DSGVO- und GoBD-konforme Aufbewahrung

Ionos: Cloud-Lösung soll E-Mails rechtssicher archivieren

21. Oktober 2019, 08:00 Uhr   |  Von Timo Scheibe.

Ionos: Cloud-Lösung soll E-Mails rechtssicher archivieren

Der Cloud-Service- und Hosting-Anbieter Ionos hat eine Cloud-Lösung vorgestellt, mit deren Hilfe Unternehmen ihre geschäftliche E-Mail-Korrespondenz GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)- und DSGVO-konform zu archivieren. Schließlich seien Firmen in Deutschland dazu verpflichtet, zahlreiche Dokumente ihres geschäftlichen Schriftverkehrs aufzubewahren, was auch den E-Mail-Verkehr mit einschließt.

Mit der nun vorgestellten Lösung sei es für Organisationen möglich, ihre digitale Geschäftskorrespondenz im Originalzustand mitsamt Anhängen automatisch abzuspeichern. Der neue Service ist laut Hersteller außerdem für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ausgelegt - sodass sämtliche E-Mails vor einer nachträglichen Manipulation der Inhalte und vor Datenverlust geschützt sind. Auch versehentlich gelöschte E-Mails sollen sich über das Archiv problemlos wiederherstellen lassen. Darüber hinaus protokolliere der Dienst die Bearbeitungshistorie jeder einzelnen E-Mail, um die Nachvollziehbarkeit für einen eventuellen Kontroll-Audit zu gewährleisten.

Der Cloud-Dienst bietet laut Hersteller außerdem die Möglichkeit einer Benutzerverwaltung, um den Zugang zum Archiv je nach Bedürfnis zu kontrollieren und verschiedenen Rollen zuzuteilen. Ein Auditor habe beispielsweise nur Leseberechtigung und könne die Geschäftsvorgänge in den archivierten E-Mails nur über einen separaten Zugang überprüfen.

Der Administrator wählt manuell aus, welche E-Mail-Adressen er archivieren will. Laut Ionos ist die Anzahl der mit dem Archiv verknüpften Mailboxen nicht begrenzt. Ebenso sei es möglich, die Aufbewahrungsfrist der E-Mails für jedes Konto individuell festzulegen. Standardmäßig hat der Hersteller einen Archivierungszeitraum von elf Jahren festgelegt. Die Speicherung der gesicherten E-Mails erfolge in nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren des Hosting-Anbieters in Deutschland unter Einhaltung der strengen, deutschen Datenschutzbestimmungen.

Die rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit 5 GByte Speicher soll initial 2,50 Euro im Monat  kosten und kann zu fast allen bestehenden Mail-, Domain-, Hosting-, Homepage-Baukasten- oder Web-Shop-Paketen von Ionos hinzugebucht werden. Der Archiv-Speicher ist laut Hersteller unbegrenzt und wird anhand der tatsächlich genutzten Speicherkapazität abgerechnet.

Weitere Informationen finden sich unter www.ionos.de.

Timo Scheibe ist Redakteur bei der LANline.

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