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Kosten senken durch automatisierte Beschaffungsprozesse

05. Juli 2021, 10:30 Uhr   |  retarus GmbH

Kosten senken durch automatisierte Beschaffungsprozesse
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Automatisierte Kommunikationsprozesse und gute Lieferantenbeziehungen sind im Einkauf elementar, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit den Retarus E-Procurement-Services lassen sich Beschaffungsprozesse ohne großen Aufwand digitalisieren. Dies entlastet den operativen Einkauf spürbar.

Unternehmen haben es im Einkauf mit zahlreichen Lieferanten und verschiedenen Lieferantentypen zu tun. Das Problem: Jeder geht mit Dokumenten wie zum Beispiel Bestellbestätigungen anders um. Die Mitarbeiter bearbeiten Auftragsbestätigungen in den unterschiedlichsten Formaten und übertragen diese teils manuell in das ERP-System. Dabei müssen viele Faktoren beachtet werden: Stimmt der Preis? Ist die richtige Menge angegeben? Ist der Liefertermin richtig? Und bei welcher Bestellung fehlt noch die Bestätigung des Lieferanten? Die manuelle Datenerfassung ist zeit- und kostenintensiv und konterkariert die Ziele einer zuverlässigen, termingerechten internen Versorgung mit Waren, Material und Betriebsmitteln und führt somit zu weniger Planungssicherheit.

Effizienter Kommunikationsaustausch mit Lieferanten wichtig

Neben reibungslosen technischen Prozessen trägt auch die Lieferantenbeziehung dazu bei, dass Beschaffungsprozesse effizient abgewickelt werden können. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie spielen gute Geschäftsbeziehungen und gemeinsame Innovationen eine wichtige Rolle, um Digitalisierungsmöglichkeiten zu erschließen und neue, effiziente Betriebsmodelle einzuführen. Eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten bietet dabei beiden Parteien die Möglichkeit, Umsatz und Gewinn zu steigern.

Die Stärkung der Lieferantenbeziehung, die Integration der Systeme über Unternehmensgrenzen hinweg und die Digitalisierung der zugehörigen Prozesse bilden daher wichtige Eckpfeiler für die Zukunft des Einkaufs. Eine optimale E-Procurement-Lösung vereint diese Faktoren und integriert Lieferanten jeglicher Priorität und Größe auf einer Plattform – auch dann, wenn die Lieferanten selbst über keine vollständige EDI-Anbindung verfügen oder sich diese aufgrund geringer Bestellvolumina nicht rechnet. Gleichzeitig sollte die eingesetzte Lösung die eigene IT-Infrastruktur im Unternehmen nicht belasten, sondern diese vielmehr in ihrer Komplexität reduzieren.

Flexible Automatisierung via Business Integration Platform

Mit der hochperformanten Business Integration Platform von Retarus automatisieren Unternehmen ihrer Einkaufsprozesse ohne großen Aufwand. Dabei lassen sich an die cleveren Retarus E-Procurement Services beliebig viele Lieferanten unabhängig von Größe oder Typ anschließen. Dadurch erzielen Unternehmen im operativen Einkauf kürzere Antwortzeiten, können ihr Monitoring der Bestellvorgänge stärker automatisieren und reduzieren den Zeitaufwand und die Kosten für manuelle Erfassungen deutlich.

Dabei sind Retarus-Kunden in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance stets auf der sicheren Seite. Denn zum einen setzt der Enterprise-Cloud-Dienstleister gezielt auf Local Processing und verarbeitet alle Daten in selbstbetriebenen, auditierbaren Rechenzentren, unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert. Zum anderen erfüllt Retarus neben branchenspezifischen Standards und DSGVO-Vorgaben auch höchste Compliance-Anforderungen. Zusätzlich sind die Retarus-Dienste nach SOC 1 und SOC 2 Type II examiniert.

