Mit Groupwise 8 präsentiert Novell eine neue Version seines Groupware-Klassikers. Die Lösung bringt alle bekannten Funktionen in einer an die jeweiligen Benutzerwünsche anpassbaren Benutzeroberfläche unter. Sie kommt damit große Schritte dem strategischen Ziel näher, ein Werkzeug zur Verbesserung der persönlichen Produktivität zu sein. Für Benutzer älterer Groupwise-Versionen ist das Upgrade ein Muss, für alle anderen zumindest eine ernsthafte Alternative zu Microsoft Exchange.

Seit Jahren existieren viele Antworten auf die einfache Frage, welche Lösung die beste für
E-Mail und Zusammenarbeit sei. Aus Sicht der Analysten teilen jedenfalls nach wie vor Lotus Notes,
Microsoft Exchange und Groupwise (GW) etwa die Hälfte des Markts für „Corporate Messaging“ unter
sich auf – in dieser Reihenfolge. Die andere Hälfte ist von einer Vielzahl von Produkten geprägt –
mit einer stetig wachsenden Zahl von Open-Source-Lösungen.

Die Schlagworte „Unified Communications und Collaboration“ können nicht darüber hinwegtäuschen,
dass die Hersteller der großen proprietären Plattformen für E-Mail und Kollaboration inzwischen von
Treibern zu Getriebenen geworden sind. Unified Communications und Collaboration rangiert heute
unter den Obergriffen „Web 2.0“, „Social Media“ und „Social Networking“, Innovatoren der
Benutzererfahrung und der Anwendungsfunktionen sind dabei etwa Google, Facebook und Skype oder auch
das moderne Mobiltelefon.

Gäbe es in Unternehmen nicht Aspekte wie Datenschutz, Archivierungspflicht und
Geschäftsgeheimnisse, so hätten die „Dinosaurier“ der Messaging-Landschaft einen schweren Stand.
Novell ist jedenfalls der Meinung, mit der aktuellen Version Groupwise 8 sowie dem Schwesterprodukt
„Teaming + Conferencing“ (Test in
LANline 4/2008) die richtige Antwort
auf die Zeichen der Zeit zu haben. Groupwise 8 bleibt dabei grundsolide, ist aber nicht zu alt, um
sich mit der jungen Generation von Teaming + Conferencing (T+C) zu unterhalten.

Die auffälligsten Neuigkeiten findet der Anwender im Windows-Client von Groupwise 8. Zudem sind
alle Groupwise-Clients mit neuen Funktionen und verbesserten Bedienelementen ausgestattet. Obwohl
der Webaccess-Client die strategisch wichtigste Art des Zugriffs auf Groupwise ist, haben die
Entwickler die meiste Arbeit sicher in den Windows-Client investiert. Dieser lässt sich jetzt in
einem ungewöhnlich hohen Maß an persönliche Vorlieben anpassen. Nicht Eingeweihte haben tatsächlich
Schwierigkeiten, den Windows-Client als „Novell“ zu erkennen und tippen mitunter auf eine neue
Version von Outlook. Langjährige Groupwise-Benutzer nehmen mit Erleichterung zur Kenntnis, dass in
den Tiefen der Menühierarchien dennoch vieles beim Alten geblieben ist.

Groupwise-8-Clients

Die für den Kommunikationsalltag wichtigsten Neuerungen finden sich im Bereich der
E-Mail-Verarbeitung. Dazu zählen Funktionen wie Autosave, Editieren von Attachments, Anhängen von
Kontakten an E-Mails, Voransicht von Nachrichten, persönliche Notizen in Nachrichten oder die
Möglichkeit, Openoffice und Word zum Schreiben und Betrachten von E-Mails zu nutzen. Groupwise 8
macht jetzt auch, was bei der Konkurrenz schon seit Jahren selbstverständlich ist: Alle 30 Sekunden
speichert es die gerade bearbeitete Nachricht ab und stellt sie auch nach einem Neustart wieder
her.

Ein anderer Punkt, der Benutzer bislang oft irritierte, ist der Unterschied zwischen
Groupwise-Attachments und „normalen“ Attachments, die mit Internet-Mails mitkommen.
Groupwise-Attachments konnte der Anwender öffnen, bearbeiten und speichern, und die Änderungen
waren dauerhaft gespeichert. Internet-Attachments ließen sich zwar öffnen, bearbeiten und
speichern, aber nach dem Beenden von Groupwise waren diese Änderungen verloren. Da
Groupwise-Attachments auf dem Groupwise-Server gespeichert werden, Internet-Attachments aber nur im
lokalen Zwischenspeicher, ist dies alles richtig und arbeitet wie designt. Für den normalen
Endanwender war dennoch nicht nachvollziehbar, warum E-Mail nicht gleich E-Mail ist. Groupwise 8
erleichtert diese Situation und speichert bearbeitete Attachments in Internet-Mails als persönliche
Anhänge.

