die restlichen 80 bis 95 Prozent teilen sich in direkte anwendungsbezogene Verbrauchskosten und indirekte Kosten auf. Direkte Kosten entstehen durch Verbrauch von Toner, Patronen, Energie, Tinte, Papier etc. Indirekte Kosten entstehen durch Instandhaltung, Wartung, Administration, Schulungen, Logistik, Störungen und Ähnliches. Diese Kosten geraten oft außer Kontrolle, etwa durch ineffizienten Support, schlechte Einkaufskonditionen, dezentralen Einkauf, unkoordiniertes Verbrauchsmaterial-Management, hohen administrativen Aufwand oder überdurchschnittlich viele Störungen veralteter Systeme. Unnötig hohe indirekte Kosten entstehen auch durch heterogene Strukturen: Druckerlandschaften sind oft „“historisch gewachsen““ und faktisch ein unsystematischer Mix aus Druckern, Scannern, Kopierern und MFPs unterschiedlicher Hersteller. Ein transparenter Überblick über die Gesamtkosten ist dann nahezu unmöglich.

Gerätekonsolidierung und optimierte Dokumentenprozesse

Wer die Gesamtkosten im Druck- und Output-Management nicht kennt, kann auch nicht wissen, welche Sparpotenziale er erzielen kann. Meist unterschätzen Unternehmen dieses Potenzial erheblich. Betriebe mit systematischem Dokumenten-Management sparen bis 30 Prozent. Realisieren lassen sich diese Größenordnungen durch Managed Print Services (MPS). Solche Dienstleistungsangebote umfassen in der Regel die systematische Planung, Implementierung und Verwaltung von MFPs oder Druckern sowie deren Wartung und Support. Professionelle MPS-Ansätze erfassen jedoch auch das gesamte Dokumenten-Management. Der Einsatz zusätzlicher Software in einer bereits optimierten Systemlandschaft erlaubt eine höhere Arbeitsproduktivität. So ermöglicht beispielsweise die „“Ysoft Safeq““-Accounting-Applikation von Konica Minolta, ein Druck-Server-basierendes „“Web-Payroll-Portal““ zu installieren. Dieses löst dann die traditionelle Zusendung der Gehaltsabrechnungen an sämtliche Mitarbeiter ab. Letztere können ihre Unterlagen bei Bedarf nach Authentifizierung an beliebigen Netzwerk-Drucksystemen selbst ausdrucken. Für die Personalabteilung entfällt der gesamte Arbeitsaufwand für die manuelle Konfektionierung.

Systemübergreifende, zentrale Administration

Wer mehr als eine Hand voll Drucker einsetzt, sollte diese aus Effizienzgründen gemeinsam verwalten. Schon in mittleren Unternehmen führen heterogene Drucksysteme in einem Netzwerk zu völlig unterschiedlichen druckdatenerzeugenden Softwaresystemen. Gleichgültig, ob aus MS-Office oder SAP-Anwendungen – einfache Handhabung und schnelle garantierte Verfügbarkeit aller Druckjobs lautet die zentrale Anforderung an eine system- und abteilungsübergreifende Verwaltung der Infrastruktur.

Aktuelle zentral installierte, herstellerübergreifende Druck-Management-Software, wie beispielsweise die Fleet-Management-Lösung „“Siteaudit““, erfasst bis zu 500 verschiedene Systeminformationen im Drucknetzwerk und ermöglicht auf diesem Weg die Reduzierung von Drucker-kosten.

Ein zentrales Reporting-System liefert detaillierte Berichte und grafische Auswertungsmöglichkeiten zur Nutzung und Auslastung der Systeme. Automatische Statusmeldungen zu Zählerstand, Verbrauchsmaterialien und Störungen lassen sich an vordefinierte Empfänger wie Einkauf oder Support in Echtzeit senden.

Moderne MFPs bieten mittlerweile viele Funktionen eines Servers und sollten deshalb mit den gleichen Sicherheitsanforderungen bewertet werden. Ein MFP kann ebenso viele vertrauliche Daten über das Netzwerk preisgeben, wie jeder andere Rechner mit Netzwerkanschluss. Drucker reproduzieren auch Dokumente mit sensiblen Daten wie interne Memos, Strategiepapiere oder Stellungnahmen. Zugriffsgesicherte Systeme an öffentlich zugänglichen Standorten und ein Berechtigungssystem, das den Datenzugriff kontrollierbar gestaltet, sind deshalb unverzichtbar.