Für jeden Lieferanten die richtige Lösung

Für die wichtigsten Lieferanten bietet sich eine Anbindung über die Retarus Managed EDI Services an. Um mit A-Lieferanten Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen automatisiert auszutauschen und ohne manuellen Erfassungsaufwand direkt im ERP-System weiterverarbeiten zu können, suchen die erfahrenen EDI-Spezialisten von Retarus gemeinsam mit dem Kunden eine speziell auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnittene Lösung. Sie sorgen mit professioneller Beratung und Betreuung dafür, dass die Integration perfekt funktioniert. Lieferanten können sich dabei selbstständig auf die technische Integration vorbereiten und testen, so dass die Anbindung binnen kürzester Zeit kosteneffizient gelingt. Die Planung und mit den Lieferanten abgestimmte Umsetzung übernimmt Retarus für seine Kunden als Bestandteil seiner Managed EDI Services im Rahmen des Partner-Onboardings.

Prozessuale Integration von B- und C-Lieferanten

Ein zuverlässiger Informationsfluss im Bestellprozess ist für Planungssicherheit im Einkauf unerlässlich. Um diesen zu erreichen, ist zwingend auch die Automatisierung von Bestellprozessen mit kleineren Lieferanten notwendig. Denn gerade B- und C-Lieferanten sind meist nicht dazu in der Lage, ihre Bestellprozesse via EDI (Electronic Data Interchange) auszusteuern. Fehlende technische Möglichkeiten, niedriges Bestellaufkommen oder für diesen Lieferantentypen fehlende wirtschaftliche und vom Lieferanten akzeptierte Lösungen führen dazu, dass Auftragsbestätigungen entweder gar nicht versendet werden oder einfach mit einer „Hiermit bestätigen wir…“-Nachricht im E-Mail-Postfach landen. Das manuelle Nachfassen bei Rückmeldungen dieser Art führt zwangsläufig zu einem kaum planbaren, zeit- und kostenintensiven Aufwand im operativen Einkauf.

Retarus WebConnect for Suppliers
© retarus GmbH

Bestellungen werden automatisiert als interaktive E-Mail an B- und C-Lieferanten versendet.

Retarus WebConnect for Suppliers speziell für kleinere Lieferanten

Für diesen Fall bietet Retarus den innovativen Cloud-Service WebConnect for Suppliers an, mit dem Unternehmen nachweislich bis zu 75 Prozent mehr Auftragsbestätigungen erhalten. Damit lassen sich kleinere B- und C-Lieferanten, bei denen sich eine direkte Anbindung aufgrund eines geringen Bestellaufkommens nicht lohnt oder mit denen die Kommunikation im Beschaffungsprozess nur unstrukturiert erfolgt, zum Festpreis an das eigene Warenwirtschaftssystem anschließen.

Retarus WebConnect for Suppliers
© retarus GmbH

Über eine interaktive E-Mail erhält der Lieferant Zugriff auf das Retarus WebConnect-Portal, wo er die Order einfach per Mausklick bearbeitet.

Bestellungen werden dann als interaktive E-Mail versendet. Über diese erhält der Lieferant Zugriff auf das WebConnect-Portal, wo er die Order einfach per Mausklick bearbeitet. Eine Anmeldung oder Registrierung ist hierfür nicht notwendig. Inhalt und Sprache lassen sich dabei für jeden Empfänger individuell einstellen, so dass auch Lieferanten im Ausland unkompliziert an den automatisierten Bestellprozess angebunden werden können. Statische Anhänge, wie zum Beispiel Qualitätsrichtlinien oder AGBs, können der Bestell-E-Mail ebenfalls ohne großen Aufwand hinzugefügt werden. Die Rückmeldung stellt Retarus als standardisierte EDI-Nachricht in das ERP-System des Kunden zu. Dort erfolgt die weitere automatisierte Bearbeitung. Dabei behalten Auftraggeber über ein automatisiertes Monitoring jederzeit die Kontrolle über die termingerechte Reaktion ihrer Lieferanten.

www.retarus.de

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