Geschäfts-E-Mail aus der Cloud
Sichere elektronische Post
Statt "Rettungsroutine" hätte die Gesellschaft für deutsche Sprache (GfdS) auch "Cloud Computing" als Wort des Jahres 2012 nehmen können. Cloud-Anbieter werben allerorten damit, Speicherkapazität und Software über das Internet orts- und geräteunabhängig sowie flexibel bereitzustellen. Besonders der Anwendungsfall des sicheren elektronischen Briefs wird kontrovers diskutiert. Die Sicherheitsbedenken sind mittlerweile in den Hintergrund getreten, die Frage nach der Sinnhaftigkeit bekommt nun endlich den ihr zustehenden Raum.Cloud-Lösungen für den sicheren elektronischen Brief wie E-Postbrief, De-Mail oder Regify werden massiv beworben. Es geht hier nicht um die Frage, welche Lösung die vermeintlich bessere ist, sondern eher darum, ob solche Produkte überhaupt sinnvoll sind oder aber die Anbieterschar am Kundenbedarf vorbei produziert. Briefsender und Briefempfänger haben genaue Vorstellungen davon, wie der physische Brief beschaffen sein muss. Entsprechende Vorstellungen entwickeln sich gerade für den Brief aus der Cloud. Da Unternehmen beim Versand geschäftlicher E-Mails regelmäßig vertrauliche firmen- oder personenbezogene Daten verschicken, kommen nur solche E-Mail-Cloud-Services in Frage, bei denen die Daten vollumfänglich unter Kontrolle des Unternehmens bleiben. Während beispielsweise beim phsischen Brief das Kuvert die Vertraulichkeit gewährleistet, erwartet der Benutzer ein überzeugendes elektronisches Pendant in Form eines elektronischen Vorhängeschlosses, das nur der Empfänger öffnen kann. Eine starke Sicherheitsarchitektur, die sicherstellt, dass die E-Mail-Nachricht ausschließlich vom vorgesehenen Adressaten geöffnet werden kann, ist hierfür wesentlich. Der zugehörige Schlüssel für das Öffnen der Nachricht darf zu keinem Zeitpunkt für einen der anderen beteiligten Parteien wie Clearing-Stelle oder Provider einsehbar sein. Es ist jedoch kaum anzunehmen, dass man nur die Attribute eines Briefs eins zu eins in die Cloud übertragen müsste, um einen zufriedenen Anwender zu erhalten. Befreit von den physischen Fesseln muss der elektronische Brief viel mehr leisten, um den Kunden nachhaltig zu beeindrucken und zum regelmäßigen Benutzer zu machen. Im Gegensatz zum herkömmlichen Brief, dessen Versand und Empfang sich oft nur schwer verfolgen lässt, können Cloud-Dienste eine Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der elektronischen Kommunikation vorweisen. Registrier- und Empfangsbestätigungen, die dokumentieren, wann der Adressat eine Nachricht empfangen oder gelesen hat, erleichtern die Geschäftskommunikation und optimieren die Prozesse. Weiß der Sender, dass der Adressat ein wichtiges Dokument wie zum Beispiel einen Vertragsentwurf gelesen hat, kann er sich sicher sein, dass die E-Mail nicht untergegangen ist und wahrscheinlich bald eine Antwort folgt. Web-basierte Transaktionsregister bieten hier eine vollständige Historie laufender und vergangener Transaktionen. Pflicht und Kür Sicherheitsvorkehrungen wie der Schutz gegen unerlaubtes Lesen zählen zu den Pflichtattributen des elektronischen Briefs. Dennoch ist Sicherheit in der Cloud nur eine Grundvoraussetzung für dessen Nutzung, nicht mehr und nicht weniger. Der Anwender erwartet darüber hinaus signifikante Vorteile vom Cloud-Angebot Brief, wie etwa, dass er Briefe von jedem seiner digitalen Geräte abrufen und beantworten kann. Wer die Errungenschaften schätzt, die Smartphones wie Iphones oder Android-Phone bieten, erwartet zurecht, dass der Brief aus der Cloud auf dem Wunschgerät mit all den Bearbeitungs- und Beantwortungsoptionen zur Verfügung steht, die man als Benutzer braucht. Doch gerade bei der mobilen Geschäftskommunikation per Ipad, Iphone, Blackberry etc. besteht ein besonders hohes Risiko des Fremdzugriffs auf vertrauliche Daten. Unternehmen sollten sich deshalb für E-Mail-Cloud-Dienste entscheiden, die entsprechende Apps für den