Beim Drucken vertraulicher Daten sind grundsätzlich zwei sensible Aspekte zu unterscheiden: Erstens gilt es, die Verbindung vom Client bis zum Drucker beziehungsweise MFP zu sichern. Für die Verschlüsselung auf diesem Weg nutzen gängige Sicherheitslösungen Algorithmen, wie sie auch bei der gesicherten Übertragung von E?Mails und im Internet zum Einsatz kommen. So genannte Follow-me-Printing-Konzepte decken die zweite Schwachstelle ab: Sie stellen sicher, dass niemand unbefugt vertrauliche Dokumente einsieht oder ausdruckt. Anwender müssen sich direkt am Drucker oder MFP authentifizieren, bevor der Auftrag zum Druck freigegeben wird. Dies kann per PIN oder ID-Card direkt am Display jedes verfügbaren Netzwerkdruckers geschehen. Unbefugtes Drucken oder widerrechtliche Einsicht in Dokumente ist somit ausgeschlossen.

Doch Follow-me-Printing bietet nicht nur Datensicherheit. Sollte ein Drucker ausfallen oder eine Störung an einem MFP auftreten, können die Anwender sofort auf ein alternatives System zugreifen. Druckaufträge beziehungsweise die Funktionen für Kopie, Fax?, E?Mail-Versand oder Scannen folgen dem autorisierten Anwender und werden an jedem verfügbaren System freigegeben. Ausfall- oder Wartezeiten für die Benutzer reduzieren sich auf ein Minimum.

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) erhöhen in Kombination mit einer optimierten Druckerlandschaft die Arbeitsproduktivität. Sie befassen sich mit der Handhabung und den Workflows ursprünglich papiergebundener, digitaler Dokumente. So wird ein ortsunabhängiger sekundenschneller Zugriff einzelner Mitarbeiter oder ganzer Teams auf alle gesammelten Informationen möglich. Dokumente können nicht mehr übersehen werden oder verschwinden. Auch Workflows profitieren davon: Dokumente lassen sich bearbeitet oder mit einem einzigen Mausklick per E?Mail oder Fax weiterleiten. Bei größeren Datenmengen wie Gehaltsabrechnungen, Kontoauszügen oder Verbrauchsabrechnungen ist eine flexible automatische Indexierung eingehender Dokumente sinnvoll.

Die einfache Bedienung eines DMS minimiert den Schulungsaufwand der Nutzer. Dies spart Aufwand und Zeit und erhöht die Akzeptanz der Anwender. So lässt sich beispielsweise das Enterprise-Content-Management-System „“Windream““ als Netzlaufwerk direkt im Windows Explorer darstellen. Dieses Archivsystem übernimmt die elektronische Archivierung digitaler Dokumente, arbeitet mit allen Anwendungsprogrammen zusammen und unterstützt gewohnte Windows-Funktionen wie OLE, Drag and Drop, „“Speichern unter““ etc. Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Einsatz eines solchen Archivsystems ist die Erfüllung aller rechtlichen Vorgaben, die aus handels- und steuerrechtlicher Sicht (AO, GoBS und HGB) an das System zu stellen sind.

Weniger, effizientere und besser ausgelastete Systeme – natürlich trägt eine optimierte Druckerlandschaft auch wesentlich zur Verringerung des Energieverbrauchs bei und kommt damit auch der Umwelt zugute. Schon der Einsatz von Multifunkionssystemen realisiert per se Sparpotenziale, denn sie ersetzen durch ihre Anwendungen die Einzelgeräte (Scanner, Kopierer, Drucker und Fax) bei einem Bruchteil der Energie, die vier separate Systeme erfordern würden.

Fazit

Sicheres Drucken, Analyse von Volumen sowie Kostenkontrolle sind die Schlüsselwörter, wenn es um effizientes Output-Management in Unternehmen geht. Messbare quantitative und qualitative Verbesserungen und damit reduzierte Kosten beim Netzwerkdrucken entstehen angesichts der Komplexität bereits mittlerer Systemlandschaften schon bei relativ einfachen Maßnahmen.

Wirtschaftliche Abteilungsdrucker und Multifunktionssysteme sind oft frei zugänglich platziert - ein Berechtigungssystem zum Abr

Beim Follow-me-Printing authentifiziert sich der Benutzer mit seiner ID-Card an einem beliebigen Netzwerkdrucker, um dort seine

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