Ordnung in ein System verschiedener Mediendateien zu bekommen, ist keine triviale Aufgabe. Dies gilt umso mehr, wenn die einzelnen Dateien unternehmensweit verteilt sind und womöglich noch in verschiedenen Versionen vorliegen. Abhilfe kann eine professionelle Lösung für das Digital-Asset-Management schaffen.

Ob Foto, Video oder PowerPoint-Präsentation: Mediendateien prägen den Alltag nicht nur im Marketing, sondern zunehmend auch im Vertrieb und in Vorstands-etagen. Der Wertbeitrag von multimedialem Content ist heute ebenso unbestritten wie der Eigenwert, den solche Dateien mitunter repräsentieren. Denn viele davon entstanden mit beträchtlichem Aufwand – von der Foto-Session bis zur stundenlangen Strategiediskussion, deren Ergebnis dann in einer Präsentationsdatei steckt.

Vielerorts behandeln Unternehmen ihre Mediendateien jedoch noch nicht als das digitale Asset, das sie gemäß ihres Wertbeitrags tatsächlich darstellen. Auf welchem Laufwerk liegt beispielsweise die aktuelle Version der dringend benötigten PowerPoint-Folien? Und gibt es die Fotos aus der letzten Online-Kampagne irgendwo auch in der richtigen Auflösung für einen Hochglanzdruck? Oft genug verschwenden qualifizierte Mitarbeiter ihre Zeit und verlieren viel Elan beim mühseligen Durchsuchen von Festplatten und E-Mail-Ordnern.

Abhilfe schafft ein professionelles Digital-Asset-Management (DAM) zum effizienten Management von Mediendateien. Dies betrifft nicht nur Foto-, Video- und Audio-Dateien, sondern auch PDFs, InDesign-Layouts oder Office-Dokumente. Die Dateien stammen aus den verschiedensten Quellen und dienen zu vielerlei Einsatzzwecken: von Produktbildern über Videos zur Darstellung bestimmter Features bis hin zu unternehmensweiten Corporate-Design-Vorlagen. Das System stellt dabei sicher, dass für alle Einsatzzwecke die passenden Formate und Qualitäten zur Verfügung stehen. Damit bleibt ein solches System von vornherein frei von Doppel- und Entwurfsvarianten.

Den schnellen Zugriff auf bestimmten Content ermöglicht ein DAM unter anderem durch eine flexible Klassifikationskomponente, mit der sich sowohl inhaltliche als auch formale Suchkriterien per Schlagwortvergabe auf einfache Weise festlegen lassen. Wurde das oben erwähnte Foto endlich in der richtigen Auflösung gefunden, dann jedoch versehentlich ohne Bildnachweis gedruckt, hat dies unter Umständen rechtliche Folgen. Deshalb sollte ein DAM auf jeden Fall auch eine integrierte Copyright-Verwaltung anbieten. Vorteilhaft ist es überdies, wenn sich das Rechte- und Rollen-Management über offene Systemschnittstellen an das zentrale Unternehmensverzeichnis anbinden lässt, beispielsweise an das Active Directory.

Nicht zuletzt ermöglichen offene DAM-Schnittstellen auch eine aufwandsarme Integration von Drittsystemen. Bei einer solchen Lösung stößt zum Beispiel eine Fotoaktualisierung im DAM automatisch die entsprechende Aktualisierung im Product-Information-Management-System (PIM) an. Ganz ähnlich funktioniert dies bei einer Schnittstellenintegration zwischen DAM und Content-Management-System (CMS). Damit ist dann sichergestellt, dass auf allen Kanälen jederzeit die aktuellsten Medien und Informationen bereitstehen. Je integrationsstärker das DAM, desto effizienter wird das Management von Multimediadateien. Und umso besser können sich Mitarbeiter im Marketing, Vertrieb oder Vorstand auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

 

Elmar Schraml ist Team Manager E-Commerce & DAM bei Arithnea, www.arithnea.de.