Benutzeroberflächen entscheiden über UC-Erfolg
Kommunikation mit Spaßfaktor
Unified Communications (UC) verändert die Art und Weise der Zusammenarbeit im Unternehmen. Der Benutzerschnittstelle von UC-Lösungen kommt dabei eine ganz entscheidende Rolle zu. Nur eine einfache und intuitive Bedienung schafft die Voraussetzung, dass die neue Technik auch beim Anwender ankommt. Erst wenn der Mitarbeiter Spaß daran hat und diese entsprechend gern einsetzt, profitiert das Unternehmen von wachsender Produktivität.
Kaum eine Entwicklung hat den Markt im Kommunikationsbereich während der vergangenen Jahre so sehr geprägt wie das Aufkommen unterschiedlicher mobiler Endgeräte und der dazugehörigen Apps. Dabei sind die Benutzeroberfläche und darüber hinaus die komplette Bedienbarkeit (User Experience) entscheidend für den Erfolg einer Anwendung. Intuitive Bedienung und ansprechendes Design gehören dort zu den zentralen Elementen. Im Business-Umfeld waren die Bereiche Benutzerschnittstelle und User Experience hingegen lange Zeit ein Randthema. Die Industrie legte mehr Wert auf die Integration immer neuer Funktionen als auf ansprechende Oberflächen.
Balance zwischen einfach und funktional
Doch dieses Verständnis hat sich inzwischen geändert. Mitarbeiter in Unternehmen erwarten die intuitiven Techniken, die sie in ihrem privaten Umfeld nutzen, auch am Arbeitsplatz. Die Benutzerschnittstelle und die User Experience nehmen also auch in der Unternehmens-IT eine immer wichtigere Rolle ein. Doch worauf kommt es bei der Entwicklung einer Oberfläche an, und wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass eine neue Lösung auch Anklang bei den Mitarbeitern findet? In dieser Hinsicht sind einige zentrale Punkte zu beachten, die der Beitrag mit dem Fokus auf den Bereich Unified Communications erläutert.
UC bedeutet, quer über verschiedene Kanäle hinweg zu kommunizieren. Gleichgültig ob Telefon, Chat, Videokonferenzen im Büro oder mobil - eine Lösung sollte alle Möglichkeiten einbeziehen. Eine Oberfläche für UC muss daher diese Kanäle miteinander synchronisieren und übersichtlich verbinden. Im Idealfall zieht sich das Interface wie ein roter Faden durch die gesamte Kommunikationslandschaft eines Unternehmens.
Für den Erfolg einer solchen Benutzeroberfläche sind verschiedene Parameter entscheidend. Dazu zählt eine einfache und schnelle Bedienung auf allen Endgeräten. Dabei ist es notwendig, immer auf die Balance der einzelnen Faktoren zu achten. Das heißt konkret: Eine Schnittstelle soll zwar so einfach wie möglich konstruiert sein. Gleichzeitig muss der Entwickler aber auch Wert darauf legen, alle wichtigen Funktionen zu integrieren. Darüber hinaus dürfen auch kritische Anwendungen wie Security-Applikationen nicht zu kurz kommen. Zwar laufen diese Systeme größtenteils im Hintergrund, ohne den einzelne Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Dennoch sind dort gegebenenfalls Abstriche bei Einfachheit der Bedienung oder der Geschwindigkeit in Kauf zu nehmen, wenn andere Prioritäten überwiegen.
Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen
Im Idealfall geht eine UC-Lösung auf die Bedürfnisse aller Mitarbeiter ein. Der Benutzeroberfläche kommt dabei eine elementare Rolle zu. Entwickler müssen zum Beispiel auf die Anforderungen von verschiedenen Generationen reagieren, von den Millennials bis zu den Babyboomern. Schließlich arbeiten in jedem Unternehmen Menschen verschiedener Altersgruppen und mit unterschiedlichem technischen Know-how. Hersteller können dabei idealtypisch die verschiedenen Anwender und ihre Erwartungen an eine Kommunikationslösung kategorisieren. Diese Personas geben den Entwicklerteams eine Möglichkeit, sich zu orientieren.
Aber auch wenn Hersteller die Anforderungen unterschiedlicher Anwender adäquat ausbalancieren, wird es am Ende nicht möglich sein, die Wünsche aller Nutzer zu erfüllen. Daher sollte eine Oberfläche dem einzelnen Mitarbeiter immer die Möglichkeit geben, bestimmte Einstellungen zu konfigurieren und die Oberfläche zu individualisieren. Erst wenn den Mitarbeitern die neuen Anwendungen Spaß machen, kann ein Unternehmen den kompletten betriebswirtschaftlichen Nutzen aus einer UC-Lösung ziehen.
