Managed-Print-Services für Unternehmen
Mit professioneller Hilfe Druckkosten senken
Von Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zu großen Konzernen entdecken viele Verantwortliche das Potenzial im Bereich der Druckkostenoptimierung. Ließen bisher zahlreiche Unternehmen ihre Druckerlandschaft ohne jede Struktur und Kontrolle wuchern, so gilt es hier gegenzusteuern. Externe Dienstleistungen unter dem Oberbegriff "Managed-Print-Services" (MPS) decken diese Aufgabe ab - von der professionellen Bestandsanalyse über die Implementierung effizienter Lösungen bis zum laufenden Betrieb.
Noch heute werden viele IT-Administratoren erst durch explodierende Kosten, stockende Prozesse
und stark erhöhten Administrationsaufwand auf Probleme ihrer gewachsenen Druckerlandschaft
aufmerksam. Häufig lassen Unternehmen das Thema Output-Management über Jahre schleifen. Drucker
werden je nach aktuellem Bedarf gekauft, es entsteht ein Wildwuchs von Produkten, Techniken und
unterschiedlichen Service-Varianten, den viele Unternehmen irgendwann nicht mehr überblicken. Schon
die Beschaffung von Verbrauchsmaterial in einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern kann in einem
solchen Fall Betriebskostennachteile von über 20 Prozent mit sich bringen.
Dass Managed-Print-Services hier einen Ansatz zur nachhaltigen Lösung der Kostenprobleme
aufzeigen, ist vor allem kleineren Unternehmen bislang wenig bewusst. Dabei ist das Konzept von MPS
im Grunde einfach. Der Weg zur Optimierung der Druckkosten in Unternehmen führt über drei Schritte.
Am Anfang steht eine Output-Analyse, die detailliert Aspekte wie Hardwarestruktur, Prozessabläufe
und Kostenstruktur im Unternehmen ermittelt. In zweiten Schritt beraten die Experten auf der Basis
der gewonnenen Analyseinformationen gemeinsam mit der IT-Abteilung die optimale Systemausstattung
für alle Unternehmensbereiche und Standorte. Schritt drei beinhaltet die Implementierung sowie die
nachhaltige Betreuung des Anwenders in Form von Wartungs-, Service- und Garantievereinbarungen.
Ziel des Ganzen ist es, die laufenden Kosten im Unternehmen zu senken, Prozessabläufe – etwa durch
Konsolidierung oder Vereinfachung – zu verschlanken und administrative Aufgaben wie
Verbrauchsmaterialbeschaffung und Service zu automatisieren.
Druckerlandschaft und Verbrauchsmaterial
Managed-Print-Services können sich für fast jedes Unternehmen lohnen – unabhängig von der
Größenordnung. Überall dort, wo mehrere unterschiedliche Drucker, Scanner oder Faxgeräte zum
Einsatz kommen, lohnt sich zumindest eine Kostenanalyse. In deutschen Vorzimmern und Sekretariaten
beispielsweise kommt bis heute für das Scannen, Faxen und Kopieren in den meisten Fällen noch je
ein separates Gerät zum Einsatz. Dabei lassen sich in der Regel im Rahmen einer Neustrukturierung
der Druckerlandschaft sämtliche Scanner und Faxgeräte durch Multifunktionsdrucker konsolidieren.
Einige Druckerhersteller bieten bei einer solchen Aktion an, Altgeräte unterschiedlicher Marken
aufzukaufen und durch neue, einheitliche Systeme zu ersetzen.
Die Kostenanalyse im Vorfeld bieten die Service-Partner oder die Druckerhersteller selbst oft
kostenlos an. Dennoch scheuen viele Unternehmen trotz aller Vorteile noch immer vor MPS zurück, da
die Analyse auf den ersten Blick unbequem ist. Sie wehren sich dagegen, entsprechende
Zeitressourcen zu investieren, obwohl ihnen im Grunde die gesamte Arbeit vom Konzept über die
Implementierung bis hin zur Garantieabwicklung abgenommen wird – und dies meist kostenlos.
Auch der Administrationsaufwand einer heterogenen Hardwarelandschaft verursacht nicht zu
unterschätzende Kosten. Laut einer aktuellen Umfrage unter rund 1.000 Angestellten in Unternehmen
kümmern sich nur in acht Prozent der Fälle externe Dienstleister um die Beschaffung von
Druckerverbrauchsmaterial wie Tonern oder Tinte. Alle übrigen Unternehmen kümmern sich selbst
darum, und halsen sich damit unnötige Arbeit auf. Mit einer bunt gemischten Druckerinfrastruktur
machen es sich einige Unternehmen darüber hinaus zusätzlich schwer: Unterschiedliche Geräte
benötigen in unregelmäßigen Abständen neues und gerätespezifisches Verbrauchsmaterial. Auch ein
Lagervorrat mit Verbrauchsmaterial erweist sich letztlich als unwirtschaftlich – trotz eventueller
Rabatte durch größere Mengen beim Einkauf. Sinnvoller, weil günstiger und stressärmer sind
Wartungs- und Service-Verträge mit einem Hardwarehersteller. Damit lassen sich Preisvorteile durch
Mindestabnahmen erzielen und die Verbrauchsmaterialbeschaffung automatisieren, die somit wiederum
keine Unternehmensressourcen mehr blockiert.
