Social Intranet erfolgreich einführen

Social-Collaboration-Plattformen für Unternehmen gehen weit über die bekannten Intranet-Techniken hinaus. Sie bieten ganz neue Ansätze für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und für mehr Produktivität. Doch was müssen Unternehmen beachten, wenn sie eine Social-Intranet-Lösung einführen wollen? Welche Funktionen sollten integriert sein, und wie lassen sich Mitarbeiter bei der Nutzung am besten unterstützen?Technik verändert unsere heutige Geschäftswelt so rasch wie nie zuvor. Die Kombination aus Globalisierung, Social Media und IT ermöglicht es Anwendern, nicht nur länderübergreifend, sondern auch enger als zuvor zusammenzuarbeiten. Allerdings eignen sich statische Lösungen nicht dazu, Mitarbeiter zu unterstützen, die richtigen Informationen oder Experten zu finden, Projekte gemeinsam zu realisieren oder gemeinsam über unterschiedliche Themen zu diskutieren. Ein statisches Intranet ist diesen Aufgaben nicht gewachsen - eine "Social Intranet"-Plattform hingegen bietet diese Fähigkeiten sowie eine Reihe weiterer Funktionen. Bevor ein Unternehmen eine solche Plattform einführt, sollte eine detaillierte Bestandsaufnahme stattfinden. Dazu gehört eine Analyse, welche Applikationen bereits zum Einsatz kommen. Relevant sind in dieser Hinsicht beispielsweise CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management) wie Salesforce, Content-Management-Lösungen oder Microsoft-Office-Anwendungen. Diese sollten sich idealerweise in die neue Plattform integrieren lassen, damit Mitarbeiter alle gesuchten Informationen mit wenigen Klicks über das Social Intranet aufrufen können. Die Anwender profitieren dann von den Vorteilen des neuen Social Intranets, arbeiten aber in ihrer gewohnten Umgebung weiter.   Benutzerfreundlichkeit Deshalb kommt es auch auf die Benutzerfreundlichkeit der neuen Lösung an. Kein Mitarbeiter will sich erst aufwändig in eine weitere Applikation einarbeiten. Doch die Akzeptanz der Mitarbeiter ist entscheidend, damit eine Social-Collaboration-Plattform zum Erfolg führt. IT-Spezialisten sollten jedes Tool vor dem Einsatz im Unternehmen testen. Lässt sich eine Social-Intranet-Lösung nicht intuitiv bedienen, werden sie die Anwender nicht in ihre tägliche Arbeit integrieren. Daher stellt auch eine der wichtigsten Funktionen solcher Lösungen der Zugriff von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablet-PCs dar. Mitarbeiter verlangen heutzutage, dass sie in der Lage sind, jederzeit und ortsunabhängig auf Informationen zuzugreifen, diese zu bearbeiten und Wissen mit Kollegen, Partnern oder Lieferanten auszutauschen. Um eine umfassende Akzeptanz der neuen Lösung zu garantieren, sollten Social-Collaboration-Lösungen ein breites Spektrum an Geräten und mobilen Betriebssystemen abdecken. Bereits während der Planung und Implementierung der Plattform sollte das Unternehmen die Mitarbeiter auf dem Laufenden halten. Diese fühlen sich dann gut informiert und akzeptieren die neue Anwendung schneller. Denn viele Social-Collaboration-Initiativen scheitern, weil die Anwender die Vorteile der neuen Lösung nicht kennen. Ein detaillierter Plan hilft, die Akzeptanz der Anwender zu verbessern. Darüber hinaus sollte das Unternehmens-Management die Einführung der Applikation aktiv unterstützen und beim Erstellen eigener Inhalte - beispielsweise ein wöchentliches Blog - mit gutem Beispiel vorangehen. Die Inhalte bilden den Kern jeder Social-Intranet-Anwendung. Ohne sie werden die Mitarbeiter nicht darauf zugreifen, die Lösung muss durch ihren Informationsreichtum einen deutlichen Mehrwert gegenüber dem vorherigen Intranet bieten. Neue Inhalte lassen sich mit einem relativ geringen Aufwand erstellen. Dazu gehören zum Beispiel das Aufzeichnen von Trainings beziehungsweise Veranstaltungen oder ein wöchentlicher Podcast mit News aus dem Unternehmen und Informationen über gewonnene Projekte. Darüber hinaus sollte das Unternehmen seine Mitarbeiter dazu auffordern, selbst neue Inhalte zu entwickeln oder ihre Ideen über die neue Plattform zu diskutieren.   Effizienteres Arbeiten Eine Social-Intranet-Plattform bringt sowohl der Unternehmensleitung als auch den Mitarbeitern deutliche Vorteile: eine engere Zusammenarbeit mit Kollegen auch über Teams und Projekte hinweg sowie einen dynamischen Austausch von Informationen und Diskussionen mit Experten. Darüber hinaus sind Anwender in der Lage, ihre Aufgaben effizienter als bislang zu erledigen und somit insgesamt produktiver zu arbeiten. Eine höhere Effizienz sollte ebenso messbar sein wie ein verbesserter Umsatz. Laut einer Studie im Auftrag von Jive können Unternehmen auf diese Weise um bis zu 15 Prozent produktiver arbeiten und ihren Umsatz um zwei bis vier Prozent steigern.

Lesen Sie mehr zum Thema