Symantec-Studie zur Datenspeicherung in großen Unternehmen
Ungeregeltes Datenvorhalten kostet Zeit und Geld
Beim Thema Datenspeicherung klaffen zwischen Theorie und Praxis große Lücken. Dies zeigt die aktuelle Studie "2010 Information Management Health Check Survey" von Symantec. So ist laut Hersteller der Großteil der weltweit 1.680 befragten großen Unternehmen vom Wert eines formalen Plans für die Vorratsspeicherung ihrer Daten überzeugt. Aber nur knapp die Hälfte hat einen solchen Plan aufgesetzt. Viele der befragten Konzerne bewahren zu viele Informationen zu lange auf, statt ein Regelwerk durchzusetzen, mit dem sie überflüssige Daten identifizieren und risikofrei löschen können.
Die Studie untersuchte laut Symantec, mit welcher Strategie große Unternehmen ihre
Informationsmengen organisieren. Dazu wurden im Juni 2010 weltweit in insgesamt 1.680 Unternehmen
sowohl das IT-Management als auch die Rechtsabteilungen befragt. Allein in Europa, dem Mittleren
Osten und Afrika waren es 330 Firmen, die Symantec Rede und Antwort standen.
Demnach halten viele Unternehmen große Mengen von Informationen auf unbegrenzte Zeit vor, statt
verbindliche Regeln einzuführen, die es erlauben würden, unwichtige Daten oder Unterlagen zu finden
und risikofrei zu löschen. In der Folge wächst die Speichermenge rasch an, sodass die Zeitpläne für
das Backup dieser Daten kaum mehr einzuhalten sind. Konzerne müssten mehr Zeit und Ressourcen
investieren, um beispielsweise wichtige Daten zu finden. So steige auch das Prozessrisiko, da im
Fall einer Rechtsstreitigkeit beispielsweise wichtige Dokumente innerhalb einer festen Frist
gefunden und vorgelegt werden müssen. Die Ergebnisse, so Symantec, im Detail:
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Diskrepanz zwischen Ziel und Umsetzung der Informations-Management-Pläne: Die meisten
Unternehmen (87 Prozent) sind überzeugt, dass eine durchdachte Speicherstrategie ihnen dabei hilft,
überflüssige Informationen zu löschen. Weniger als die Hälfte (46 Prozent) hat einen solchen
formalen Plan aber etabliert, um Vorratsdaten sinnvoll zu organisieren.
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Firmen bewahren zu viele Informationen auf: 75 Prozent der Backup-Kapazität in den befragten
Unternehmen wird von Dateien belegt, die auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen
Gründen aufbewahrt werden. Ein Viertel der Daten, die die Befragten per Backup sichern, ist dabei
weder für Geschäfts- noch für Backup-Zwecke wichtig. Bei den Unternehmen in EMEA lag der Anteil der
überflüssigen Daten sogar bei einem Drittel.
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Falsche Anwendung von Backup-, Wiederherstellungs- und Archivierungsverfahren: 66 Prozent
der befragten Unternehmen verwenden ihre Backup-Software, um juristisch wichtige Informationen
aufzubewahren. Insgesamt 27 Prozent legen sogar das gesamte Backup-Set auf unbestimmte Zeit ab.
Allein um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, opfern die Unternehmen 45 Prozent ihrer
Backup-Kapazität. Die Teilnehmer der Studie gaben an, dass durchschnittlich 40 Prozent der
Informationen, die sie vorhalten, für einen Prozess nicht relevant seien. Für Unternehmen ist es
daher nach Aussage von Symantec sinnvoll, Backup und Archivierung zu kombinieren. So könnten deren
Mitarbeiter schnell auf sachdienliche Informationen zugreifen und sie könnten die Menge der
vorgehaltenen Daten verringern.
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Fehler bei der Archivierung: Fast die Hälfte der befragten Unternehmen zweckentfremdet ihre
Backup- und Disaster-Recovery-Software für die Archivierung. Obwohl sie ihren Mitarbeitern
verbieten, eigene Archive auf ihren lokalen Rechnern und Netzlaufwerken anzulegen, geben rund 60
Prozent der Firmen zu, dass ihre Mitarbeiter dies trotzdem tun.
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IT- und juristische Mitarbeiter setzen unterschiedliche Prioritäten: Die Folgen und Ursachen
einer schwachen oder fehlenden Strategie für das Informations-Management bewerten IT- und
Rechtsabteilung in den befragten Firmen unterschiedlich. So halten 41 Prozent der
IT-Verantwortlichen einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig.
30 Prozent gaben an, dass niemand mit dieser Aufgabe beauftragt wurde, während 29 Prozent die hohen
Kosten sehen. Die Rechtsabteilung sieht den hohen finanziellen Aufwand (58 Prozent) als eine
Ursache an. Zudem fehle das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 Prozent) sowie die
klare Zuweisung, wer dafür verantwortlich sei (40 Prozent).
Die Folgen eines mangelhaften Informationsmanagements sind laut Symantec schwerwiegend und
weitreichend:
– Die Speicherkosten schießen in die Höhe, je mehr Daten vorgehalten werden. Mittlerweile sei es
1.500 mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutliche, wie
wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten
für Unternehmen sind.
– Die Zeitfenster für Backups werden immer größer, während die Zeit für die Wiederherstellung
der Daten immer knapper wird.
– Schließlich werde jeder Ediscovery-Vorgang immer langwieriger, ineffizienter und teurer, je
größer die Datenmenge wird, die auf schwer zugänglichen Backup-Bändern abgelegt ist.
Weitere Informationen finden sich unter
www.symantec.com/de/de
LANline/pf
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