Future Workplace und UCC
Die Top-down-Falle vermeiden
In Konzepten zum Arbeitsplatz der Zukunft („Future Workplace“) können Beschäftigte frei wählen, wo und wann sie ihre Arbeit erledigen – zu Hause, unterwegs oder im Büro. Die Grundlage für diese Flexibilität bildet UCC (Unified Communications and Collaboration). Allerdings bleiben viele Implementierungen unvollständig, weil Top-down-Ansätze oft nicht den erhofften Erfolg bringen. Ein anderes Management-Konzept ist gefragt.
Mittlerweile sind hybride Arbeitsplatzmodelle in vielen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen nicht mehr wegzudenken. Allerdings verdeutlichte die Corona-Pandemie, dass sich solche Ansätze und die entsprechenden modernen Arbeitsplätze nicht einfach so implementieren lassen. Denn im Lauf der Jahre hat sich in den meisten Unternehmen eine individuelle Kommunikationsinfrastruktur herausgebildet, die auf eine zentralisierte Unternehmensstruktur und die Arbeit im Büro ausgerichtet ist. Eine solche Infrastruktur umfasst spezielle Schnittstellen, darunter Freisprecheinrichtungen und Notrufsysteme. Hinzu kommen individuelle Anwendungen in einigen Branchen, beispielsweise branchenspezifische Tools für Call-Center und Logistikunternehmen. Aus diesem Grund konnten viele Call-Center ihrer Belegschaft auf dem Höhepunkt der Corona-Pandemie nicht das Arbeiten vom Home-Office aus ermöglichen.
Remote Work und hybride Arbeitsplatzmodelle erfordern Kommunikationswerkzeuge, die zuverlässig arbeiten und sich flexibel an geänderte Anforderungen anpassen lassen. UCC-Lösungen wie Microsoft Teams kombinieren Funktionen für die (Echtzeit-)Kommunikation und Zusammenarbeit in einer integrierten Anwendungsumgebung. Beschäftigte haben dadurch die Möglichkeit, unabhängig von ihrem Standort per Audio, Video oder Text mit Kollegen, Kunden und Partnerunternehmen Informationen austauschen.
Unternehmen und öffentliche Einrichtungen haben offenkundig erkannt, welche Vorteile mit UCC verbunden sind. Denn der weltweite Umsatz mit entsprechenden Lösungen stieg 2020 laut IDC um rund 25 Prozent auf 47 Milliarden Dollar. Die Marktforscher gehen davon aus, dass sich auch 2021 und in den Folgejahren die Nachfrage auf hohem Niveau bewegt.
Doch wenn ein Unternehmen oder eine Behörde eine UCC-Lösung und ein Re-mote-Work-Konzept einführen will, ist ein bedachtsames Vorgehen anzuraten. Denn ein Top-down-Ansatz seitens der Unternehmensleitung bringt oft nicht den gewünschten Erfolg. Das zeigte sich während der Corona-Pandemie, als Unternehmen und öffentliche Einrichtungen wie Schulen und Behörden auf die Schnelle Videokonferenz- und Collaboration-Tools implementieren mussten.
Ein Teil der Herausforderungen war technischer Natur. Es mangelte an Netzwerkverbindungen mit genügend Bandbreite sowie an passenden Endgeräten. Fragen wie die Absicherung der UCC-Umgebung gegen Cyberangriffe und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben kamen zu kurz. Passende Use Cases waren nicht oder nur in unzureichendem Maß vorhanden. Hinzu kam, dass ein Teil der User mit der Bedienung der Tools überfordert war. Das gilt vor allem für den öffentlichen Sektor, der ein Digitalisierungsdefizit aufweist. Die Belegschaft von Präsenz im Büro, in der Firma oder Behörde auf Remote Work umzustellen erwies sich als nicht zu unterschätzende Herausforderung.
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