Enterprise-Content-Management

Workflows per Cloud automatisieren

01. Juli 2020, 07:00 Uhr   |  Ingo Wittrock/wg

Workflows per Cloud automatisieren
© Ricoh

Dokumenten-Workflows lassen sich Cloud-basiert optimieren. So sind sie ortsunabhängig und bilden damit die Basis für effektive Remote Work.

„Remote Working“ ist durch die Corona-Krise zur neuen Normalität geworden. Technologien und Tools für Telearbeit haben den Arbeitsalltag erobert, Nutzen und Vorteile haben selbst hartgesottene Skeptiker überzeugt. Doch für effektives Remote Working braucht es mehr als IT-Infrastruktur und Kommunikations-Tools. Um geschäftskritische Daten und Dokumente wie Rechnungen und Verträge sicher aus dem Home-Office heraus bearbeiten zu können, ist vor allem ein flexibles Content-Management erforderlich. Auch bei der Prozessautomatisierung gilt nun: Cloud First!

Damit es künftig wirklich keine Rolle mehr spielt, ob Mitarbeiter im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten, müssen die richtigen technischen Voraussetzungen gegeben sein. Eine wichtige Grundlage für den „Remote Workplace“ und Wegbereiter für die Digitalisierung ist das Dokumenten-Management, insbesondere in Verbindung mit Cloud-basierten Lösungen zur Prozessautomatisierung. Wenn Akten, Rechnungen und Verträge in digitaler Form vorliegen, können Mitarbeiter jederzeit auf kritische Informationen und Dokumente zugreifen, wo auch immer sie arbeiten. Dokumente sind dann Bestandteile digitaler Workflows. Diese automatisieren nicht nur Arbeitsprozesse und entlasten Mitarbeiter bei Routineaufgaben; sie gewährleisten zudem den reibungslosen Geschäftsbetrieb und sorgen nicht nur in Krisenzeiten für Business Continuity, und zwar unabhängig vom Standort oder Einsatzort der Mitarbeiter.

So sehr auch Cloud-basierte ECM-Plattformen (Enterprise-Content-Management) die Prozessarbeit verbessern, so wichtig ist in diesem Zusammenhang – besonders im Hinblick auf die dezentrale Verarbeitung sensibler Geschäftsinformationen – die Datensicherheit. Hier geht es nicht nur um die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, beispielsweise im Hinblick auf die revisionssichere Archivierung von Buchhaltungsbelegen, sondern im Prinzip um den gesamten Themenkomplex der Compliance. Dieses Thema müssen nicht nur Unternehmen, sondern vor allem Technikanbieter berücksichtigen.
Ganz gleich, wie sehr sich nun der „Remote Workplace“ im Arbeitsalltag durchsetzen wird, er wird die gewohnten und hergebrachten zentralen Büroarbeitsplätze nicht vollständig verdrängen. Für Unternehmen kommt es somit auf die richtige Balance zwischen zentraler Büroarbeit und dezentraler Telearbeit an.

Im klassischen Office-Umfeld fungieren vor allem Multifunktionssysteme als zentrale Schnittstelle zu ECM-Systemen. Ihre User Interfaces, die mittlerweile längst mit KI-basierter Technik arbeiten, dienen als Zugang zum Digitalisierungs-Hub und öffnen gleichzeitig die Tür zu Workflows und Prozessen, die per Cloud automatisiert sind. Eingescannte Dokumente lassen sich beispielsweise automatisch in das richtige Format konvertieren, per E-Mail verschicken oder direkt in Cloud-Speicher hochladen. So sind Dokumente per Knopfdruck in den Workflow eingebunden und für Mitarbeiter verfügbar, von welchem Standort auch immer diese arbeiten.

Durch den aktuellen Vormarsch von Remote Working spielen für Unternehmen neben Cloud-Plattformen auch Services und Prozesslösungen eine wichtige Rolle, die für die digitale Prozessarbeit wichtige Grundlagen schaffen oder dabei helfen, Prozesse komplett auszulagern. Zunächst geht es hier um Scan- und Archivierungs-Services für die zentrale Digitalisierung von Papierdokumenten, um diese anschließend ECM- und ERP-Systemen zugänglich zu machen. Darüber hinaus muss der digitale Dokumentenaustausch mitunter in sehr speziellen Formaten stattfinden. Dies gilt insbesondere für den Austausch digitaler Informationen mit Behörden und der öffentlichen Verwaltung. Es betrifft aber auch den einfachen elektronischen Versand und Empfang von Dokumenten wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Entsprechend spezialisierte Anbieter verfügen über Technik und Services, um die unerlässliche Datenkonvertierung und Ende-zu-Ende-Kommunikation zwischen den Beteiligten vollautomatisch zu gewährleisten. Auch die zentrale und digitale Postverarbeitung ist ein Bereich, der nicht zuletzt aufgrund der enormen manuellen Prozessaufwands für die Unternehmen zusehends auf die Outsourcing-Agenda kommt.

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