Mobile Mitarbeiter stärken, Sicherheitslücken schließen
Schatten-IT in der Team-Kommunikation vermeiden
Lahmgelegte Systeme und kritische Datenlecks: Pro Tag registriert das Bundesamt für Sicherheit (BSI) 320.000 neue Schadprogramme, wie sein aktueller Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland offenbart. Die beunruhigenden Zahlen zeigen nicht nur, dass Cyberkriminalität eine zunehmende Bedrohung darstellt, sondern auch, wie wichtig es ist, (potenzielle) Sicherheitslücken in der eigenen IT-Landschaft zu schließen. Hier ein Plädoyer aus Sicht eines deutschen Anbieters in diesem Umfeld.
In vielen Unternehmen und Organisationen besteht ein Großteil der Belegschaft aus mobilen Mitarbeitern, oder ihr Arbeitsort hat sich ins Home-Office verlagert. Häufig fehlen ihnen die richtigen Lösungen, um sich schnell und auf kurzem Weg mit Kollegen auszutauschen. Daher greifen sie auf nicht verwaltete Geräte wie etwa ihr privates Smartphone und unautorisierte Apps wie etwa WhatsApp zurück. Eine derartige Schatten-IT ist nicht DSGVO-konform und gefährdet die Datensicherheit, die etwa in KRITIS-Unternehmen eine besonders wichtige Rolle spielt. Die folgenden sieben Tipps zeigen, wie IT-Administratoren die Kommunikation zwischen stationären und mobilen Mitarbeitern sicher gestalten, und was bei der Auswahl entsprechender Tools zu beachten ist.
Selbstkritisch sein
Dass Mitarbeiter nicht autorisierte Anwendungen auf ihren mobilen Endgeräten für die interne Kommunikation sorglos einsetzen, beruht vielerorts darauf, dass sie nicht um die damit einhergehenden Gefahren hinsichtlich der IT-Sicherheit wissen. Anstatt eine Laissez-faire-Haltung einzunehmen, sollten IT-Administratoren ein Bewusstsein dafür schaffen, welche Probleme die Nutzung solcher Anwendungen in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit mit sich bringt. So erzeugen sie das nötige Verständnis, warum eine sichere und DSGVO-konforme Alternative erforderlich ist. Versäumen sie dies, sollten sie sich bewusst sein, dass die Schatten-IT wächst.
Mitarbeiterbedürfnisse im Blick haben
IT-Administratoren sollten genau prüfen, welche Anwendungen die Mitarbeiter für ihre wechselseitige Kommunikation nutzen und in welchen Fällen sie auf Instant-Messaging zurückgreifen. Dies gibt ihnen wertvolle Einblicke, auf welche Funktionen die Anwender besonders großen Wert legen. So sind beispielweise die Alarmierung und Live-Standort-Übermittlung für mobile Mitarbeiter von Blaulicht-Organisationen zentral, während die Anbindung an Drittsysteme, etwa das CRM-System, für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst unerlässlich ist, um Kundendaten jederzeit abfragen und aktualisieren zu können. Die Mitarbeiterbedürfnisse im Blick zu haben, hilft IT-Administratoren, eine passende Kommunikationslösung auszuwählen. Gleichzeitig stellen sie durch ein solches Vorgehen sicher, dass alle relevanten Anwendungsfälle abgedeckt sind.
Schnellen Roll-out und vollautomatische Einrichtung priorisieren
Wenn es darum geht, eine hohe Nutzerakzeptanz zu erzeugen, sind nicht nur die Funktionen einer Kommunikationslösung entscheidend. IT-Administratoren sollten in der Lage sein, ihren Kollegen eine praktikable und unternehmensweit nutzbare Lösung schnell und einfach zur Verfügung zu stellen. In der Regel gibt es bereits ein UEM-System beziehungsweise eine MDM-Umgebung, die die zentrale Verwaltung der mobilen Geräte sicherstellt. Dies erlaubt wiederum, die App unkompliziert zu installieren, automatisch einzurichten und eine nutzerfreundliche Registrierung zu unterstützen. Somit erfolgt der gesamte Konfigurationsprozess ohne jegliche Nutzerinteraktion, und die Anwendung ist mit dem ersten Einloggen voll einsatzbereit. Zugleich ermöglichen zahlreiche administrative Einstellungen, die App organisationsweit vorzukonfigurieren und umfassend abzusichern. So reduziert sich der Aufwand für die Nutzerverwaltung auf ein Minimum.
- Schatten-IT in der Team-Kommunikation vermeiden
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