Vom Papierberg zum digitalen Archiv
Einkaufsberater für Dokumentenscanner
Sparpotenziale zu suchen, zu finden und zu nutzen, zählt im IT-Bereich zu den vordringlichsten Aufgaben. Hochleistungskommunikation, komplexe IT-Lösungen und rasanter Datentransfer bestimmen den heutigen Arbeitsalltag, und dennoch bleiben zahlreiche Chancen ungenutzt. Green IT, Zentralisierung und das papierlose Büro jedoch bieten umfassende Möglichkeiten, Zeit und Geld zu sparen. Vor allem letzteres wird bis heute von vielen Unternehmen nicht oder nur in kleinem Umfang ausgeschöpft.
Der tägliche Kampf mit Papierbergen zählt zu den ineffizientesten und kostenintensivsten
Aufgaben, die der Administration zugewiesen sind. Gesetzliche Bestimmungen zu langjährigen
Nachweispflichten wichtiger Dokumente wie Rechnungen, Bestätigungen oder Ausschreibungen vermehren
die Anzahl der Aktenschränke rasant. Dies kostet Zeit und Geld: Die Ablage, die Aufbewahrung und
die Suche nach Informationen werden zum Geduldsspiel für die Mitarbeiter und zum unterschätzten
Kostenfaktor für die Unternehmen.
Die kosten- und zeiteffiziente Sicherung und Archivierung von Informationen zählt jedoch
inzwischen auch zu den Errungenschaften der IT, denn Dokumentenscanner können diese Aufgabe
schnell, sicher und vor allem wirtschaftlich unterstützen.
Die Qual der Wahl
Die Suche nach dem passenden Scanner offenbart eine große Auswahl verschiedener Modelle und
Funktionen. Während sich die Angebote grundsätzlich in der Softwareausstattung differenzieren,
bestehen darüber hinaus große Unterschiede in den Einsatzgebieten und den dazugehörigen Funktionen.
Die Angebotspalette reicht von hochvolumigen Produktionsscannern über schnelle Abteilungsscanner
und Netzwerkscanner bis hin zu kompakten Arbeitsplatzscannern.
Welches Modell am besten geeignet ist, entscheidet sich anhand der Scanaufgabe und der
vorhandenen Stellfläche. Viel schwieriger wird es, wenn es sich um die Bestimmung benötigter
technischer Spezifikationen handelt. Verarbeitungsgeschwindigkeit und -bandbreite, Zuverlässigkeit,
Nutzervielfalt und Weiterverarbeitung müssen vorher recherchiert und klar definiert werden. Der
erste Punkt, die benötigte Verarbeitungsgeschwindigkeit, ergibt sich meist aus dem zu scannenden
Tagesvolumen. Typische Papiervolumen eines Bürotags bewegen sich zwischen 1.000 und 4.000
Dokumenten. Dabei gilt es, die unterschiedlichen Auflösungen (dpi-Wert) und Farbmodi zu beachten.
Die Geschwindigkeit der Durchzugsscanner sollte generell im DIN-A4-Hochformat und für Auflösungen
von 200dpi im Farbmodus angegeben sein. Höhere dpi-Werte verbessern die Darstellungsqualität der
Scanergebnisse, schaffen aber auch größere Datenvolumen. Im Allgemeinen übersteigen die Auflösungen
nur selten 150dpi bis 400dpi.
Gilt es, viele Dokumente in kurzer Zeit am Arbeitsplatz zu digitalisieren, sollte man beim
Kauf auf entsprechend hohe Verarbeitungsgeschwindigkeiten achten. Zwischen 20 und 60 Seiten pro
Minute bei 300dpi auf einer "Stellfläche" von einem DIN-A4-Blatt sind typische Werte, die als
Orientierung dienen können. Die meisten aktuell verfügbaren Modelle ermöglichen die Beibehaltung
der Geschwindigkeit bis zu 300dpi, unabhängig davon, ob das Dokument monochrom, in Graustufen oder
in Farbe erfasst wird.
Bei Farbscans ergibt sich allerdings bei manchen Scannern ein Problem mit der
Geschwindigkeit. Sobald in Farbe gescannt werden soll, sind viele Geräte auf Grund der ansteigenden
Scanzeit ineffizient. Ähnliches gilt für die Verarbeitungsbandbreite. Muss ein Unternehmen
Dokumente unterschiedlicher Papierstärke und -qualität einscannen, dann gilt es, besonders auf die
Zuverlässigkeit und Scanqualität zu achten. Nur Scanner, die gemischtes so genanntes Beleggut
(verschiedene Papierstärken, Oberflächenstrukturen, Formate, Farbcharakteristika etc.) innerhalb
eines Stapels erfassen können, sind für den Büroalltag geeignet.
