Experten raten: CIOs sollten nur Tools und Methoden zur Verfügung stellen

IT gehört nicht ans Steuer des Geschäftsprozess-Managements

7. Juli 2009, 22:58 Uhr |

Um möglichst unbeschadet aus der Krise herauszukommen, ja vielleicht sogar zu den Gewinnern zu gehören, empfehlen Experten den Unternehmen ein Geschäftsprozess-Management (BPM). Die IT sollte sich dabei auf die IT-Architektur und die Tools konzentrieren - und den Fachbereichen das Steuer zu überlassen.

Zwei Schlüsselbereiche sind es, in denen Forrester-Analyst Ken Vollmer derzeit großes Potenzial
in den Unternehmen dafür sieht, mittels BPM die Kosten im Unternehmen im Griff zu behalten
beziehungsweise sich für die Zukunft zu wappnen: Die Effizienz der operativen Geschäftsprozesse
lässt sich ebenso steigern wie die Innovationskraft.

Zur Effizienzsteigerung trägt nicht nur bei, dass sich manuelle Tätigkeiten durch die volle oder
teilweise Automatisierung ersetzen lassen und dadurch die Produktivität der Mitarbeiter steigt. "
BPM-Tools unterstützen auch das Routing elektronischer Dokumente und den automatische Aufruf von
Geschäftsregeln. Das trägt zu einer schnelleren Entscheidungsfindung mit dem Resultat kürzerer
Business-Zyklen bei", sagt Vollmer.

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Über die reinen Effizienzsteigerungen hinaus sieht Vollmer BPM als gutes Mittel, um in der Krise
neue Produkte zu entwickeln oder neue Abläufe aufzusetzen, die in der Vergangenheit nicht denkbar
oder finanziell nicht umsetzbar waren. Hinzu komme, dass die IT mit BPM den Anwendern schneller
Anwendungen zur Verfügung stellen kann, die diese zur Lösung ihrer Herausforderungen benötigen. "
Neue Geschäftspartner einzubinden und deren Leistungen zu verfolgen, ist mit BPM deutlich leichter
umzusetzen", erklärt der Forrester-Experte.

Auch haben BPM-Anwenderunternehmen die Zeit deutlich reduzieren können, die die IT benötigt, um
neue Applikationen zur Verfügung zu stellen. Vollmer: "BPM-Systeme nehmen Entwicklern eine Menge
Arbeit ab. Den Fachbereichen geben sie hingegen Werkzeuge an die Hand, um ihre Geschäftsfunktionen
designen, simulieren, überwachen und optimieren zu können." Dies spare dem Unternehmen Zeit und
Geld.

Dass ein Unternehmen mit Hilfe von BPM-Management-Disziplinen und -Tools in der Krise durchaus
wachsen kann, zeigt das Beispiel eines US-Finanzdienstleisters: Er hat den Prozess der
Eingliederung von akquirierten Unternehmen beziehungsweise deren Wertpapierkonten deutlich
beschleunigt. Das Unternehmen implementierte dafür ein Web-basiertes, auf einem BPM-System
aufgesetztes Konto-Selbstbedienungsportal. Es konstruierte parallel ein Prozessmodell, mit dem
Unterschiede in den Abläufen zwischen dem Portal und seinem Call Center identifiziert wurden.

"Die Optimierung dieser Prozesse führte dazu, dass das Unternehmen das hohe Volumen an
Kontobewegungen sowie der Wechsel von Kunden zu Beginn der Finanzkrise im vergangenen Jahr ohne
zusätzliches Personal und ohne Ausfälle überstanden hat", berichtet Gartner-Analystin Michele
Cantara.

Sie nennt ein weiteres Beispiel: Ein Automobilhersteller hat mittels BPM die Zusammenarbeit
zwischen Forschung, Entwicklung, Marketing und Einkauf weitgehend automatisiert – und damit
unkoordinierte Ad-hoc-Aktionen zwischen den beteiligten Bereichen unterbunden, die letztlich dazu
führten, dass es zu lange dauerte, bis ein Fahrzeug auf den Markt kam. "Die Transparenz der
Prozesse hat gefehlt, die Entwickler wurden ständig mit Änderungsanforderungen konfrontiert. Das
ist auf Dauer zeitraubend und teuer", so Cantara.

Eine Anwendung für das Product Lifecycle Management (PLM) und Collaboration Tools wie Microsoft
Sharepoint hatten dem Autobauer zuvor nicht das gewünschte Ergebnis geliefert: "Sie brachten nicht
genügend Transparenz in die Abläufe und boten nicht die richtige Balance zwischen strukturierter
und unstrukturierter Prozessunterstützung."

Laut einer Gartner-Umfrage unter 313 Unternehmen aus den USA und Europa ändert heute jedes
dritte Unternehmen Prozesse mindestens einmal monatlich, 14 Prozent sogar täglich oder wöchentlich.
Und 16 Prozent geben an, dass sie Prozesse häufig ad hoch aufgrund unvorhergesehener Ereignisse
ändern müssen.

"Diesem Tempo kann eine IT-Organisation nicht folgen", stellt Cantara klar.

Sabine Koll/wg


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