vertraulichen E-Mail-Versand auf mobilen Endgeräten anbieten. Die schützenswerten Nachrichten lassen sich nach dem Download der App direkt über diese erstellen und dann verschlüsselt versenden. Mittlerweile bieten Anbieter Apps für verschiedene Betriebssysteme an. War der Kunde schon immer König, so ist er in der Cloud-Welt der Kaiser: Das Ungleichgewicht zwischen zahlreichen Cloud-Anbietern und begrenzter Nachfrage war noch nie größer als heute. Cloud-Dienste sind vergleichsweise einfach und mit weit niedrigerem Kapitalaufwand als in der physischen Welt zu erstellen. Der Fülle an Auswahlmöglichkeiten steht aber ein potenzieller Anwender gegenüber, dessen Tag auch heute exakt nach 24 Stunden endet. Im Service-Überfluss nimmt die Bereitschaft zu, Angebote links liegen zu lassen; die meisten davon verschwinden nach einiger Zeit in der Versenkung. Auch der sichere elektronische Brief unterliegt diesem Risiko, es sei denn, er schafft dem Nutzer substantielle Vorteile wie etwa Zeitersparnis. Internationalität ein Muss Kommunikation muss universell funktionieren. Es ist folglich nicht sinnvoll, wenn sichere E-Mails bedingt durch ihre technische Architektur nur deutschlandweit funktionieren, wie dies etwa bei De-Mail oder dem E-Postbrief der Fall ist. Das A und O für eine weltweite Anwendbarkeit ist die Verwendung einer internationalen Kommunikationsinfrastruktur wie zum Beispiel der weltweiten E-Mail-Infrastruktur. Nur dann können Unternehmen mit Tochtergesellschaften oder Partnern im Ausland kommunizieren. Unter Kosten- und Effizienzgesichtspunkten interessant sind heute auch spezielle E-Mail-Services zum Beispiel für Lohn- und Gehaltsabrechnungsversand. Entscheiden sich Unternehmen für den elektronischen Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnung, müssen sie darauf achten, dass der Versand an die private oder berufliche E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers vertraulich erfolgt. Erst dann erfüllen sie die gesetzlichen Vorschriften des Datenschutzes wie auch des Arbeitsrechts und agieren damit rechtskonform. Um bestmögliche Akzeptanz bei den Arbeitnehmern zu erreichen, ist es wichtig, dass die angewandte Verschlüsselungstechnik einfach zu handhaben ist und ohne ein aufwendiges Management von Schlüsseln oder Zertifikaten funktioniert. Wichtig ist es darüber hinaus, den Arbeitnehmern die Wahl zwischen elektronischer Zustellung und der traditionellen papierbasierten Lieferung zu lassen. Möchten Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung ohne digitale Signatur einführen - seit Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes im September 2011 ist dies erlaubt -, müssen sie vorab vom Rechnungsempfänger die Zustimmung zum Erhalt elektronischer Rechnungen einholen. Dabei kann der Rechnungsempfänger dazu ausdrücklich aufgefordert werden oder aber "stillschweigend" zustimmen, indem er mehrere elektronische Rechnungen ohne Widerspruch entgegennimmt. Lehnt der Empfänger ab, muss das Unternehmen die Rechnungen weiterhin in Papierform senden. Elektronische Rechnungen müssen zudem auch elektronisch aufbewahrt werden, und der Rechnungsempfänger muss innerhalb des zehnjährigen Nachweiszeitraums die Unversehrtheit einer Rechnung nachweisen können. Fazit Die Geschäfts-E-Mail aus der Cloud rentiert sich für Unternehmen aus Kosten- und Flexibilitätsgründen. Besonders variabel sind Systeme, die sich sowohl Cloud-basiert als auch integriert in den lokalen E-Mail-Client nutzen lassen. IT-Security ist unerlässlich, ebenso wie das Anlegen eines Sicherheitsgurts beim Autofahren. Ein Sicherheitskonzept muss daher in Cloud-Produkte integriert sein. Fehlt es, wird der Anwender nicht kommen. Drängt es sich aber in den Vordergrund, kommt er ebenso wenig. Ist das Konzept kompliziert und fordert dem Anwender viel ab, dann wird der Interessent bei aller Sinnhaftigkeit einer Lösung Alternativen finden.
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