Da E-Mails oft nicht nur Nachrichten sondern auch Organisationsmittel sind, stellen verschiedene
weitere Verbesserungen wahre Geschenke für produktives Arbeiten dar. Groupwise bietet jetzt einen
zusätzlichen Reiter für die Bearbeitung von E-Mails: Öffnet der Anwender den Reiter „Diskurs“, so
sieht er den gesamten Ablauf einer E-Mail-Diskussion. Da der Anwender zusätzlich zur
Personalisierung des Betreffs einer E-Mail auch noch persönliche Notizen einfügen kann, stellt sich
ihm die Historie des Vorgangs übersichtlich dar. Jeder E-Mail kann der Benutzer zudem Kontakte aus
der Adressverwaltung hinzufügen und er erhält so mit jeder E-Mail eine regelrechte kleine
Vorgangsbearbeitung.

Die so genannte Jobliste hat sich inzwischen zu einer Art „Projekt-Management“ weiterentwickelt,
mit dem der Anwender die Vorgangsbearbeitung noch verfeinern kann. In dieser Liste kann er Elemente
mit der Maus beliebig verschieben, in eine Hierarchie bringen und mit Prozentwerten für die
Fertigstellung versehen. Für das persönliche Projekt-Management genügt dies in jeder Hinsicht.
Zudem hat auch die Adressverwaltung eine gründliche Überarbeitung erfahren: Mehr Informationen und
auch Bilder lassen sich speichern, der optische Gesamteindruck wurde verbessert, und vor allem kann
der Benutzer die Adressbücher jetzt in gängigen Formaten exportieren und importieren – Export und
Import von Adressen waren in Groupwise 7 (Test in
LANline 10/2005) noch eine Qual.
Direkt aus dem Kontakt heraus lässt sich heute übrigens auch Novell Messenger ansprechen und so
eine Instant-Messaging-Sitzung starten. Außerdem indiziert das System jetzt auch die Information in
Kontakten mit, und der Anwender kann danach suchen.

Die Kalenderfunktionen hat Novell um den Zugriff auf Internet-Kalender erweitert sowie um die
Möglichkeit, persönliche Kalender im Internet zu publizieren. Der Administrator muss dazu den „
Calendar Publishing Host“ aktivieren – und er sollte sich sehr genau überlegen, welchen Benutzern
er die Möglichkeit gibt, persönliche Kalender – letztlich unkontrolliert – im Internet anzeigen zu
lassen.

Teaming-Integration

Die Integration von Novell Teaming in Groupwise 8 hat die Distribution des Produkts etwas
verzögert, ist aber im Großen und Ganzen gelungen. Manche allzu hohe Erwartungen werden allerdings
nicht erfüllt. Im Wesentlichen besteht die Integration von Groupwise und Teaming darin, dass die
Teaming-Website in einem Browser-Frame in Groupwise eingebettet ist, Groupwise die Ordnerstruktur
von Teaming und den Teamsites in der Ordnerleiste anzeigt, Teamkalender und RSS-Feeds sich direkt
in Groupwise anzeigen lassen sowie E-Mails an Teammitglieder und Teams über Groupwise sendet werden
können, in denen sich Verlinkungen auf die entsprechende Seiten in Teaming einbetten lassen.
Vielleicht ist „lose konföderiert“ eine bessere Beschreibung für das, was Groupwise 8 mit Teaming
verbindet. Darüber hinaus existiert übrigens auch ein Groupwise-Portlet zur Integration von
Groupwise-Funktionen (E-Mail und Kalender) in Teaming.

Webaccess

Die Erfahrung zeigt, dass vielen – vor allem jüngeren – Anwendern der Zugriff auf E-Mails über
einen Browser vollkommen genügt. Ein beträchtlicher Teil der Benutzer ist vom Funktionsreichtum des
Windows-Clients ohnehin überfordert und hat es gern etwas einfacher. Der Groupwise-Web-Client
Webaccess hat in der Version 8 sehr gewonnen. So sichert er – ähnlich wie der Windows-Client –
automatisch eine Kopie der aktuell bearbeiteten Nachricht im Ordner „In Arbeit“: nach zehn
Sekunden, wenn keine Eingabe mehr erfolgt, und andernfalls nach jeweils 60 Sekunden. Da kann nicht
mehr viel misslingen.