Entwicklung anhand offener Standards
Um eine kohärente Bedienbarkeit über verschiedene Kanäle hinweg zu erreichen, ist für Entwickler eine ganze Reihe an Punkten zu beachten. Die Gestaltung der Benutzerschnittstelle stellt dabei nur einen Aspekt dar, der ein verhältnismäßig wenig spezialisiertes Know-how in der Web- und Oberflächenentwicklung und den entsprechenden Techniken erfordert. Bei einer UC-Lösung kommt es aber nicht nur auf die Schnittstelle, sondern auch auf die komplette Nutzerführung an. Will man dort ein einheitliches Bild erzeugen, sind der Aufwand und die Anforderungen an die Entwickler deutlich höher.
Für den UC-Bereich stellen Browser-basierende Lösungen einen Weg dar, um ein gleichmäßiges Erscheinungsbild und eine einheitliche Benutzerführung auf verschiedenen Endgeräten zu generieren. Dabei können Hersteller auf etablierte Branchenstandards zurückgreifen. Diese Techniken wie HTML5 oder WebRTC (Web Real-Time Communication) lassen Entwicklern zudem auch Raum für Innovationen. Speziell WebRTC ermöglicht es, Kommunikation über verschiedene Plattformen und Endgeräte hinweg zu vereinheitlichen und die Zusammenarbeit so zu erleichtern. Über WebRTC-Lösungen können Nutzer mit nur einem Mausklick in Echtzeit per Video kommunizieren: ohne Plug-ins, ohne eine App installieren zu müssen, ganz einfach per Browser. Dies ist ein völlig neuer Ansatz - Echtzeitkommunikation zwischen beliebigen Endgeräten und ohne zusätzliche Software.
Nutzer frühzeitig und regelmäßig einbinden
Auch wenn offene Standards die Entwicklung einer einheitlichen Benutzerschnittstelle maßgeblich unterstützen, gilt es dennoch, die Eigenheiten der verschiedenen Endgeräte zu berücksichtigen. Jedes Betriebssystem hat seine spezifischen Elemente und Benutzerprinzipien, die es zu beachten gilt. Ziel ist es, auf jedem Device das native Design und die entsprechende Benutzerführung zu unterstützen. Diese Punkte sind ebenfalls frühzeitig in der Entwicklung zu adressieren. Dabei müssen Hersteller auch Anwender in den Prozess einbeziehen. In der Entwicklung ist es unerlässlich, die Lösung regelmäßig und umfangreich mit dem Endanwender zu testen. Für diese Evaluationen sollten sich die Unternehmen auch Zeit nehmen. Schließlich kann die Entwicklung einer UC-Lösung bis zu zwei Jahre beanspruchen. In dieser Zeit sollten auch immer wieder Überprüfungen stattfinden, ob der Nutzer mit dem Bedienungskonzept zurechtkommt. Nur so ist es möglich, Schwachstellen aufzudecken.
Selbst wenn eine Lösung in Tests Anklang bei den Anwendern findet, dürfen Unternehmen bei der Implementierung nichts dem Zufall überlassen. Die Mitarbeiter sollten frühzeitig die Gelegenheit haben, sich mit der neuen Oberfläche vertraut zu machen. Der erste Kontakt mit der Schnittstelle ist dabei von entscheidender Bedeutung, ganz ähnlich wie bei Apps im Consumer-Segment. Gerade bei diesen Onboarding-Prozessen können sich die Anbieter von Business-Lösungen an Beispielen aus der Consumer-Welt orientieren, etwa am Spielebereich.
Moderne Kommunikationstechnik verändert die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten. Die Benutzerschnittstelle von UC-Lösungen ist dabei ein ganz entscheidender Punkt. Nur eine einfache und intuitive Bedienung garantiert, dass die Innovation auch beim Anwender ankommt. Sie muss auf die Bedürfnisse des Mitarbeiters eingehen. Erst wenn der Nutzer Spaß an dieser neuen Technik beziehungsweise den einzelnen Applikationen hat und sie entsprechend gern einsetzt, profitiert das Unternehmen von Zuwächsen bei der Produktivität. Hersteller und die IT-Verantwortlichen in den Unternehmen können die Thematik daher kaum hoch genug priorisieren.
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