Eine technische Innovation ist die Ultraschalldoppeleinzugskontrolle. Sie wurde speziell
entwickelt, um Dokumente in gemischten Belegstapeln zuverlässig zu erfassen und damit die
fortlaufende Betriebsqualität zu gewährleisten. Ultraschallsensoren helfen, Mehrfacheinzüge oder
den Einzug mehrlagiger Dokumente zuverlässig zu erkennen und den weiteren Dokumententransport zu
unterbrechen, um dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, in den Erfassungsprozess einzugreifen. Dank
dieser Funktion können wichtige Informationen, die möglicherweise auf den innenliegenden Seiten
mehrerer simultan eingezogener Blätter enthalten sind, nicht verloren gehen. Typisch wäre ein
solcher Mehrfacheinzug zum Beispiel für zusammengeheftete Dokumente oder aufgebrachte Haftnotizen
und Fotomaterialien.
Anhand der zu scannenden Dokumente entscheidet sich auch, ob ein Scanner mit Flachbetteinheit
nötig ist oder ein reiner Durchzugsscanner zum Einsatz kommen sollte. Sind Bücher, gebundene
Materialien oder brüchige Dokumente zu digitalisieren, benötigt ein Unternehmen eine
Flachbetteinheit. Zwar können einige Durchzugsscanner mit Hilfe einer Dokumententasche ebenfalls
Dokumente von bis zu DIN-A3-Format (Zeitungsausschnitte, Fotos oder Zeitschriften) digitalisieren,
diese Lösung ist jedoch für Einzelfälle und nicht für den regelmäßig wiederkehrenden täglichen
Bedarf geeignet.
Bedienkomfort und Alltagstauglichkeit
Entscheidend im oft hektischen Alltag im Büro ist vor allem der Bedienkomfort des
eingesetzten Scanners. Denn zur Qualität eines Scanners zählt im weiteren Sinn auch der Aufwand,
den der Bediener bei der täglichen Nutzung betreiben muss, um brauchbare Ergebnisse zu erzielen.
Funktionen wie automatischer Bildzuschnitt, automatische Schräglagenkorrektur und Seitendrehung der
Vorlage minimieren den Aufwand für ein optimales Scanergebnis. Um dies bestmöglich umzusetzen,
erleichtern Softwarefunktionen zur Papier- und Bildverarbeitung diesen Vorgang.
Dies ermöglicht dem Büroanwender, sich auf die produktive Haupttätigkeit zu konzentrieren,
während die Erfassung der Dokumente praktisch auf Knopfdruck erfolgt. Zusätzlich unterstützen
Softwarefunktionen die selektive oder dynamische Anpassung der Scaneinstellungen für jedes
Dokument. Das Ergebnis: eine perfekte elektronische Abbildung ohne großen Eigenaufwand. Viele
Scanner sind standardmäßig mit Bildverbesserungsfunktionen ausgestattet, um zum Beispiel
trapezförmige Dokumente wie auch Trennblätter mit überstehenden Aktenreitern und Notizzetteln
vollständig scannen zu können. Zusätzlich unterstützen viele Modelle eine Funktion, die die
Darstellung von Stanzlöchern beim Scannen einzelner Blätter, Kurierdienstvordrucke und ähnlicher
Dokumente entfernt.
Welche Funktionsmerkmale nötig sind, hängt von den täglich zu scannenden Dokumenten ab. Neben
den Faktoren, die die Bildqualität beeinflussen, zählt vor allem der Aufwand, der mit der
Vorbereitung und Nachbearbeitung des Scanvorgangs verbunden ist. Ein einfacher Zugang zu den
Bereichen, die regelmäßig gereinigt werden sollten, sowie das problemlose Austauschen von
Verbrauchsmaterialien wie Durchzugsrollen sollten gewährleistet sein. Dies spart Geld für Techniker
und die Nerven der Mitarbeiter. Auch die Nutzungszyklen der Verbrauchsmaterialien sollten möglichst
lang sein, um die Nut-zer-ein-griffe zu minimieren.
Die richtige Software
Neben dem klassischen Einsatz von Dokumentenscannern für Archivzwecke oder in
Dokumenten-Management-Systemen kommt der erweiterten Verwendung des Scanners zur Unterstützung von
Arbeitsprozessen und der Zusammenarbeit im Team eine wachsende Bedeutung zu. Ein Käufer sollte sich
deshalb zuerst einige Fragen stellen: Wie wird die digitalisierte Information weiterverarbeitet?