Novell hat auch den Funktionsumfang und die Handhabung von Webaccess deutlich verbessert. So
lässt sich die Nachrichtenliste der Mailbox jetzt scrollen und zeigt alle Einträge im
E-Mail-Eingang. Auch die Kalenderdarstellung ist jetzt auf dem aktuellen Stand der Technik. Zudem
ist Nachrichten-Morphing wie im Windows-Client möglich: Der Anwender kann Termine, Jobs und E-Mails
in die jeweils andere Form verwandeln. Ferner sind neben dem Hauptkalender jetzt auch alle
persönlichen Kalender zu sehen.

Die Benutzerschnittstelle zur Dokumentensuche präsentiert sich allerdings immer noch recht „
sparsam“, wobei die Suche jetzt deutlich bessere Ergebnisse erzielt, da der Groupwise-Indexer in
der Version 8 erheblich mehr Dokumenttypen verarbeiten kann. Wie die anderen Groupwise-Clients hat
übrigens auch der Linux/Mac-Client viele Verbesserungen und Anpassungen erfahren und lässt sich in
der Version 8 mit mehr Recht als Pendant zum Windows-Client ansehen.

Administration und Agenten

Für die Administration von Groupwise 8 ist immer noch ein Consoleone-Plug-in zuständig. Eine
Migration der Groupwise-Administration in den Novell Imanager ist nicht erfolgt und wird auch nicht
mehr kommen. Die nächsten Groupwise-Versionen mit den Codenamen „Windermere“ und „Monterrey“ sollen
vielmehr mit einer eigenen Browser-basierenden Verwaltungsschnittstelle kommen, die das Produkt
über SOAP verwaltet. Dennoch hat sich mit Groupwise 8 bei Consoleone und den Groupwise-Agenten in
vielen Kleinigkeiten Erfreuliches für den Administrator getan. So sieht dieser in Consoleone jetzt
eine Zusammenfassung aller E-Mail-Adressen eines Benutzers, die an drei verschiedenen Stellen im
Groupwise-System definiert sein können. Ebenso erhält er eine Zusammenfassung der Einstellungen der
verschiedenen Agenten (MTA, POA, GWIA) – unabhängig davon, ob diese über Consoleone oder eine
Startup-Datei erfolgt sind.

Ebenso erfreulich ist, dass sich jetzt das MIME-Encoding (zum Beispiel UTF-8, ISO, Windows etc.)
des Clients durch den Administrator festlegen lässt. Dies erspart der Administration viele
Nachfragen wegen verunstalteter E-Mails durch falsch dargestellte Sonderzeichen. Ferner erfahren
Installationen, die ihr Groupwise-System über einen IDM-Treiber (Novell Identity Manager) mit dem
Verzeichnisdienst kommunizieren lassen, mit Groupwise 8 eine verbesserte Treiberunterstützung.
Hinzu kommen als Verbesserungen am POA (Post Office Agent) Erweiterungen am Indexer sowie der
erwähnte Calendar Publishing Host. GW Indexer kann jetzt endlich auch Formate wie PDF sowie
Office-Anwendungen wie Openoffice und Microsoft Office 2007 indizieren. Er wandelt dazu die
entsprechenden Formate mit der Viewer Engine in HTML um und indiziert diese Dateien.

Der Calender Publishing Host erledigt die Ical-Kommunikation mit dem Internet. Er muss
installiert sein, wenn Bedarf besteht, dass die Anwender persönliche Kalender ins Internet
publizieren sowie Internet-Kalender externer Anbieter einbinden können. Der Groupwise Internet
Agent (GWIA) wiederum lässt sich jetzt so konfigurieren, dass er den Benutzern Nachrichten schickt,
wenn am Internet-Gateway Verzögerungen auftreten. Den Übergang zwischen Groupwise und Internet kann
die Administration durch die Definition von Service-Klassen kontrollierten. Es existiert zudem eine
Reihe von Einstellungen, die sich neben den Standardtechniken der „Selbstverteidigung“ vor allem
zur Beherrschung regelgenerierter Antwort-Mails und Weiterleitungen verwenden lassen – automatische
Weiterleitungen können bekanntlich zu schlimmen Verletzungen der Informationssicherheit führen.

