File Lifecycle Management App hilft beim Daten-Management
ownCloud: Lebenszyklus von Dateien verwalten
Mit der Ende Dezember gestarteten Enterprise-Version einer App namens "File Lifecycle Management" will ownCloud Unternehmen die Möglichkeit bieten, den gesamten Lebenszyklus von Dateien zu verwalten und zu kontrollieren. So sollen sich Archivierungs- und Löschregeln für jede Datei vollständig auf interne Policy-Vorgaben und Regulierungsbedürfnisse abstimmen lassen, um so die Verwaltung und Kontrolle zu vereinfachen.
Die Lösung lege ältere oder nicht mehr benötigte Dateien automatisiert an einem bestimmten Speicherort ab. Auch die endgültige Löschung bestimmter Dateien soll sich über die sogenannte File Retention Policy automatisch steuern lassen. Dies ist laut ownCloud beispielsweise bei der Verwaltung von Dateien wichtig, die personenbezogene Daten enthalten und im Rahmen der DSGVO-Vorgaben nur eine bestimmte Zeit im Unternehmen gespeichert werden dürfen. Der Collaboration-Spezialist will auf diese Weise Unternehmen bei der Einhaltung der Datenschutzregeln helfen und dabei empfindliche Strafen vermeiden, etwa aufgrund von Verstößen gegen die DSGVO.
Die File-Retention-Funktion wird nach Herstellerangaben durch das Zusammenspiel der Workflow App und der File Lifecycle Management App bereitgestellt. Sie soll es ermöglichen, Dateien nach einem individuell einstellbaren Zeitraum automatisch zu löschen. Die Funktion lasse sich zudem auf einzelne Dateien sowie auf ganze Dateigruppen anwenden, die bestimmte Merkmale aufweisen, etwa personenbezogene Daten.
Ferner erlaube File Lifecycle Management, dass Nutzer oder privilegierte Gruppen einmal archivierte Daten wiederherstellen können. Dadurch soll eine unbeabsichtigte Löschung von Dateien durch einzelne User verhindert werden. Andere Anwender sollen zudem nachvollziehen können, wann eine Datei bearbeitet oder verschoben wurde. Ebenso sei es möglich, den für eine Datei eingestellten Lebenszyklus einzusehen, um beispielsweise zu erfahren, wann die Datei für die Archivierung vorgesehen ist.
Laut Hersteller kann der Anwender das Archiv durchsuchen sowie Informationen zu archivierten Dateien und deren bisherigen Speicherort abrufen. Alle Lifecycle-Ereignisse zeigt die Lösung transparent in einer Datei an, die bei Bedarf auch per Mail an den Nutzer gesendet werden kann. Als Grundlage für die Archivfunktion speichere die Software das Upload-Datum jeder Datei.
Administratoren können laut Herstellerangaben mit File Lifecycle Management umfassende Einstellungen zu den Richtlinien vornehmen, die für die Archivierung und Löschung von Daten gelten, etwa zu welchem Zeitpunkt diese archiviert oder gelöscht werden sollen. Darüber könne der IT-Verantwortlich eine Zeitspanne konfigurieren, nach der die Lösung archivierte Dateien automatisch löscht.
Ferner stehen laut ownCloud Administratoren zur Durchsetzung von Richtlinien zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Harte Richtlinien, die den Anwendern keinerlei Eingriff in den voreingestellten Lebenszyklus von Daten erlauben, sowie sogenannte weiche Richtlinien. Letztere bieten Nutzern beispielsweise die Option, archivierte Daten selbständig wiederherzustellen.
Weitere Informationen stehen unter www.owncloud.com zur Verfügung.
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