Muss ein elektronisches Dokument geschützt oder signiert sein? Wie und unter welchen
Voraussetzungen erfolgt eine Speicherung der Datei?
Wer zum Beispiel häufig Visitenkarten digitalisieren und in elektronische Datenbanken
überführen muss, sollte auf im Lieferumfang enthaltene Visitenkartenprogramme achten. Wer
regelmäßig vertrauliche Informationen scannt und geschützte Dateien weiterverschicken will, sollte
beachten, dass der Scanner die automatische Erzeugung kennwortgeschützter PDF-Dateien ermöglicht.
Häufig ist ein wichtiger Aspekt beim Scannen und Erfassen von Informationen das einfache
Abrufen und Nutzen. Aus diesem Grund sind PDF-Verwaltungsprogramme mit integrierten Suchroutinen
sehr nützlich. Um die Administration persönlicher Dokumente einfacher zu gestalten, bieten einige
Hersteller spezielle Content-Management-Software an. Ein Beispiel ist die Rack2filer-Software für
die aktuellen Scansnap-Modelle. Die Software unterstützt das einheitliche Management
digitalisierter Dokumente. Anwender können die Dateien direkt an den Rack2filer übergeben und diese
in realistisch aussehende Regale und Ordner einordnen und kategorisieren, ähnlich wie bei der
Ablage von papierbasierenden Informationen. Vielfältige Editierfunktionen sowie die Möglichkeit,
die angelegten Ordner am Bildschirm "durchzublättern", unterstützen die Nutzer von der
Dokumentenerfassung bis zur detaillierten Anwendung.
Professionelle Bilderfassungssoftware
Auch professionelle Bilderfassungssoftware zählt zu den wesentlichen Ausstattungsmerkmalen
eines Scanners. Diese Software unterstützt unter anderem die Ergänzung von
Bildverbesserungsfunktionen. Die Bilderfassungssoftware Scandall Pro verfügt zum Beispiel
zusätzlich über Patch-Code und Barcode-Erkennungsmodule zur automatischen Auftragsunterscheidung
bei der Stapelverarbeitung. Eine weitere leistungssteigernde Funktion, die im täglichen Einsatz
ihren Wert unter Beweis stellt, ist die Fähigkeit zur simultanen Erzeugung von mehreren Bilddateien
eines einzelnen Papierdokuments, wobei beide Bilddateien über unterschiedliche Eigenschaften
verfügen können (wie Auflösung, Farbmodus, Dateiformat, statische Bilddaten, Speicherort oder die
eingebetteten durchsuchbaren Textinformationen).
Dadurch können Mitarbeiter, die vorwiegend mit informations- und wissensbasierenden
Tätigkeiten betraut sind, den Scanner zur effizienten persönlichen Unterstützung ebenso einsetzen
wie zur regelmäßigen Dokumentenerfassung und Einspeisung in prozessführende ECM, DMS- und
Archivlösungen.
Effiziente Archivierung
In vielen Fällen lassen sich Prozesse oder Anwendungen über das Bedienfeld des Scanners
abrufen und initiieren. Der Anwender kann beispielsweise aus zahlreichen Funktionen und
Zielanwendungen wählen, um Dokumente elektronisch weiter zu verarbeiten. Funktionen wie
Scan-to-Print, Scan-to-Excel, Scan-to-Word oder Scan-to-EMail vereinfachen den Verarbeitungsprozess
deutlich. Nutzer sollten darauf achten, welche Software im Liefer-umfang des Scanners enthalten ist
und welche sie gegebenenfalls dazukaufen sollten. Entscheidend ist, dass die Programme einfach zu
bedienen und intuitiv in ihrem Aufbau zu erfassen sind. Ein gutes Softwareprogramm stellt eine
Hilfe für die Nutzung dar und wird nicht zum komplexen Bearbeitungsthema. Ist der Scanner zudem
noch schnell, zuverlässig und leicht bedienbar, steht einer erfolgreichen Digitalisierung im
Unternehmen nichts mehr im Weg. Unübersichtliche Papierberge sowie überfüllte Aktenschränke gehören
der Vergangenheit an, und die papierschonende Büroorganisation trägt gleichzeitig etwas zum
Umweltschutz bei. Das Ergebnis eines digitalisierten Büros: Optimierte Arbeitsabläufe, gute
Scanqualität, schnelle Recherche und Weiterverarbeitung sowie eine sichere Dokumentenablage.
Klaus Schulz ist Product Marketing Manager EMEA bei der Imaging Systems -Division Fujitsu Europe
Group.
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