Teamarbeit nach Profi-Maßstäben

Projektteams sind heute oft in Matrixorganisationen oder gleich unternehmensübergreifend organisiert. Zudem arbeiten Teammitglieder oft räumlich verteilt oder mobil. In sich geschlossene Unternehmensnetzwerke können solche virtuelle Teams nicht ausreichend unterstützen. Auch das Medium E-Mail ist kaum dazu geeignet, dass sich alle Projektmitarbeiter gegenseitig auf dem gleichen Wissensstand halten. Neuere Lösungsansätze nehmen sich vielmehr soziale Medien als Vorbild.Facebook, Twitter, Xing und andere haben die Art, in der Young Professionals kommunizieren, nachhaltig verändert: Diese sind es gewohnt zu chatten, Kontakte zu knüpfen, Gefallen zu bekunden und Kurznachrichten zu posten. Aber was sich bewährt hat, um privat auf dem Laufenden zu sein und andere auf dem aktuellen Stand zu halten, führt in Unternehmen noch ein Schattendasein.   Kommunikation an der Unternehmens-IT vorbei Dort, wo tatsächlich diese Kommunikationsform zum Einsatz kommt, um die Zusammenarbeit zu verbessern, findet sie nahezu immer außerhalb der unternehmenseigenen IT statt. Auch Skype und Dropbox stellen typische Beispiele für Internet-Dienste dar, mit denen sich Teams an ihrer eigenen IT vorbei organisieren. Zu den Folgen zählen Sicherheitslücken, unkontrollierbare Bandbreitennutzung, unzureichende Datensicherheit, nicht gesetzeskonforme Speicherung der Geschäftskommunikation sowie Produktivitätsverluste. Unternehmen sind insofern gut beraten, sich Social Networking für die interne Kommunikation sowie die Kommunikation mit Kunden und Partnern erstens wieder zu eigen zu machen, diese zweitens unternehmenstauglich und gemäß Gesetzen und Vorschriften zu gestalten und drittens Lösungen zu suchen, die wirklich produktivitätsstei-gernd wirken. Für solche von Unternehmen selbst betriebene soziale Netzwerke zur Verbesserung der Zusammenarbeit sind unterschiedliche Begriffe im Umlauf: Neben Enterprise Social Networking beispielsweise Social Intranet, Social Software, Social Collaboration oder Social Project Management (PM). Es gibt mittlerweile Dutzende von Angeboten.   Business-Software mit Kommunikations-Tool Was die Features angeht, orientieren sich die meisten Produkte zunächst an den Vorbildern aus dem Consumer-Bereich und bieten diese in einem geschützten Raum an. Zu den Basis-Features gehören Profile, Instant Messaging, Statusmeldungen, Kurznachrichten, Tagging, Following, Forwarding, Bewertungen sowie die Gründung von Gruppen, das Beitreten zu Gruppen sowie die Suche nach Kompetenzen und Nutzung indirekter Kontakte. Ebenfalls oft vorhanden sind Activity Streams, Blogs und Wikis. Zu diesen sozialen und kommunikativen Features gesellen sich Funktionen, die an den Bedürfnissen von Unternehmen ausgerichtet sind. Hierzu zählen Zeiterfassung, Reporting, Dokumenten- und Aufgaben-Management. Standard ist eine Integration mit E-Mail-Systemen. Das heißt zum Beispiel, dass das System automatisiert bestimmte Nachrichten oder Alerts per E-Mail versendet und dass die Mitglieder des Social Networks auch direkt aus der Oberfläche heraus E-Mails schreiben können. Ebenso ist es für Mitarbeiter möglich, das Enterprise Social Network über eine dedizierte Adresse bei ihren E-Mails auf "cc" zu setzen, um die Mitteilung auch dort zentral zu publizieren. In der Regel existieren zudem mobile Oberflächen und native Apps, um die bequeme Nutzung von Smartphones und beliebigen Clients zu unterstützen. Während die bekannten Social Networks klassische Cloud-Dienste darstellen, haben Unternehmen laut den Analysten von Gartner vor einem Jahr nur fünf bis sieben Prozent der Implementierungen von "Workplace Social Software" als Cloud-Lösung betrieben. Dies lässt darauf schließen, dass bis dahin vor allem große Unternehmen mit diesen Tools experimentiert haben. Für Großunternehmen ist es entscheidend, ihre bestehenden Techniken zu integrieren und das unternehmenseigene Social Network an existierende Prozesse anzupassen. Darüber hinaus geht es darum, dass die Umgebung skalierbar ist und auf zukunftssicheren Standards wie zum Beispiel von Oracle, IBM oder Microsoft aufbaut. Für eine On-Premise-Lösung spricht viel, wenn Unternehmen eine große IT-Architektur betreiben und individuelle Integrationen benötigen. Andererseits erweisen sich solche Enterprise-Lösungen beim Customizing und in der Administration oft als komplex.   