Sicherheit, Prozessoptimierung und Kosten
Dokumente unter zentraler Kontrolle
Von Output-Management erwarten sich Unternehmen heute zu Recht einen möglichst ganzheitlichen Lösungsansatz. Bekannte Probleme wie mangelnder Schutz sensibler Dokumente, ungünstige Geräteauslastung oder unnötig hohe Druckkosten sollten sich möglichst mit einer einzigen Lösung in den Griff bekommen lassen - im Idealfall standortübergreifend mit zentraler Administration und ausgereiftem Reporting.
Durchschnittlich 40 Seiten Papier pro Tag druckt laut einer Studie des Marktforschungsinstituts
Ipsos jeder Mitarbeiter in deutschen Büros. Unkontrollierte Druckaufträge, schlechte Verfügbarkeit
sowie hohe Ausfallzeiten der Systeme und Support-Kosten machen inzwischen sechs bis 15 Prozent der
Gesamtausgaben eines Unternehmens aus. Dazu gehören auch zahlreiche Dokumente mit vertraulichen
Inhalten, die häufig für jedermann zugänglich in den Ausgabefächern der Abteilungsdrucker liegen.
Dementsprechend hoch ist das Bedürfnis der Unternehmen nach effizienten Lösungen, mit denen sich
nicht nur die Kosten für die Flut an Ausdrucken besser kontrollieren lassen, sondern die auch einen
bestmöglichen Dokumentschutz gewährleisten.
Druckerhersteller bieten Unternehmen daher ganzheitliche Lösungen an, die genau dies
realisieren. Zur Auswahl stehen dabei unterschiedliche Konzepte, mit denen sich sowohl Prozesse
optimieren als auch Sicherheitslücken schließen lassen. Aufgrund der gesetzlichen Anforderungen
stellen gerade Sicherheitsfunktionen ein entscheidendes Kriterium für Unternehmen bei der
Optimierung von Dokumenten-Management-Prozessen dar.
Der Druckerhersteller Kyocera beispielsweise hat mit Kyocontrol eine Lösung entwickelt, durch
die sich Dokumente mit sensiblen Inhalten nur an die jeweils berechtigten Personen ausgegeben
lassen und nicht offen zugänglich sind. Gleichzeitig ermöglicht ein derartiges System eine bessere
Kostenkontrolle über das anfallende Druckvolumen.
Individuelle Zugangskontrolle
Das Prinzip hinter einer solchen Lösung ist einfach, aber effizient: Nachdem der Druckauftrag
abgesendet ist, speichert ihn ein zentraler Server, der ihn überdies automatisch verschlüsselt.
Durch die Verschlüsselung ist sichergestellt, dass selbst Personen, die vorsätzlich versuchen, das
IT-Netzwerk eines Unternehmens auszuspionieren, keinen Zugriff auf den Inhalt dieser Druckdokumente
erhalten. Um seinen Ausdruck zu starten, muss sich der jeweilige Mitarbeiter direkt am
Multifunktionssystem (MFP) oder Drucker authentifizieren. Dies geschieht mit einer persönlichen
Zugangskarte (gängige Authentifizierungsmedien wie Transponderchip- oder Magnetkarten, die beim
Anwender im Einsatz sind). Der Benutzer kann dabei frei wählen, an welchem Gerät im Unternehmen er
seine Druckaufträge abfragen will. Dank dieser "Print and Follow"-Funktion ist der Anwender
beispielsweise auch in der Lage, einfach auf ein anderes System auszuweichen, sollte das
favorisierte Gerät gerade belegt sein.
Natürlich ist eine derartige Lösung auf ein gutes Zusammenspiel mit den verwendeten
Output-Systemen angewiesen. Dies betrifft etwa die Unterstützung durch einen integrierten
Chipkarten-Leser ebenso wie ein geeignetes Display, das dem Anwender vor Ort die Auswahl seiner
Druckaufträge ermöglicht, die der zentrale Server bereithält.
So warten sensible Dokumente nicht mehr im Ausgabefach darauf, bis sie abgeholt werden. Es
stapeln sich auch keine Papierberge mehr neben den Druck- oder Multifunktionssystemen, weil
Mitarbeiter schlicht vergessen, diese abzuholen. Allein darin besteht ein erhebliches
Einsparpotenzial, da typischerweise bis zu 20 Prozent aller Ausdrucke ungenutzt liegen bleiben.
Darüber hinaus erübrigt sich durch eine solche Lösung die Anschaffung persönlicher Desktop-Drucker
zum Zweck der geschützten Druckausgabe am Arbeitsplatz. Da die TCO (Total Cost of Ownership)
solcher Einzelplatzdrucker zudem sehr hoch liegen, tragen diese Geräte erheblich zur Steigerung der
Output-Kosten bei.