Da die meisten Neuerung von Groupwise 8 in den Clients zu finden sind, liegt der Gedanke nahe,
den Umstieg auf die neue Version mit dem Austausch der Clients zu beginnen. Dies funktioniert
leider nicht. Zwar kann der Anwender mit dem Groupwise-7-Client auf eine Groupwise-8-Mailbox
zugreifen, nicht aber umgekehrt. Wirklich schlimm ist dies allerdings nicht, und zu den besonderen
Merkmalen von Groupwise zählten schon bisher eine vergleichsweise einfache Installation. Auch was
das Upgrade auf GW 8 anbelangt, kann der Administrator eigentlich keine Fehler machen, wenn er die
Systemkomponenten in der richtigen Reihenfolge auf den neuen Versionsstand bringt. Das Upgrade von
GW 7 auf GW 8 ist in einer fünfteiligen Anleitung in Novell Connection beschrieben (
www.novell.com/communities/node/6771).

Was die beiden Begleiter von Groupwise, nämlich Novell Messenger sowie Groupwise Mobile Server
(Test in
LANline 11/2006) anbelangt, so gibt
es dort nichts Neues oder allenfalls Trauriges zu berichten. Novell Messenger – ein
Server-basierendes Instant-Messaging-Systems – fügt sich in der Version 2.0.4 unverändert gut in
Groupwise ein und ist das Werkzeug der Wahl für alle Groupwise-Installationen. Der Messenger-Server
läuft auf Linux, Windows Server und Netware, der Messenger-Client ist für Windows, Linux und Mac
verfügbar.

Als Fehlgriff für Novell hat sich die Verbindung zu Nokia erwiesen. Nokia stellt die
Weiterentwicklung und Pflege der Intellisync Mobile Suite ein, die Novell als Groupwise Mobile
Server im Rahmen eines OEM-Vertrags vermarktet hat. Nokia war nicht bereit, die Software an Novell
zu verkaufen und hat damit eine radikale Neuorientierung erzwungen: Im Herbst 2009 will Novell eine
Server-basierende Activesync-Lösung (Linux und Windows) auf den Markt bringen, sodass sich alle
Geräte, die Activesync sprechen, mit Groupwise synchronisieren können. Der Termin Herbst 2009 ist
vor allem für diejenigen wichtig, die bisher das Novell-Tool PDA Connect im Einsatz hatten.
Groupwise 8 unterstützt dieses Tool nicht mehr. Die Rolle von Groupwise hat sich durch das neu
hinzugekommene Doppelprodukt Teaming + Conferencing geändert, für das in diesem Jahr ebenfalls neue
Versionen erwartet werden. Kollaboration ist strategisch die Aufgabe von T+C, während Groupwise das
Werkzeug für die persönliche Produktivität bildet, das E-Mails, Termine, Aufgaben und Adressen
verwaltet. Das Dokumenten-Management in Groupwise will Novell nicht mehr weiterentwickeln.
Dokumente sind nach Ansicht des Herstellers der Aufgabenbereich von Teaming, das er entsprechend
mit Funktionen ausstatten will, die über die Leistungsfähigkeit des
Groupwise-Dokumenten-Managements hinausgehen. Ein Migrationspfad und eine Einbettung des
Teaming-Dokumenten-Managements ist zwar versprochen, konkrete Planungen bis jetzt aber nicht
bekannt.

Novell sieht Groupwise weiterhin vor allem als plattformübergreifendes (Linux, Windows und
Netware) Messaging-System, das in beliebigen Systemlandschaften mit geringem Aufwand installier-
und administrierbar sein soll. Daher entwickelt Novell auch – wie erwähnt – eine eigene
Browser-basierende Verwaltungsschnittstelle, die Groupwise über SOAP verwaltet. Im Jahr 2011 soll
Groupwise dann aus seiner engen Verzahnung mit Novell Edirectory befreit sein und sich mit jedem
LDAP-Verzeichnisdienst zufriedengeben. Novell geht damit den entgegengesetzten Weg von Microsoft.
Während Exchange mit jeder Version fester mit der Microsoft-Infrastruktur „verschraubt“ wird, soll
sich Groupwise in Zukunft als plattformunabhängiges und interoperables System einsetzen lassen.
Schon jetzt kann etwa Microsoft Outlook den Groupwise-Server als Exchange-Ersatz verwenden. Novell
will mit Groupwise den Weg der Unabhängigkeit von Server-Plattformen und E-Mail-Clients konsequent
weiter beschreiten.

Info: Novell Tel.: 0800/1816048 Web:
www.novell.com/groupwise

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