Cloud-Lösungen erleichtern den Einstieg Kleinere Unternehmen oder Abteilungen bis etwa 500 Mitarbeiter finden jedoch mittlerweile zahlreiche auf sie zugeschnittene Cloud-Lösungen vor - mit Fixkosten von fünf bis 20 Euro pro Benutzer und Monat. Zum Teil existieren "Freemium"-Modelle mit kostenlosen Einstiegsversionen bei kleinen Nutzerzahlen. Für Unternehmen, die keine Dokumenten-Management-Systeme oder Projekt-Management-Software besitzen, oder diese ohnehin erneuern wollen, sind solche Angebote erste Wahl. Bei Cloud-Angeboten fällt der Installations- und Wartungsaufwand weg, und die Konfiguration ist meist intuitiv. Doch auch Cloud-Lösungen müssen den Ansprüchen von Unternehmen genügen und deren Bedürfnisse hinreichend abbilden. Als Kriterien für Business-taugliche Produkte zählen neben den schon genannten Unternehmens-Features vor allem die nachfolgenden Punkte. Rechte-Management: Die wichtigste technische Anforderung besteht in einem rollenbasierenden Rechte-Management. Das heißt, der Administrator ist wie in seinem Netzwerk in der Lage, dem einzelnen Benutzer Lese- und Schreibrechte für vorgegebene Bereiche zu geben und ihn bestimmten Gruppen oder Levels zuzuordnen, deren Zugriffs-, Lese- und Schreibrechte klar definiert sind. Auf diese Weise lassen sich auch gezielt Zugriffsrechte für externe Benutzer wie Kunden, Partner oder freie Projektmitarbeiter definieren. On-Premise-Angebote sollten sich mit dem lokalen Verzeichnisdienst integrieren lassen. Sicherheit: Damit vertrauliche Inhalte wirklich nur Berechtigte lesen können, müssen diese verschlüsselt übermittelt und gespeichert werden. Vor allem bei Cloud-Angeboten sollte sich der Interessent davon überzeugen, dass die nötigen Vorkehrungen für hohe Datensicherheit und Verfügbarkeit getroffen sind, also Replizierung an verschiedene Standorte und regelmäßige Backups. Damit die Daten auf lange Sicht zugänglich und auswertbar bleiben, ist es vorteilhaft, wenn auch Cloud-Angebote auf bewährten Enterprise-Techniken basieren. Dokumenten-Management: Bei der Ausgestaltung der unternehmenstypischen Features ist wichtig, dass sich Dokumente kontext- und projektbezogen finden lassen. Dazu gehört eine Freitextsuche die zwar über den gesamten Datenbestand funktioniert, aber keine Vorschau auf Inhalte ermöglicht, für die dem jeweiligen Benutzer die nötigen Zugriffsrechte fehlen. Enterprise Social Networks, die einen Schwerpunkt auf Dokumenten-Management legen, bieten zudem Versionierung an. Lokalisiertes Angebot: Keine Selbstverständlichkeit bei Cloud-Angeboten sind heute eine deutsche Benutzeroberfläche, deutschsprachiger Support sowie die Speicherung aller Inhalte in der EU. Projekt-Management: Unternehmen, denen es um mehr geht, als den "Flurfunk" zu digitalisieren und auf eine vom Unternehmen kontrollierte Plattform zurückzuholen, sollten auf eine Projekt-Management-Orientierung der Software achten. Das Minimum ist ein Task-Management, das heißt, die Erstellung von Aufgaben, deren Übertragung und Terminierung. Bei weiter entwickelten Projekt-Management-Funktionen können berechtigte Personen zusätzlich Planaufwände und Zusammenhänge definieren. Und der Projektleiter hat genau wie bei gängiger Projekt-Management-Software ein so genanntes Gantt-Diagramm zur Verfügung.

Enterprise Social Networking soll für einen besseren Informationsfluss und Wissensaustausch zwischen räumlich getrennten Projektteams und mobilen Mitarbeitern sorgen.

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