Bei der Auswahl der richtigen Drucktechnik gibt es in Hinblick auf Druckkostenoptimierung
zumindest eine goldene Regel, an der sich Unternehmen orientieren können: Tintenstrahldrucker
kommen nicht in Frage. Zwar locken die Hersteller mit extrem niedrig ausgelegten Hardwarepreisen
und höchster Druckqualität beim Farbdruck, schlagen aber beim Verbrauchsmaterial ordentlich zu. Wer
auf hohe Qualität auch im Unternehmen nicht verzichten will, der ist beispielsweise mit
LED-Druckern gut bedient. Die Qualität von Farbdrucken reicht bereits heute nahezu an
Tintenstrahldrucker heran, die Seitenpreise solcher Geräte sind jedoch deutlich moderater. Außerdem
bietet die LED-Drucktechnik aufgrund weniger beweglicher Bauteile gleichzeitig hohe Zuverlässigkeit
und Kompaktheit.
Software-Tools für zentrale Kontrolle
Mit den richtigen Software-Tools können Unternehmen im Rahmen einer MPS-Analyse die
Kostenaspekte noch weiter in den Griff bekommen. Leicht installier- und bedienbare
Print-Control-Software etwa gibt es beispielsweise von Hardwareherstellern wie OKI kostenlos.
Stammen alle Geräte innerhalb eines Unternehmens oder einer Abteilung vom selben Hersteller,
erleichtert dies natürlich die Administration. Über das Netzwerk lassen sich mit solchen Tools die
Drucker im Unternehmen zentral konfigurieren und einzelne Drucker auch exakt auf den individuellen
Bedarf der Mitarbeiter abstimmen. Print-Control-Software kann darüber hinaus auch die Möglichkeit
bieten, mittels Rechtevergabe die Menge an Farb- und Schwarz-Weiß-Ausdrucken zu reglementieren.
Derartige Software-Tools dienen dabei nicht bloß der reinen Kontrolle. Über Print-Control-Software
können sich Systemadministratoren in kürzester Zeit an die richtigen Bedarfsmengen herantasten und
somit auch die automatisierte Verbrauchsmittelbeschaffung auf den besten Kosten-Nutzen-Wert
einstellen.
MPS in der Praxis
Ein gutes Beispiel für schlummerndes Potenzial in der Output-Infrastruktur eines Unternehmens
waren noch bis vor einiger Zeit die Stadtwerke Eckernförde, wo dich die Betriebskosten nach einer
MPS-Analyse um knapp 20 Prozent senken ließen. Bei der Gesellschaft war im Lauf der Jahre eine
stark heterogene Druckerlandschaft entstanden: Die 80 Mitarbeiter verwendeten insgesamt 36 Drucker,
die sich auf 28 unterschiedliche Druckertypen verschiedener Hersteller verteilten. Dies hat sich
jetzt geändert. Der Regionalversorger konnte innerhalb von rund drei Monaten seine
Druckerlandschaft umfassend konsolidieren und hat dabei die Anzahl der unterschiedlichen
Druckertypen von 28 auf fünf gesenkt. "Viele Unternehmen betreiben eine wild gewachsene
Hardwarelandschaft und wissen gar nicht, dass sie damit ein riesiges Einsparpotenzial verschenken",
sagt Peter Frahm von den Stadtwerken Eckernförde. "Ich kann nur empfehlen, es anders zu machen. Wir
sind leider erst darauf gekommen, als die Kosten nach einiger Zeit für den Unterhalt unserer immer
komplexer gewordenen Output-Infrastruktur höher und höher wurden."
Die heterogene Druckerlandschaft sorgte bei den Stadtwerken für verschiedene Probleme.
Unterschiedliches Verbrauchsmaterial wie Druckpatronen und Toner waren zu kaufen und zu bevorraten.
Wartung und Service gestaltete sich kompliziert, da für jedes System ein anderer Ansprechpartner
zuständig war. Einen klaren Überblick und damit auch eine Kontrolle darüber, wie viel in welchen
Abteilungen gedruckt wurde, gab es nicht. Erst eine kostenlose Vor-Ort-Analyse durch einen externen
Dienstleister zeichnete ein genaueres Bild des anwenderspezifischen Bedarfs. Das Ergebnis waren
kurz darauf vorgenommene Softwareanpassungen sowie eine Umstellung auf neue, zum Teil
multifunktionale Output-Systeme eines einheitlichen Herstellers, wodurch sich Redundanzen abbauen
und Unternehmensprozesse vereinfachen ließen. So ist heute beispielsweise der Verbrauch von Papier
und Toner-Material vollkommen transparent. Mithilfe dieser Maßnahmen konnten die Stadtwerke
Eckerförde über 18 Prozent der Betriebskosten für die Output-Infrastruktur einsparen. Insgesamt
sind jetzt zwölf Geräte weniger nötig – trotz gestiegener Ansprüche des Energieversorgers.
Ausblick
Obwohl noch viele Unternehmen im Bereich des Output-Managements "ihr eigenes Süppchen" kochen,
entdecken immer mehr Anwender Managed-Print-Services als geeignetes Mittel zur
Betriebskostenreduktion. Dabei liegen MPS gut im Trend – und dies aus zwei Gründen: Anwender wollen
und müssen in Zeiten volatiler Wirtschaftslagen optimieren und haben zunehmend ein offenes Ohr für
Sparkonzepte. Wenn die Vorteile von Managed-Print-Services letztlich überwiegen, dann überzeugt
dies auch skeptische Verantwortliche. Zweitens: Unternehmen wollen Beratung, Service und Mehrwerte.
Wie auch in vielen anderen Bereichen der IT steht auch beim Output-Management immer mehr der
Lösungsgedanke für Unternehmen im Vordergrund und nicht mehr die pure Hardware.
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