Visuelle Zusammenarbeit hybrider Teams

Die Macht der Bilder

3. März 2023, 7:00 Uhr | Roderick de Greef/wg

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Barrieren überwinden

Produktivität und Kollaboration gehen Hand in Hand, aber Untersuchungen zeigen, dass ein Mangel an visuellen Werkzeugen sich negativ auf beides auswirkt. Dies überrascht nicht, wenn man bedenkt, dass 65 Prozent der Menschen visuell lernen. Laut Forschungsergebnissen von 451 Research können visuelle Kollaborationstools flexiblere digitale Umgebungen gestalten. Sie ermöglichen es den Beschäftigten, kreativ zu denken, und bieten eine angenehmere Arbeitserfahrung für jene, die traditionelle Arbeitsmittel als frustrierend empfinden. Wichtig sind dabei einfach zu bedienende visuelle Komponenten. Sie helfen nicht nur bei Brainstormings, sondern auch Planung, Zusammenarbeit und Problemlösung.

Im Kontext einer hybriden Belegschaft überwindet die Kraft einer gemeinsamen visuellen Sprache physische und digitale Kommunikationsbarrieren. Befolgen Beschäftigte Arbeitsanleitungen, die Bilder wie auch Text enthalten, arbeiten sie 323 Prozent besser als Kolleginnen und Kollegen, die nur schriftliche Anweisungen erhalten. Das Hinzufügen von Bildern liefert einen visuellen Kontext, der in der Praxis nicht nur die Qualität der Arbeit steigert, sondern auch die Nutzung von Software und Daten vereinfacht.

Visualisierung steigert die Produktivität

Plattformen für die visuelle Zusammenarbeit unterstützen nicht nur die Kommunikation, sondern bieten auch eine gemeinsame Sprache für abteilungsübergreifende Teams, damit diese sich austauschen und abstimmen können. So sagten bei der erwähnten Umfrage fast alle Befragten (93 Prozent), dass ein virtuelles Whiteboard ein effektives Mittel zur Kommunikation darstellt. Die Mehrheit der Führungskräfte und Beschäftigten nutzt diese Technik bereits, um produktiv zu sein.

Viele gaben an, dass sie eine Idee am liebsten mit Zeichnungen erklären und Bilder besser verständlich sind als reiner Text. Da visuelle Darstellungen zur Einfachheit zwingen, können Menschen komplexe Sachverhalte mit Bildern schneller auf ihre wesentlichen Elemente reduzieren als mit Worten. Klare visuelle Darstellungen und intelligente Diagramme erleichtern das Verständnis komplexer Strukturen, Beziehungen und Abhängigkeiten, sodass sich die Beschäftigten auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Die Visualisierung von Daten im Kontext von Prozessen, Roadmaps und Strategien macht sie verständlicher und umsetzbar. Die Darstellung von Projektschritten, Beziehungen und Abhängigkeiten macht auch Lücken sichtbar, die in schriftlicher Form nicht so offensichtlich wären. Ein weiterer Vorteil visueller Tools: Sie enthalten nicht nur Aufzeichnungen über gemeinsam erarbeitete Ideen, sondern auch über einzelne Gedanken, die es vielleicht noch nicht mit in die Diskussion geschafft haben. Dies ist besonders wichtig für hybride Arbeitsgruppen, die produktiver sind, wenn sie in Echtzeit wie auch asynchron zusammenzuarbeiten können.

Teams für die visuelle Zusammenarbeit begeistern

Viele Teams hängen an ihren alten Arbeitsweisen. Dabei ist es nie zu spät, visuelle Komponenten in die Kommunikation und Zusammenarbeit einzubauen. Es kann dauern, bis sich jedes Teammitglied an alle Komponenten der neuen Strategie zur visuellen Zusammenarbeit gewöhnt hat. Hier ist es an der Führungsebene, Berührungsängste zu nehmen und neue Methoden näherzubringen.

Menschen müssen weder künstlerisch begabt noch kreativ veranlagt sein, um visuelle Darstellungen bei der Arbeit effektiv nutzen zu können. Schon mittels einfacher Freihandzeichnungen, Doodles und grundlegender Diagramme lassen sich große Ideen auf leicht nachvollziehbare Bilder herunterbrechen, die das gesamte Team versteht.

Wenn ein Team eher statische oder manuelle Methoden der Kommunikation und Zusammenarbeit gewohnt ist, sollte das Unternehmen visuelle Elemente Schritt für Schritt einführen: Man tauscht die Projekttabelle gegen ein Flussdiagramm, ein komplexes Google Doc wandelt sich zum übersichtlichen Organigramm. Mit der Zeit werden sich diese visuellen Formen für die Kommunikation und den Ideenaustausch zu einem festen Bestandteil im Arbeitsalltag entwickeln.

Aus taktischer Sicht wie aus der Perspektive des Projekt-Managements und der Führung wird mit Blick auf Theorie und Praxis schnell klar: Visualisierungen verbessern die Arbeit und Kommunikation von Teams. Digitale Kollaborationstools und visuelle Darstellungen helfen Teams bei der Projektabstimmung, beim eigenen Rollenverständnis und dabei zu verstehen, welchen Einfluss sie auf die Unternehmensleistung haben. Nun liegt es an der Führungsebene der Unternehmen, diesen Wandel zu begrüßen und ihn konsequent in allen Unternehmensbereichen umzusetzen und zu leben.

Roderick de Greef ist Vice President Sales EMEA bei Lucid Software.