Um den IT-Verantwortlichen die Auswertung der Dokumentenprozesse so einfach wie möglich zu
machen, muss eine solche Lösung eine effiziente Benutzeroberfläche zur Verwaltung des gesamten
Bestands an Druckern und Multifunktionssystemen zur Verfügung stellen. Wenn sich die Druckaufträge
dabei den einzelnen Benutzern zugeordnen lassen, besteht auch die einfache Möglichkeit einer
umfassenden Analyse des Druckvolumens und seiner Optimierung. Der IT-Manager erhält dann eine
übersichtliche Auswertung der Output-Kosten aller angeschlossenen Systeme; im Idealfall lassen sich
auch solche einbeziehen, die nicht mit einem Identifikationssystem ausgestattet sind.
Authentifizierung: Mehr Sicherheit, optimierte Prozesse
Dank der Identifikation des Benutzers lässt sich eine Vielzahl von Funktionen nutzen, die nicht
nur dem Bereich Sicherheit, sondern auch der Prozessoptimierung sowie der Kostenkontrolle
zuzuordnen sind. Dabei ist es sinnvoll, wenn die Output-Management-Lösung das Druckvolumen aller im
Netzwerk integrierten Systeme überwachen kann, also auch solche ohne Identifikationssystem vor Ort
(Direct Printing).
Nicht nur die gedruckten Seiten lassen sich automatisch ermitteln, sondern auch die entstandenen
Kosten. Für die Ausgabegeräte kann die Administration hierfür spezifische Kostenprofile
hinterlegen. Auf der Basis des Seitenpreises des gewählten Ausgabesystems ergeben sich die
Gesamtkosten für die Druckausgabe. Ein Berichtgenerator erstellt dann fertige Reports, die sich
beispielsweise als PDF-, HTML- oder CSV-Datei speichern lassen. Noch mehr Komfort bringt ein
automatischer Report-Dienst, der zu gewünschten Zeiten eine Auswertung erstellt und verteilt.
Steht in der Management-Lösung eine "Direct Printing"-Funktion zur Verfügung, so lassen sich
Druckaufträge auch an einen beliebigen Netzwerkdrucker ohne Identifikationssystem senden. Der
Ausdruck erfolgt direkt und ohne Authentifizierung vor Ort, allerdings mit einer Kostenzuordnung zu
dem druckenden Benutzer. Die Administration sollte die Benutzung von Direct Printing grundsätzlich
im System nach der Anzahl der Seiten in einem Druckauftrag begrenzen können. Größere Aufträge würde
der zentrale Server dann automatisch für die Ausgabe an einem Gerät mit Identifikationssystem
zurückhalten ("Smart Routing").
Eine Output-Management-Lösung muss sich keineswegs nur auf das Ausdrucken von Dokumenten
beschränken: So gehören beispielsweise auch Scan-, E-Mail- oder Faxfunktionen zum
Funktionsumfang.
"Print Mail"-Funktion
Eine "Print Mail"-Funktion etwa ermöglicht, dass sich Dokumente bei Bedarf von einer Person an
eine andere übertragen lassen. Ausdrucke werden dabei per E-Mail verschlüsselt übermittelt und
lassen sich von einem Kollegen im selben Büro oder in einem anderen Land abrufen.
Die Identifikation des Benutzers vereinfacht auch Scanprozesse deutlich. So lassen sich durch
die persönliche Authentifizierung am Gerät Scanaufträge direkt in den persönlichen Netzwerkordner
oder an die E-Mail-Adresse des Anwenders senden. Dies erhöht nicht nur die Akzeptanz beim
Mitarbeiter, sondern reduziert auch den Support-Aufwand der IT-Abteilung.
Für die Administration von Druckaufträgen, Benutzerkonten und -rechten sollte das
Output-Management-System eine zentrale Plattform für die Administration von Konten, Druckaufträgen
und Benutzerrechten zur Verfügung stellen – und dies möglichst standortübergreifend für die gesamte
Unternehmensinstallation. Es ist sinnvoll, wenn sich dabei auch unterschiedliche
Administrationsrollen vergeben lassen, um bestimmte Aufgaben delegieren zu können. Beispiele wären
etwa "User-Admins" (Zugriff auf alle benutzerrelevanten Daten, außer Änderung des Passworts), "
Report-Admins" (Erstellung von Berichten) oder Device-Admins (Verwalten von Druckern und MFPs).
Zentrale Administration
Um den IT-Verantwortlichen die Auswertung des Output-Managements so einfach wie möglich zu
machen, sollte eine derartige Lösung eine effiziente Benutzeroberfläche zur Verwaltung des gesamten
Bestands an Druckern und Multifunktionssystemen zur Verfügung stellen. Da das System Druckaufträge
den einzelnen Benutzern zuordnet, kann die Administration leicht eine umfassende Analyse des
Druckvolumens durchführen und dieses entsprechend optimieren. Der IT-Manager erhält dabei eine
übersichtliche Auswertung der Output-Kosten aller angeschlossenen Systeme, gleichgültig, ob diese
mit einem Identifikationssystem ausgestattet sind oder nicht.
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