Die revisionssichere Archivierung und das papierlose Büro sind keineswegs der Standard, so das Ergebnis der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ von Mittelstand 4.0 aus dem Herbst letzten Jahres. Demnach kennt nur ein Drittel der Befragten die rechtlichen Grundlagen und digitalen Buchführungsgrundsätze. Rund die Hälfte der Umfrageteilnehmer hat sich laut der Studie sogar noch gar nicht mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beschäftigt. Diese schreibt nach Bekunden von Lexware unter anderem eine revisionssichere Archivierung zwingend vor. Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit sowie der Schutz vor Veränderung und der Verlust der Dokumente sind beispielsweise Bedingungen, die es einzuhalten gilt. Ansonsten können bei einer Betriebsprüfung Verstöße gegen die GoBD Bußgelder nach sich ziehen, so das Freiburger Softwarehaus weiter.

Mit „Lexware Archivierung“ präsentiert der Softwarespezialist nun eine Lösung, die sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen richtet und ihren Anwendern eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung bieten soll. Die Software ist sowohl für Windows als auch für MacOS verfügbar. Nutzer sollen über einen auf dem Desktop installierten Archivierungsassistenten unkompliziert die Dateiordner auswählen können, die die Lösung archivieren soll. Die Archivierung läuft nach Bekunden des Softwarehauses anschließend automatisch.

Dabei sei die Software universal einsetzbar, das heißt, dass die Dokumentenübernahme in das digitale Archiv unabhängig von der verwendeten Software, etwa Buchhaltungssoftware, erfolgt. Ordner, die andere Lexware-Lösungen angelegt haben, erkenne der Assistent automatisch. Lexware Archivierung speichert die Daten nach Angaben des Softwarehauses revisionssicher in einer Cloud, die den deutschen Datenschutzbestimmungen entsprechend in Deutschland gehostet wird. Anwendern stehen nach dem Kauf 5 GByte an Speicherkapazität zur Verfügung. Zusätzlicher Speicher lässt sich bei Bedarf hinzubuchen.

Das Archiv in der Cloud bietet darüber hinaus den Vorteil, dass die Daten hier vor Verlust durch Feuer, Wasserschaden, Viren oder Hackerangriffen, die einen lokalen Speicher im Unternehmen lahmlegen oder sogar vernichten können, geschützt sind, so der Softwarespezialist. Alle Nutzer, die über die nötigen Berechtigungen verfügen, sollen zudem einen mobilen Zugriff auf die archivierten Dokumente haben. Hierfür stellt das Softwarehaus eine native App für iOS bereit. Eine Android-Variante soll in Kürze folgen.

Darüber hinaus verfügt die Lösung laut Hersteller über Zusatzfunktionen wie beispielsweise eine Volltextsuche. Die Software erkenne jedes Wort eines Dokuments beim Hochladen, sodass sich per Suchfunktion nach jedem Begriff in einem Dokument suchen lässt. Auf diese Weise kann der Anwender innerhalb weniger Sekunden das richtige Dokument finden, so Lexware. Darüber hinaus lassen sich Dokumente über eine Vorschau anzeigen, herunterladen, drucken oder direkt per E-Mail versenden.

Weitere Informationen stehen unter www.lexware.de zur Verfügung.

Timo Scheibe ist Redakteur bei der LANline.